Главная - Автомобильное право - Сопроводительное письмо об оплате штрафа в суд

Сопроводительное письмо об оплате штрафа в суд


Сопроводительное письмо об оплате штрафа в суд

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам в госзакупках


» Сопроводительное письмо к документам — это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.Сопроводительное письмо удобно тем, что:

  1. во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.
  2. во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции.

При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента.

При этом желательно полностью указывать реквизиты.

В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

  • Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.
  • Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 .

Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  1. с указанием даты и регистрационного номера.
  2. на фирменном бланке;

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.О направлении ответа на претензиюТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документов Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду.

Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07. Перечень приложений. Вежливая подпись

  • Товарная накладная, количество листов.
  • Заказ-наряд, количество листов.
  • Договор поставки, количество листов.
  • Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.Пример сопроводительного письма к документамПодобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них.

Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.Сопровождаться письмом должна практически вся официальная документация, отправляемая в ИФНС. Действует общее правило, согласно которому письмо необходимо прикреплять ко всем документам, в которых не указана информация об отправителе и получателе.Без письменного сопровождения можно отправлять такие документы:

  1. первичную налоговую декларацию (без приложений);
  2. жалобы на действия или принятые решения сотрудников ИФНС (при отправлении в вышестоящие инстанции);
  3. экземпляры исковых заявлений.

Если налоговая декларация отправляется с подтверждающими документами – к ней следует приложить сопроводительное пояснение.Письменное сопровождение резюме, или отклик на вакансию – это дополнительная информация, предоставляемая потенциальным соискателем в придачу к официальным данным об образовании и опыте работы, содержащихся в резюме.

Часто эта информация попадает на глаза работодателю до того, как он рассматривает резюме.

Претенденты на работу, не привыкшие к подобной практике, часто упускают этот момент из своего внимания или сознательно предпочитают не тратить на него время, ведь основные данные уже приведены в резюме. Иногда такой подход может стоить кандидату потенциальной должности.Более четверти менеджеров по кадрам по результатам опроса признались, что не стали знакомиться с резюме кандидата из-за неудачного сопроводительного текста, а также многие НR-специалисты взяли за правило вообще не рассматривать резюме, если сопроводительная информация отсутствует.ВАЖНО!

Соискателю стоит подавать такое сопроводительное письмо, даже если в описании вакансии не содержалось такого требования: такой текст считается в серьезных фирмах самим собой разумеющимся. Сопроводительное письмо является своего рода поясняющей запиской к отправленной в ИФНС бухгалтерской и налоговой документации.

В нем указывают, какие именно документы и в каком количестве были отправлены. Благодаря этому сотрудники налоговой инспекции без труда смогут понять назначение полученных документов.
А в случае утери их части отправитель сможет доказать свою правоту.Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов выполняет следующие задачи:

  1. определяет назначение передаваемых для проверки бумаг;
  2. упрощает регистрацию принятых бумаг в канцелярии налогового органа.
  3. позволяет четко понять, что представляет собой каждый отправленный документ;
  4. позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты предоставленного пакета документов;
  5. облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками;

Если организация решила не присылать на проверку какие-либо затребованные бумаги – в сопроводительном письме необходимо обосновать причину такого решения.Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях.

Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.Чаще всего сопровождение оформляется:

  1. к документации в налоговую инспекцию;
  2. к акту сверки;
  3. при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  4. к кадровой документации.
  5. к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  6. к договору на подпись;
  7. к исполнительной документации;
  8. к коммерческому предложению;

Предлагаем ознакомиться: Как обжаловать апелляционное определение верховного суда республики Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату.
Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату.

Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует.

Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

  • Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.
  • Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
  • В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
  • Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

  1. В левом верхнем углу документа проставляют его номер и дату составления, ниже прописывают номер и дату запроса налоговой службы, в ответ на который было отправлено письмо.
  2. В заключительной части указывают должность и Ф.И.О. ответственного должностного лица.
  3. В тексте письма указывают причину, по которой оно было отправлено в ИФНС.
  4. Затем прописывают заголовок документа (к примеру, «О направлении документов»).
  5. В правом верхнем углу указывают полное наименование отделения ИФНС, его адрес, Ф.И.О.

