Главная - Трудовое право - Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу впервые

Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу впервые


Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу впервые

Правила заполнения трудовой книжки


02 Ноября 2020 в 15:56 Порядок заполнения трудовой книжки — это последовательность действий при внесении записей в основной документ о трудовом стаже работника. Законодательство жестко регламентирует, как заполняется бланк, кто вносит записи и в какой очередности. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Заполнение трудовых книжек в 2020 году регулируется следующими нормативными документами:

  1. ;
  2. ;
  3. .

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по . Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  1. первое трудоустройство;
  2. оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  1. профессию.
  2. образование и специальность;
  3. дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  4. Ф.И.О.;

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся.

Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки.

Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

  1. СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  2. об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  3. паспорт.
  4. о воинском учете (если лицо военнообязанное);

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ.

Образец оформления трудовой книжки 2020 года вы сможете увидеть ниже. Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации ().

Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения.

Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление.

Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке.

Если печати нет, значит, не ставим. После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку. Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения.
Не выкидывать же книжку. Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим).

Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2020 году в этом случае, написано в . Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами. После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе».

Здесь фиксируется:

  1. причины расторжения трудового договора.
  2. число, месяц, год внесения записей;
  3. передвижения по должностям;
  4. сам факт приема на работу;
  5. совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
  6. наименование компании;
  7. переводы (на постоянной основе);

Записи в трудовой книжке 2020 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации.

Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день ().

Порой специалисты путают сроки пять и семь дней.

Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Порядок внесения информации в этот раздел:

  • В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  • В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.
  • В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
  • В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  • Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам.

Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 ». Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже.

Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже. Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая:

«Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 »

. Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть).

В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2020) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

В носятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся).

Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя.

Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки — выше. Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена . Из важного, что надо знать про вкладыш:

  1. при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  2. номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
  3. все остальное заполнение идентично трудовой.
  4. он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2020), возьмите приведенные выше примеры.

Автор: Отправка трудовой книжки по почте при увольнении — это процедура, которую инициирует работодатель, если отсутствует возможность выдать документ сотруднику на руки. Такое направление возможно только при наличии заявления или письменного согласия от служащего.

12 Мая 2021 в 10:11 Запись в трудовую книжку о работе по совместительству — это отметка об осуществлении сотрудником рабочей деятельности вне основного рабочего времени в той же организации или в другой. Ее делает работодатель по основному месту рабочей деятельности по желанию работника.

12 Апреля 2021 в 11:33 Выписка из электронной трудовой книжки — это документ, который Пенсионный фонд России выдает по запросу служащего.

Он подтверждает стаж и занятость работника.

25 Марта 2021 в 10:19 Как заполнить вкладыш в трудовую книжку:

  • Записи на титуле заверить подписью владельца документа и работника, ответственного за заполнение.
  • Начиная с первой страницы, вписывать порядковые номера записей, даты, кадровые события и реквизиты приказов, которыми они утверждены.
  • На титульном листе указать персональные данные работника, его должность и образование, дату заведения.

10 Марта 2021 в 11:11 Где хранить трудовые книжки работников организации — в месте, безопасном от утраты и порчи. Самое надежное место — сейф, как правило, его используют все организации.

25 Февраля 2021 в 09:48 24 Мая 2021 25 Августа 2020 12 Августа 2020 11 Августа 2020 12 Июня 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу

01 Сентября 2020 в 17:02 Бланк выдается при приеме на работу впервые.

Он служит для регистрации сведений о трудоустройстве и расторжении договора, повышении работника на другую должность. Как происходит оформление трудовой книжки при приеме на работу, мы рассмотрим в этой статье. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Она выдается нанимателем при первом трудоустройстве после оформления контракта.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Она выдается нанимателем при первом трудоустройстве после оформления контракта. По этому факту издается приказ. На его основании не позднее пяти дней в бланк вносится запись.

Отсутствие трудовой книжки при приеме на работу — не основание для отказа в трудоустройстве. У гражданина может не быть документа, т.к.

