Главная - Другое - Писмо о компании

Писмо о компании


Как написать официальное письмо


26548 Официальное письмо – это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами.

  1. Онлайн просмотр
  2. Бесплатная загрузка
  3. Бланк и образец
  4. Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:

  • при наличии печати у отправителя — проштамповано.
  • письмо также обязательно должно быть подписано конкретным человеком;
  • одно из основных заключается в том, что официальное письмо всегда содержит в себе полные реквизиты отправителя, а также данные о получателе;

Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус. Что касается реквизитов на официальных бланках, то не лишним будет дать расширенное описание этой части документа, называемой на языке делопроизводителей «формуляром».

В частности, в бланках всегда должно быть:

  1. ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
  2. если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
  3. наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
  4. адрес (юридический и почтовый);
  5. на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
  6. номер исходящего послания и дата его составления;
  7. номер контактного телефона, номер факса и индекс;

Информационные письма могут быть самыми различными:

  1. гарантийными;
  2. сопроводительными;
  3. рекомендательными;
  4. пригласительными и т.д.
  5. рекламационными;
  6. извещательными;
  7. подтверждающими;
  8. инструкционными;

То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.

При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов.

В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты.

Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается. К официальным письмам требования достаточно серьезные и определенные. В них недопустимо использовать узкоспециальные термины, большое количество сложных речевых, деепричастных и причастных оборотов, грубые слова и, тем более, ненормативную лексику.

Также следует избегать витиеватых или размытых по смыслу предложений. Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

  1. контактный телефон (для связи);
  2. адрес организации;
  3. должность и ФИО ее представителя;
  4. подпись отправителя.
  5. суть послания;
  6. наименование организации-отправителя;

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

Отправлять официальные письма можно разными способами:

  1. Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
  2. Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Юрист 15 января 2021 Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Содержание Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

  1. при направлении претензий потребителей.
  2. при ведении бизнеса;
  3. при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

  1. информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
  2. по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.
  3. коммерческие предложения.

    Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;

  4. претензии.

    Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;

  5. запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы.

    Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;

  6. гарантийные письма.

    Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, .

Используйте эти инструкции бесплатно. Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

  1. правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
  2. вежливое обращение;
  3. грамотность, краткость и лаконичность информации;
  4. указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия: Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк.

Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно. Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер. Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь. Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде.

Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя.

Не забудьте оформить приложения при их наличии. Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

При официально-деловой переписке не допускаются:

  1. ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
  2. невежливое обращение;
  3. искажение или пространное изложение информации.

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим , который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

  1. используется как продольный, так и угловой бланк;
  2. используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
  3. отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
  4. применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.
  5. требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;

В общем виде угловой бланк выглядит так: Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» ИНН 1234567890/КПП 121001001 ОГРН 2323454567001 АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1 Исх. № 987 от 12.12.2020 Директору ООО «Общество» Иванову И.И.

123456, Россия, Субъект РФ, ул.

Булочная, д. 5 Уважаемый Иван Иванович! В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх.

№ 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество». Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович Исп. Федоров Ф.Ф. 8 (123) 456789 Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

  1. для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
  2. если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

с просьбой предоставить документы (незаполненный) Юрист В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция.

В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2020 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её. КАДРОВИКУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: НОВОСТИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Информационное письмо о деятельности компании

24469 Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр.

сторонах деятельности организации. Написание информационных посланий — необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Бланк и образец
  3. Проверено экспертом
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:

  1. мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;
  2. повышают имидж компании.
  3. информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;

Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы.

Это может быть, например:

  1. начальник отдела маркетинга (если речь идет о новых маркетинговых предложениях для партнеров);
  2. заместитель директора (если через письмо администрация фирма информирует о чём–либо своих сотрудников) и т.д.

В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора. Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы. Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.

Письма могут быть:

  1. конфиденциальными (предназначенными для прочтения конкретным человеком);
  2. отрытыми, публичными (для информирования максимально широкого круга людей).

Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.

Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения. Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.

Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу.

Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни.

Адресат наверняка заметит то, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная в письме информация, он найдет способ и время связаться с автором послания.

В правилах написания информационных писем есть и некоторые абсолютные табу. В частности категорически недопустим развязный, грубый или чересчур панибратский тон. Также желательно избегать «штампов» или излишне холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.п.

Нельзя вносить в письмо недостоверные, непроверенные или лживые данные. Следует помнить о том, что информационное письмо при определенном стечении обстоятельств может обрести статус юридически значимого документа.

Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:

  • дата его составления,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.
  • Первым делом, следует учесть, что в информационном письме всегда должны присутствовать:
    • дата его составления,
    • реквизиты отправителя и получателя,
    • корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
  • корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.).

    Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».

  • Ниже в письме необходимо написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.

Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом. К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата.

Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции. Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.
Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера. Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя.

Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную. Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.