    сотрудника налоговой, которому адресовано письменное пояснение.

  6. Далее следует привести перечень документации, подлежащей отправке.

Приложенные копии документов должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации на каждом листе.Неопытные в деле написания подобных документов люди, мечтающие о хорошей должности, не вполне уверены, какие данные должны содержаться в сопроводительном письме. Плоды такого подхода чаще всего содержат:

  1. самовосхваление без конкретных доказательств;
  2. дублирование информации из резюме;
  3. общие слова, штампы, канцеляризмы.
  4. льстивые лозунги в честь компании-работодателя;

В идеале сопроводительное письмо должно ответить рекрутеру на три важных вопроса, которые и побудят его ознакомится с резюме или принять решение в пользу грамотного специалиста.

  • «Кто пишет?» Письмо даст читающему первичное представление о личности нанимаемого, что невозможно из «сухих» данных резюме.
  • «Зачем я вам?» Необходимо показать такого специалиста, как автор резюме.
  • «Зачем вы мне?» Польза должна быть обоюдной, тогда интересы обеих сторон будут совпадать.

    На этот вопрос и нужно пролить долю света.

Кроме соответствия более высоким бизнес-стандартам, которые соискатель продемонстрирует, снабдив свое резюме сопроводительным письмом, оно поможет достичь еще нескольких важных целей:

  1. индивидуализировать подход к поиску работы: резюме стандартно, оно в практически неизменном виде может быть отправлено в любую компанию, а текст покажет заинтересованность именно в данной;
  2. показать, что вы интересовались компанией, разыскивали информацию о ней, и данные оказались для вас привлекательными.
  3. продемонстрировать свой навык письменной речи: строгая структура резюме не дает возможности блеснуть построением красивых предложений;
  4. подчеркнуть мотивацию: это особенно важно для людей, меняющих сферу деятельности либо имеющих сравнительно небольшой опыт в выбранной области;
  5. выделить свои стороны, особенно выгодные для данной компании: в резюме эта информация подается общим блоком среди всех ваших умений и навыков;

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Каким бы ни было блестящим ваше резюме, компании нужнее замотивированный и лояльный сотрудник, заинтересованный в развитии и продвижении ее на рынке, нежели просто квалифицированный специалист. Это и поможет подчеркнуть сопровождающий резюме текст.Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003.
Это и поможет подчеркнуть сопровождающий резюме текст.Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003.

Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

  • Перечень прилагаемых документов.
  • Содержание.
  • Лицо, подтверждающее достоверность.
  • Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  • Номер и дата обращения.
  • Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию.

В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД).В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка.

Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.Сопроводительное письмо – это деловой документ, следовательно, он подчиняется основным требованиям к бизнес-переписке. Опыт многих лет практики выработал содержание, являющееся оптимальным для этого вида информации.

  • Прощание. Ваше письмо читает живой человек, и, завершая его, необходимо корректно попрощаться. Вполне актуально нейтральное: «С уважением…» или английское «Best regards».
  • Основная часть. В ней должны содержаться короткие ответы на три вопроса, приведенные выше. Эффективна будет следующая информация:
      указать, откуда вам стало известно о вакансии (не обязательно, если вы пишете через портал рекрутинга);
  • Приветствие. Безличные документы всегда проигрывают персонализированным.

    Если неизвестно имя человека, к которому нужно обратиться, используйте обращение к сотрудникам конкретного подразделения. В начале поставьте универсальное «Уважаемый.», в английском варианте «Dear.».

    Вполне приемлемы приветствия «Добрый день, (имя)», «Здравствуйте, (имя или должность)». Остерегайтесь неформальных обращений.

  • объяснить, почему она привлекательна для вас (новые задачи, самореализация, интересный конечный продукт, и т.п.), не рекомендуется тут акцентировать внимание на ваших амбициях;
  • информативные дополнения к резюме: можно объяснить, например, перерыв в стаже, доказать достаточность опыта, нивелировать какой-либо негативный момент в резюме;
  • Заключительная фраза. Обязательно поблагодарите за уделенное внимание при прочтении вашего послания и выразите готовность встретиться для предметной беседы, собеседования, ответов на детальные вопросы.
  • приведите ваш опыт, не значащийся в резюме, но перспективный для именно этой вакансии;
  • упомянуть должность, на которую рассчитывает соискатель;
  • Контактные данные.