он ранее не работал. Чтобы его завести, человеку нужно написать заявление на имя работодателя с просьбой оформить бланк (). Документ регистрируется в . В нее вносятся сведения о бланках, переданных в отдел кадров работниками при трудоустройстве; документы, впервые оформленные работникам. Записи в трудовой книжке при приеме нового сотрудника вносятся в соответствии с:

  1. ;

Записи вносятся на русском языке синими или черными чернилами.

Заполнение начинается с титульника:

  • Дата рождения.
  • Сведения об образовании.
  • С паспорта вносятся Ф.И.О сотрудника.
  • Профессия и специальность вписываются на основании диплома.

Если работнику менее 18 лет и он продолжает свое обучение, строка об образовании не заполняется до получения диплома (см. пункт 2 ). На титульном листе гражданин ставит подпись, подтверждая правильность внесенных сведений.

Кадровым работником указывается дата заполнения, ставится печать организации и подпись. Согласно , оформление трудовой книжки при приеме на работу является обязательным условием. В повседневной работе кадровики часто используют образец оформления трудовой книжки при приеме на работу.

Представим его на примере записи на прием швеи в трудовой книжке:

  • В четвертой — указываются реквизиты приказа.
  • В третью вносятся сведения о трудоустройстве с указанием должности: “Принята в цех по пошиву женской легкой одежды на должность швеи”;
  • Во вторую арабскими цифрами вносится фактическая дата приступления к труду.
  • В разделе “Сведения о работе” указывается название фирмы: “Общество с ограниченной ответственностью “Пион” (ООО “Пион”);
  • В первой графе под наименованием компании указывается номер записи по порядку.

Записи вносятся в бланк на основании не позднее 5 дней с даты трудоустройства.

При расторжении контракта — в день увольнения.

Работника под подпись знакомят с каждой записью в бланке и в личной карточке. Внесение информации при последующем трудоустройстве происходит в том же порядке за исключением оформления титульного листа.

Если гражданин говорит, что потерял документ, он может написать на имя работодателя заявление с просьбой выдать ему бланк. На основании заявления ему оформят новый. Но иногда работники поступают так с целью получить .

Рекомендуем прочесть:  Зарплата на бирже труда в 2021 году

Он может понадобиться, чтобы работать одновременно по двум бланкам в разных организациях. Однако надо помнить, что это незаконно.

  1. Никита Костров 2018-09-26 06:50:14 Мария, название организации пишется сверху, просто принята на должность учителя математики (если должность так называется в ШР)
  2. Светлана Черных (Кузнецова) 2018-10-04 12:23:46 Здраствуйте! Можно ли в трудовой книжке в начале записать кем устроился, в какой цех и по какому разряду? Например- ,принят моляром строительного участка по второму разряду,Заранее спасибо
  3. Светлана Черных (Кузнецова) 2018-09-25 12:04:13 можно ли запись в трудовой сформулировать таким образом — Принята на должность учителя математики в МБОУ Центр образования №67
  4. Никита Костров 2018-07-23 07:30:15 Вы ошибаетесь, Ольга, нет такой нормы
  5. Светлана Черных (Кузнецова) 2020-05-30 12:13:54 добрый день! при первичном приеме на работу штамп компании проставился нечетко. поэтому ниже поставили еще один штамп, а уже после штампа внесли запись о приеме на работу. не является ли нарушением, что стоят два штампа?
  6. Никита Костров 2020-06-02 14:11:51 Да нет, не является, хотя и необычно)))
  7. Никита Костров 2018-10-04 12:28:16 Указываете наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации, на которую принят работник, наименование подразделения, в котором он будет трудиться (если оно указано в трудовом договоре)
  8. Светлана Черных (Кузнецова) 2018-07-20 13:07:13 При приеме на работу в трудовой книжке нужно указывать в том числе и статью ТК РФ

Краткий курс по иностранным работникам: прием на работу, уведомления, увольнение, последние изменения Всего 4 письма.