    Не лишним будет продублировать их: это единственный пункт, когда уместно полное копирование информации из резюме.

Каждый пункт не должен превышать 1-3 предложений и начинаться с отдельного абзаца.Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение.

Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.Предлагаем ознакомиться: Расторжение договора подряда — расторжение договора подряда по инициативе заказчикаДалее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

  1. прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  2. прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
  3. прошу подтвердить получение;
  4. прошу информировать установленным порядком.
  5. прошу подписать и возвратить в срок;
  6. прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  1. указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  2. кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
  3. при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  4. определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
  5. довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

Наниматель, читающий ваше сопроводительное письмо, отметит как плюс соблюдение его автором таких требований:

  1. предельная лаконичность: «растекаться мыслию по древу» в деловой переписке недопустимо, в идеале время чтения письма не должно превысить 10 секунд, а расположение на листе А4 – половины объема;
  2. уникальность: помните, что ваше письмо должно отличаться от многих подобных, так же, как и вы – от множества остальных соискателей, причем ваша уникальность должна быть в рамках требований компании;
  3. емкость: все сведения в письме должны быть полезны для работодателя, «вода», нагоняющая объем, существенно «снимает баллы» с соискателя;
  4. личностный подход: нужно сочетать живой и легкий стиль с требованиями делового, стоит писать, как бы «беседуя» с рекрутером;
  5. конкретика: измеримые величины (цифры, сроки, количество проектов, процентное соотношение и т.п.) придают любой информации вес и достоверность;
  6. стиль: бизнес-информация требует делового стиля с его выдержанной структурой, простыми конструкциями, не загроможденными придаточными частями, отсутствием фамильярности и излишней эмоциональности (последнее допустимо в компаниях определенной направленности, например, творческих, но их доля на рынке сравнительно не велика);
  7. актуальность: не используйте дополнительную информацию, бесполезную для вашего нанимателя;
  8. рекомендации: у вас их и так, вероятнее всего, попросят на собеседовании, но если вы предвосхитите просьбу рекрутера, это придаст вашему резюме дополнительный вес.

Просим оплатить поставщику ООО « (ОГРН 1157746263487 ИНН 7734350160, КПП 773401001 расчетный счет в рублях 40702810500030006821 в ПАО АКБ «Авангард» БИК 044525201) за услуги связи по договору №_________ от «___» _______ 201__ г.В Постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2021 N 17АП-6546/2021-ГК также указывается, что в случае исполнения обязательства за должника третьим лицом в платежном поручении должно быть указано, что оплата производится по просьбе должника и за него.Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме.

Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.Оформление счета на оплату относится к обычаям делового оборота в РФ. По обыкновению документ оформляется на бланке организации, где указаны реквизиты получателя средств, а покупатель на основании счета переводит оплату.

  1. ИНН (для ИП) и ИНН и КПП (для ООО);
  2. цена за единицу предмета;
  3. название организации-продавца с указанием организационно-правовой формы или Ф.И.О.
  4. юридический или фактический адрес отправителя счета;
  5. количественное выражение предмета;
  6. подписи ответственных лиц.
  7. общая сумма сделки;
  8. предмет договора (товар, услуги, работы);
  9. реквизиты плательщика и грузополучателя (это могут быть разные лица);
  10. индивидуального предпринимателя;
  11. валюта сделки (рубли);

Рекомендуем прочесть: Единократные губернаторские выплаты для рождение ребенка в воронеже 2021Самые общепринятые недостатки, снижающие впечатление или даже вовсе могущие «зарубить» шансы на успешное рассмотрение резюме, можно свести к следующим.

  • Орфографические и пунктуационные ошибки.

    Неуместны для работника на важных должностях. Грамматическая «грязь» быстро и эффективно отвращает нанимателя.

  • Общие слова.

    Постарайтесь отказаться от таких удобных, но ничего не значащих выражений по типу «Я – квалифицированный специалист», «ответственный», «легко обучаюсь», «стрессоустойчив» и т.п.