Разобрали все нюансы и особенности, собрали образцы и полезные ссылки. Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.

Подписаться Отправка трудовой книжки по почте при увольнении — это процедура, которую инициирует работодатель, если отсутствует возможность выдать документ сотруднику на руки.

Такое направление возможно только при наличии заявления или письменного согласия от служащего.

12 Мая 2021 в 10:11 Запись в трудовую книжку о работе по совместительству — это отметка об осуществлении сотрудником рабочей деятельности вне основного рабочего времени в той же организации или в другой.

Ее делает работодатель по основному месту рабочей деятельности по желанию работника. 12 Апреля 2021 в 11:33 Выписка из электронной трудовой книжки — это документ, который Пенсионный фонд России выдает по запросу служащего. Он подтверждает стаж и занятость работника.

25 Марта 2021 в 10:19 Как заполнить вкладыш в трудовую книжку:

  • Начиная с первой страницы, вписывать порядковые номера записей, даты, кадровые события и реквизиты приказов, которыми они утверждены.
  • Записи на титуле заверить подписью владельца документа и работника, ответственного за заполнение.
  • На титульном листе указать персональные данные работника, его должность и образование, дату заведения.

10 Марта 2021 в 11:11 Где хранить трудовые книжки работников организации — в месте, безопасном от утраты и порчи. Самое надежное место — сейф, как правило, его используют все организации.

25 Февраля 2021 в 09:48 24 Мая 2021 25 Августа 2020 12 Августа 2020 11 Августа 2020 12 Июня 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Заполнение трудовых книжек по инструкции – рассмотрим правила

Трудовая книжка – главный документ, содержащий все сведения о профессиональной деятельности человека. Трудовая важна для отслеживания общего стажа, что пригодится, когда человек достигнет пенсионного возраста и будет оформлять пенсию. При ведении и оформлении при приеме на работу этого документа необходимо придерживаться требований официально принятого Постановления РФ под номером 225 от 16 апреля 2005 года.

В нем четко прописаны все инструкции, которые надо соблюдать при заполнении трудовых книжек.

Кто является ответственным? При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек.

Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам. В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека. А кто им будет, решает сам руководитель.

Чаще всего это:

  1. непосредственно работодатель;
  2. делопроизводители;
  3. бухгалтера.
  4. кадровые работники;

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.

На титульном листе надо указать:

  • ФИО – обязательно полностью, не сокращая;
  • графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
  • дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
  • далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
  • сведения об образовании – в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень – высшее, либо средне-специальное или среднее;
  • печать директора, работодателя – необходимое условие, без этого трудовая недействительна.
  • затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
  • дата заполнения – ее пишут или полностью цифрами, или так – число и год цифрами, месяц – словом;

Вся написанная информация должна быть четкой, разборчивой, почерк – красивым и эстетичным, буквы и цифры – не слишком мелкими, но и не крупными. Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш. Часто встает вопрос – какими чернилами разрешено вносить все данные в документ.

Особых сложностей нет – позволительно писать чернилами черного, синего цветов.

Ручки подойдут:

  1. с шариковым стержнем;
  2. перьевые.
  3. обычные гелевые;

Главное – чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью.

Плюс не допускать смазывания написанного.

Поэтому надо быть предельно аккуратным. к содержанию ↑ Как правильно заполнять трудовые? При заполнении трудовой впервые порядок такой:

  • Внесение информации на титульный лист – с включением первичных данных о работнике, со сверкой по данным из паспорта и документа, подтверждающего уровень образования.
  • Следующий шаг – вносится запись, фиксирующая тот факт, что лицо официально заступило на работу.
  • Следующий ответственный шаг – внесение информации в раздел с записями о работе.

Графа 1 «Номер записи» содержит нумерацию всех записей.

Графа 2 – «Дата». Там ставят обязательно цифрами точную дату заступления работу, при этом число не должно иметь разногласий с трудовым договором. Графа 3 – самая длинная. Здесь нужно аккуратно вписать, на какую конкретно должность будет оформлен человек. Графа 4 содержит основание для приема на работу – это приказы, изданные руководителем.

Сначала пишут название, а далее – его номер, и точную дату – цифрами. Точно таким образом происходит внесение информации относительно перевода работающего на другую должность, либо в другой отдел одного учреждения. Раздел с информацией о поощрениях заполняется по аналогии:

  1. вид поощрительных действий – к примеру, благодарность, кем выдано и мотив;
  2. документ, обосновывающий поощрение – приказы, постановления.
  3. сначала – номер, под которым оформляется запись, цифрами – непосредственно дата поощрения;

к содержанию ↑ Частые ошибки По данным статистики, самые частые ошибки и неточности возникают в заполнении «Сведений о работе».

Что в таком случае делать?

  • После некорректной записи надо поставить номер по хронологии.
  • В последней графе написать распорядительный акт, с указанием номера и даты.
  • В «Сведениях о работе» следует вписать информацию такого типа – запись под номером (указать его) считать недействительной.
  • В графе «Дата» написать адекватную информацию.

Если книжка оформляется с чистого листа и допускается ошибка, ее можно уничтожить с заполнением соответствующего акта. А в новой книжке все заново пишут без ошибок. Ситуация может осложниться тем, что работающий до нахождения неточности ушел работать в другое учреждение.

В таком случае надо действовать по алгоритму:

  • вносится дата именно исправления;
  • создается запись, подтверждающая прежнюю недействительной;
  • ставится следующий по хронологии номер и записывается адекватная информация – запись с устраненной ошибкой;
  • в нужной графе вписывается номер по порядку;
  • в графе под номером 4 делается обоснование в виде приказа с номером и датой.

Любые изменения в трудовой книжке делаются через соответствующий приказ.

Часто возникают ошибки с правильностью имен, фамилий. Такие неточности могут создать проблемы в будущем.

Алгоритм действий в таком случае следующий:

  1. неправильные данные аккуратно зачеркивают одной чертой посередине;
  2. вписывают ссылку на соответствующий распорядительный акт;
  3. ставят подпись руководителя, штамп.
  4. на развороте оформляют надпись подобного содержания: «Исправленному Афонасьева на Афанасьева верить»;

к содержанию ↑ Смена фамилии Смена фамилии также требует внесения изменений в бланк. Сначала пишется приказ, в основании которого – новый паспорт либо свидетельство, подтверждающее вступление в брак. Далее старая фамилия работника аккуратно перечеркивается одной линией, а сверху четко и разборчивость пишут новую.

Слева, ближе к углу обложки на первом развороте, пишут относительно смены фамилии с указанием основания.

к содержанию ↑ Как сделать выписку из книжки? Выписка – это документ, представленный как ксерокопия или воссозданный вручную текст трудовой.

Особенность выписки в том, что это копия не абсолютно всех страниц, а лишь нескольких нужных человеку. Например – копия титульного и последнего листа с записью о настоящем месте трудовой деятельности. Чтобы безошибочно сделать выписку, нужно придерживаться определенных требований:

  • Если выписка оформляется из копий листов, они пронумеровываются, заверяются подписями и печатью вверенного лица, сшиваются нитью, и еще раз заверяются печатью и подписью в месте прошивки.
  • Потом переходят к внесению информации о местах работы.
  • Выдача выписки производится по заявлению и официальному акту – приказу.
  • Если она составляется вручную – на листе бумаги А4 вверху делают надпись «Выписка из трудовой книжки», затем пишут все данные с титульного листа.

Образец выписки из трудовой книжки найдете здесь.

к содержанию ↑ Книга учета движения трудовых книжек В каждом учреждении должна вестись эта книга. Главное назначение документа – контроль за трудовыми книжками в учреждении.