    Все определения должны доказываться конкретными данными, доказательствами, аргументами, например: не «Я – опытный специалист», а «Я работаю в этой сфере более 5 лет».

  • Шаблонность. Стандартные фразы, написанные «как под копирку», сводят на нет информативность сопроводительного письма. Если рекрутер, читая его, подумает, что вы копируете его для подачи на всевозможные вакансии, пишите «пропало» – цель письма не достигнута.
  • Выход за рамки делового стиля.

    Креатив, конечно, прекрасен, но не в деловой переписке. Юмор также неуместен, если не соответствует корпоративной культуре компании-нанимателя.

    Фамильярные и неформальные обращения также могут сослужить автору плохую службу. Избегайте жаргонизмов, а также «неуставных» знаков препинания, смайлов и т.п.

  • Дублирование резюме. Не стоит пересказывать другими словами одну и ту же информацию несколько раз.

    Менеджеры по персоналу – занятые люди, ценящие свое время и не терпящие тратящих его на повторы данных. Исключение составляет контактная информация – ее не помешает написать еще раз.

Чаще всего сопроводительный текст отправляется одновременно с резюме, поэтому его таки и называют.

В таком случае, следует соблюдать некоторые общепринятые формальные моменты:

  1. при отправлении в электронной форме резюме является прикрепленным файлом, а сопроводительный текст пишется в теле документа (электронного сообщения); в поле «тема сообщения» напишите «Резюме на вакансию…».
  2. при отправлении в распечатанном виде сопроводительное письмо должно быть на отдельном листе (бланке);

Существуют и другие варианты подачи сопроводительного текста:

  1. до отправки резюме (таким образом, как бы «проверяется» почта работодателя, подготавливается почва, поддерживается заинтересованность);
  2. после прохождения собеседования (часто при прочих равных любой шаг может склонить чашу весов в вашу сторону, и таким шагом вполне может оказаться своевременный и корректный отклик на вакансию).
  3. непосредственно после направления резюме (уточнить отдельные пункты, вновь напомнить о себе, убедить позвать на собеседование);

ВЫВОД: правильно написанное сопроводительное письмо – еще не гарантия успешного трудоустройства, но значительно повышает его шансы.Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит.

Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценкуПредлагаем ознакомиться: Безусловная франшиза в страховании что это? Описание видов франшиз в страховании: условная и безусловная.Пример недопустимой формулировкиСледует писать«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»Основа сопроводительного письма – перечень приложений.

Описание видов франшиз в страховании: условная и безусловная.Пример недопустимой формулировкиСледует писать«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»Основа сопроводительного письма – перечень приложений.

Текст же документа краток и условно делится на две части:

  1. сообщение о направлении документов,
  2. просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:Далее можно указать цель направления документов: «для согласования»,«для ознакомления» ,«для подписания» ,«для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.Вторая часть может содержать следующие слова:

  1. «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр. »,
  2. «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
  3. «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации.

В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер).

Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см.

цифру 2).Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лицНесмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  • Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  • Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  • В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  1. «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  2. «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  3. «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е.

    все учреждения, имеющие более высокое положение;

  • После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  1. полное название документа;
  2. при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  3. количество экземпляров;
  • В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  • Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один.

    Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

  1. общее количество пересылаемых экземпляров;
  2. дата принятия документа;
  3. количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  4. при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  • Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.
  • Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  • Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения.

Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита.

Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит.

Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название.

Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличииобобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка.

И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов.

Не делайте так, и мы объяснили почему.3.21.

. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:3.16. . Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя.

Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя.

Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос.

С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е.

30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например:

«Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней»

.Все изменения по договору нужно оформить дополнительными соглашениями.

К примеру, сторона, у которой возникли обстоятельства непреодолимой силы, обязана в течение периода, зафиксированного в договоре, письменно информировать другую сторону о случившемся и его причинах. Любые уведомления, которые одна сторона направляет другой, высылаются с подтверждением о получении.Расторжение также оформляется дополнительным соглашением, к примеру, решение, уведомление об отказе от исполнения.Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.В общем случае придерживаются таких правил:

  • Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.
  • Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
  • В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
  • После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо.

Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера.


prinyatie-nasledstva.ru © 2021
Наверх