Книга учета ведется при соблюдении требований:

  • книга прошивается, скрепляется бумажной пломбой, на которой ставится число страниц, подпись и печать руководителя.
  • на страницах ставятся номера;

к содержанию ↑ Оформление при увольнении В трудовую делают запись, которая должна производиться непосредственно в день завершения профессиональной деятельности в этом учреждении. Порядок оформления:

  1. ниже ставится подпись того, кто непосредственно увольняется – так человек соглашается забрать трудовую книжку себе.
  2. само основание для прекращения действия договора должно быть написано, как в Трудовом кодексе;
  3. в последней графе пишут распорядительный акт;
  4. в графе 2 надо поставить дату увольнения – только цифрами;
  5. далее следует подпись ответственного и печать учреждения;
  6. в графе 3 запись начинается со слов «Уволен», либо «Трудовой договор расторгнут», дальше идет законодательное основание – статья, пункт, часть Трудового кодекса;
  7. пишется номер с учетом требований хронологии;

к содержанию ↑ Индивидуальный предприниматель – нужна книжка или нет? Этот вопрос является спорным, и многие не знают, нужна ли владельцу ИП трудовая.

На самом деле, все просто. Если человек сам является хозяином ИП, трудовая ему не нужна. Стаж будет засчитан, только обоснованием будет свидетельство о государственной регистрации ИП. Также стаж будет фиксироваться по оплате налогов по страховым взносам.

Если человек подлежит трудоустройству на работу к индивидуальному предпринимателю, то на него обязательно заводится трудовая, с последующим заполнением и хранением на условиях, присущих и государственным учреждениям. к содержанию ↑ В случае с генеральным директором Оформление нужной информации в трудовую книжку генеральному директору несколько отлично от записей обычным работникам. Гендиректор может быть выбран на общем заседании/собрании.

Секретарь заседания или иное назначенное за ведение документации лицо ведет специальный протокол, в котором фиксирует все решения. Если лицо утверждено на должность директора, запись в трудовой оформляет кадровый специалист, имеющий ответственность за оформление документации:

  1. вписывается полное название учреждения;
  2. ставится дата цифрами;
  3. пишется номер по порядку в графе 1;
  4. в последней графе для обоснования пишут номер протокола собрания и дату проведения, иногда дальше подписывают данные приказа о введении в должность.
  5. производится запись «Избран на должность» и ее конкретное название – директор, гендиректор;

к содержанию ↑ По совместительству Занесение информации в книжку при совместительстве – еще один спорный момент. Здесь на помощь приходит Трудовой кодекс, а именно 66 статья, говорящая о том, что отметку относительно совместительства в бланке трудовой делать не обязательно.

Сделать это возможно, если работник сам пожелает. Дубликат трудовой книжки Его выдают работнику в случае потери самой книжки, либо по причине негодности. Дубликат должен выдаваться непосредственно в учреждении, где работает человек.

Но сначала надо написать специальное заявление, в нем указать причину утери, порчи книжки, и попросить о выдаче дубликата. На основании приказа руководителя организации делается дубликат:

  1. на развороте, содержащим данные о работе, сначала пишется стаж общий – сколько лет, месяцев и дней;
  2. пишутся все данные для титульного листа;
  3. заполняются по хронологии все графы, на основании копии старой книжки (если есть в наличии), либо заверенных справок со всех прежних учреждений, где работал человек раньше.
  4. на развороте, на титульной страничке над надписью «Трудовая книжка» пишется слово «дубликат»;

Причем собирать эти справки должен не сам работающий, а кадровик, который соответствующим приказом отвечает за деятельность, связанную с трудовыми.

Как восстановить трудовую книжку читайте в нашей статье. Аспектов, связанных с ведением учета трудовых, их безошибочным заполнением, хранением, много. Соблюдать их необходимо, ведь за порчу либо утрату этого документа по причине самой организации может наступать административная ответственность.

Как правильно делать записи в трудовой – смотрите видео: Также рекомендуем к прочтению:

Как заполнить трудовую книжку в первый раз

Вы здесь Опубликовано 2014-08-03 13:01 пользователем OP Трудовая книжка – это основной документ, который подтверждает стаж и трудовую деятельность человека.

В соответствии с существующими нормами законодательства, работодатель должен заводить трудовую книжку на каждого сотрудника, который работал в организации более пяти дней, если для этого сотрудника работа в компании является основной. Работник при трудоустройстве должен предъявить такую книжку работодателю, а ответственное лицо должно точно знать, как заполнить трудовую книжку первый раз.

В том случае, если работник собирается сотрудничать на условиях совместительства либо устраивается в первый раз, работодатель должен оформить для него трудовую книжку. Это положение закреплено в 65 статье Трудового кодекса Российской Федерации. Форма и правила ведения трудовой книжки закреплены Постановлением Правительства РФ номер 225 «О трудовых книжках», а правила заполнения были описаны в постановлении Министерства труда России под номером 69.

Эти законодательные акты являются основанием для получения и ведения трудовых книжек гражданами Российской Федерации. Несоответствие всем требованиям, изложенным в законодательстве, может послужить причиной ликвидации стажа или некоторых других неприятностей.

Особенностью трудовой книжки является не только то, что она выступает в качестве удостоверения места работы человека и его рабочего стажа.

Трудовая книжка может понадобиться и в некоторых других случаях, таких как получение кредита в банке.

Такая ситуация не требует от человека наличия оригинала трудовой книжки, но сделанная копия должна соответствовать всем требованиям действующего законодательства. Каждый банк имеет свои особенности и требования, а получение образца будет гарантировать соответствие им всем и сэкономит не только время, но и силы.

Постановлением

«Об утверждении Инструкций по заполнению трудовой книжки»

, утвержденным Министерством социального развития и труда Российской Федерации, были изменены правила заполнения трудовых книжек, появился новый Трудовой кодекс. В связи с этим возникла необходимость заменить не только инструкции по заполнению трудовой книжки работника, но и форму книги по учету вкладышей в трудовые книжки и специальных бланков. Минтруда утверждает, что кадровиков значительные изменения не коснулись, поскольку в основе нового постановления находились положения, утвержденные правительством в предыдущих инструкциях.

Документ, подтверждающий трудовую деятельность граждан, то есть трудовая книжка, состоит из прежних основных разделов и заполняется на основании официальных документов, принятых государством. Правда, эти изменения относятся не только к работникам кадровых отделов, но и ко всем людям, которые уходят на пенсию, меняют место работы либо же начинают свою трудовую деятельность. В таких случаях стоит внимательно вчитываться в некоторые положения, чтобы не попасть впросак.

Согласно новым требованиям, во время добавления информации в трудовую книжку запрещено использовать любые сокращения.

Ведение записей должно происходить подробно. Причем следить за этими записями обязан не только работник кадрового отдела организации-работодателя, но и непосредственно владелец трудовой книжки. Запрещено сокращать такие слова, как «приказ», «распоряжение», «переведен» и им подобные.

Правильное заполнение трудовой в первую очередь в интересах владельца этого документа. Поэтому, чтобы не иметь неприятностей в дальнейшем, стоит следить за всеми вносимыми в книжку записями.

Правила оформления титульной страницы, а также внесения изменений в этот раздел регламентируются второй частью инструкции по заполнению данного документа. Как правило, здесь вопросы у сотрудников кадровой службы возникают крайне редко. При первом заполнении нужно внести такие сведения:

  1. дату рождения,
  2. фамилию, имя и отчество владельца книжки,
  3. образование,
  4. профессию и специальность.

После внесения всех этих данных на титульном листе нужно поставить печать организации и подпись работника кадрового отдела, который оформлял данную трудовую книжку.

Кроме всего прочего, здесь нужно будет поставить подпись самому ее владельцу.

Как видно, это не очень сложно, но все же иногда у новых сотрудников возникают проблемы с заполнением.

Чтобы без проблем заполнить трудовую книжку первый раз, нужно знать, что вписать в графу «Профессия и специальность». Многие кадровики и бухгалтеры требуют вводить как профессию, так и специальность человека.

Но ведь в дипломе, полученном в высших учебных заведениях, в основном указывается только специальность либо профессия.

Кроме всего прочего, в дипломе указывается квалификация будущего работника, которую нет необходимости вносить в трудовую книжку. В этой графе также не нужно указывать должность, на которую устраивается человек.

О том, какую информацию вносить в графу «Профессия и специальность», лучше посоветоваться с кадровыми работниками или бухгалтерами из компании, куда человек устраивается на работу. За то время, пока человек будет работать в организации, у него могут поменяться активные данные, которые отображены в трудовой книжке. Он может получить другое образование, изменить фамилию или перейти на новую профессию.

Отражение изменений в трудовой книжке также требует выполнения определенной последовательности действий. Чтобы изменить дату рождения, фамилию, имя или отчество, нужно выполнить простой алгоритм.

Старые данные зачеркиваются одинарной чертой, а новые вписываются рядом.

Этого требует пункт 2.3 Инструкции, в которой описана процедура заполнения трудовой книжки. Естественно, стоит помнить, что изменения в трудовую книжку могут вноситься только на основании определенных документов, к которым относятся:

  1. свидетельство об изменении имени, отчества или фамилии и т.д.
  2. свидетельство о расторжении брака}
  3. свидетельство о браке}
  4. свидетельство о рождении}
  5. паспорт}

Для подтверждения достоверности внесенных данных необходимо на внутренней стороне обложки указать ссылку на дату и номер документа, который послужил основанием для изменений.

Такая ссылка заверяется подписью сотрудника кадрового отдела или специального уполномоченного лица. Также здесь должна стоять печать кадровой службы предприятия или общая организации.

Как и в любом другом документе, она служит гарантией достоверности информации. Информация о получении нового образования или профессии вносится посредством дополнения существующей информации или же заполнения соответствующих пустых строк без зачеркивания устаревшей информации. Стоит заметить, что в инструкции не имеется никаких заметок относительно указания ссылки на документ, подтверждающий получение нового образования.

Внесение информации в раздел «Сведения о работе» может вызвать серьезные проблемы. Для того чтобы исключить возникновение любых неприятностей, нужно делать все в соответствии с инструкциями. Для этого в графе под номером три этого раздела в виде заголовка нужно указать наименование работодателя.

В том случае, если это частный предприниматель, указывать нужно его фамилию, имя и отчество. Если же есть учредительный документ, тогда нужно указать полное и сокращенное название организации.

Допускается использование штампа организации с полным и сокращенным его наименованием при заполнении данной графы.

В статье 20 Трудового кодекса РФ сказано, что работодателем – юридическим лицом – не может быть структурное подразделение организации, то есть представительство или филиал.

Если же человек устраивается на работу в филиал, тогда сведения о месте его работы должны включаться в трудовой договор. Именно поэтому в трудовой книжке нужно указывать информацию о наименовании организации, а представительство или филиал вносят в запись о приеме на работу. В первой графе на следующей строке ставят порядковый номер записи, а в следующей – дату трудоустройства.

Третья графа содержит в себе информацию о принятии человека на работу или назначении его в какое-то структурное подразделение организации. Здесь указывается конкретное наименование должности, на которую принимают человека, его профессия, специальность и наименование подразделения. В графу 4 нужно занести номер и дату соответствующего распоряжения или приказа, которые подтверждают принятие сотрудника на работу.

Все бухгалтеры и кадровики знают, что неправильная запись в трудовой книжке может быть без труда исправлена. Но нужно знать, как это делать, в противном случае трудовую книжку можно испортить, а значит, и стаж будет аннулирован.

Практика показывает, что ошибки у людей, осуществляющих заполнение трудовой книжки первый раз, чаще всего встречаются именно в разделе «Сведения о работе».

Правила, описанные в инструкции, гласят о том, что неправильные записи нельзя зачеркивать ни в коем случае. Для исправления неверной информации должна производиться новая запись, которой присваивается следующий порядковый номер.

Во второй графе указывается дата правильной записи.

В третью графу необходимо внести замечание о признании записи недействительной, с указанием ее номера, тогда как в 4 графе дублируется дата и номер приказа или прочих решений работодателя.

В 27 пункте Правил заполнения трудовой говорится: исправления в трудовую книжку должны вноситься тем работодателем, которым была допущена ошибка. Но новый работодатель имеет полное право внести исправления в трудовую на основании документов предыдущей организации.

Среди таких документов стоит выделить копии приказов об увольнении и приеме человека на работу. Неприятности могут возникнуть у человека, если организация, допустившая ошибку, была либо ликвидирована, либо реорганизована. Решение данной проблемы содержится в 28 пункте Правил.

В случае, если речь идет об организации, исправления вносятся правопреемником, а если организация была ликвидирована, – то новым работодателем на основании соответствующих документов. Последним, достаточно важным моментом при заполнении раздела «Сведения о работе» является особенность записей об увольнении.

Когда человек увольняется с места работы, все записи, которые были внесены в трудовую книжку за период его работы, должны быть заверены подписью работодателя, его печатью и подписью владельца трудовой книжки.

В некоторых случаях подпись со стороны работодателя может ставить специально уполномоченное лицо.

Подпись работника может находиться возле подписи работодателя или же переноситься на следующую строку.

Согласно установленным инструкциям и правилам, дубликат трудовой книжки может делаться в трех случаях.

Первый предполагает утрату трудовой книжки работником. Такой вариант развития событий может иметь достаточно плачевные последствия, особенно если речь идет о сотруднике, который впервые устроился на работу. Это может стать причиной неприятностей даже у многих опытных работников.

Согласно 31 пункту Правил, если работник потерял свою трудовую книжку, он немедленно сообщает об этом работодателю. Делается это по месту работы в форме письменного заявления.

Что касается работодателя, то в его обязанности входит выдача дубликата не позднее 15 рабочих дней после получения соответствующей заявки.

Оформление дубликата производится в соответствии с общими правилами заполнения трудовых книжек.

То есть в него вносят все сведения, подтвержденные документами, а также информацию о непрерывном стаже работы до того, как человек поступил в организацию. Кроме этого, работодатель обязан внести записи относительно работы и наград на последнем месте.

Для начала записывают суммарный стаж работы. Сюда входит сумма лет, месяцев и дней работы человека без уточнения должностей, названия организации и периодов работы. После этого стаж работы должен быть расшифрован по отдельным периодам.

Соответственно, в графу 2 вносят дату приема на работу, в третью графу – наименование организации, в которой сотрудник работал, его профессию и специальность, а в графе 4 – номер, дату и название документа, на основании которого человек был принят на работу. Если документы, которые послужили основанием внесения записей в трудовую книжку, не располагают полными сведениями о прошлой работе, то в дубликате трудовой вносятся лишь подтвержденные данные.

Вторая ситуация, когда работник имеет право получить дубликат своей трудовой книжки, предполагает наличие в документе записи о переводе на другую работу, которая была признана недействительной.

В таком случае работник должен подать соответствующее письменное заявление работодателю. Затем он получает дубликат трудовой книжки, в которой последовательно перечисляются все записи, за исключением недействительной.

Последний случай – когда трудовая книжка просто пришла в негодность – обгорела, порвалась и т.д.

Порядок выдачи трудовой книжки в таком случае мало чем отличается от ситуации, когда она была признана недействительной. То есть сотрудник пишет соответствующее заявление, после чего получает от работодателя дубликат своей трудовой книжки со всеми действительными записями.


prinyatie-nasledstva.ru © 2021
Наверх