При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации. Информационное письмо можно отправить несколькими способами:

  • Можно также отправить письмо через факс или современные мессенджеры, но только тогда, когда отношения между отправителем и получателем в некоторой степени неформальны и допускают такую переписку.
  • Второй путь: переслать Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении (актуально, если информационное послание относится к официальной документации и заверено «живыми» подписями и печатями).
  • Первый и сейчас наиболее распространенный: через электронные средства связи. Он дает возможность отправить информацию практически неограниченного объема в короткий промежуток времени.

Описание деятельности компании – образец: правильное оформление

Чтобы будущий клиент или партнер узнали о вашей компании, заинтересовались ею и захотели сотрудничать, нужно правильное описание деятельности компании.

Обо всех тонкостях составления организации и информационного письма расскажет эта статья, а также ознакомит с образцом.СодержаниеЗнакомство с человеком интереснее начинать, если он сам рассказывает о себе. Знакомство с компанией тоже лучше всего начинать с ее «рассказа» о своей работе.Компания тоже должна уметь рассказать о себеНо в отличие от рассказа человека, «рассказ» компании – это необходимость и один из ключевых способов ее продвижения и роста. Это ее шанс на перспективное сотрудничество и выгодное партнерство.

Итак, какие выгоды приносит в итоге правильно сделанное описание компании:

  1. это представление информации о компании от руководителей в четкой структурированной форме;
  2. это способ заинтересовать клиентов, партнеров и инвесторов;
  3. это привлечение соискателей, которые ищут работу и тоже часто ориентируются на описание компании.

Нужно поставить цель, для кого и где мы резюмируем компанию, и, отталкиваясь от этого, создавать описание.

Это может быть доклад на конференции, главная страница сайта, объявление на сайте по поиску соискателей, представление партнерам и т.д.В зависимости от адресатов у письма разные цели. Если адресат – клиент, потребитель, то цель такова:

  1. выявление потребностей и другое.
  2. формирование лояльности потребителя;
  3. мотивация и стимулирование продажи;

Когда пишут письмо поставщику, то цели будут уже другими:

  1. извинение за какую-либо ситуацию и другое.
  2. сопровождение контактных документов;

Для соискателей вывешиваются письма на сайтах поиска работы.В зависимости от цели, резюме может быть подробным и содержательным или коротким и строго информативным, главное не забывать про структуру и информационно-деловой стиль.Если у организации есть сайт, то там обязательно должна быть информация о фирме. Описание на сайте должно привлекать внимание, но в то же время отражать суть и не искажать факты.Обычно такой текст располагается на главной странице сайта и включает в себя историю организации, ее нынешнее состояние, направления работы.

Нужно показать свои преимущества перед конкурентами.Но не рекомендуется чрезмерно перехваливать себя – лучше всего действуют грамотно поданные факты, а не бахвальство. Если описываются преимущества, то к ним нужны и доказательства.На главной странице сайта клиент должен видеть не только хороший текст, но и хорошее оформление самого сайта, включая дизайн, юзабилити, картинки. Обычно этим занимаются уже разработчики сайтов.Информационное письмо – вид некоммерческого делового документа, уведомляющего о событиях, которые происходят в компании.

Оно не является обязательным документом, но связано с проявлением вежливости и хорошего тона. Часто информационные письма служат маркетинговым инструментом для продвижения компании на рынке.Виды информационных писем:

  1. письмо-запрос – по названию понятно, что это письмо, в котором адресант о чем-либо просит, на него нужно обязательно дать ответ;
  2. письмо-сообщение – уведомление о новостях. Например, об открытии нового отдела;
  3. письмо-предупреждение и т.д.
  4. письмо-заявление – сообщение адресата о дальнейших действиях. Это может быть заключение договора с партнерами, предупреждение о возможных сокращениях и т.д.;
  5. письмо требование;
  6. письмо-подтверждение – о получении чего-либо;
  7. письмо-отказ;
  8. рекламное письмо – предложение услуг, товаров, акций;
  9. письмо-приглашение;
  10. письмо-распоряжение;
  11. письмо-напоминание – адресату напоминается о том, что тот должен сделать;

Информационные письма могут быть адресованы ко всем сотрудникам или группе сотрудников, партнерам или клиентам. Могут быть распечатаны или отправлены по электронной почте.

То есть – форма подачи у них бывает совершенно разная.Информационные письма составляют в любой организации. Будь это вуз, библиотека, маленькая компания или крупная фирма. Составление и написание информационных писем – обязанность начальника структурного подразделения, вопрос которого рассматривается.

Но иногда информационные письма пишут заместители или делопроизводители, секретари.В любом случае, составлять информационное письмо должен тот, кто имеет определенные полномочия для такой работы.

Даже если это коллективное обращение, ответственный за письмо будет один, и к нему нужно обращаться по поводу этого письма. Подписывает письмо руководитель либо все сотрудники, если это, например, коллективное обращение.Описывая компанию, нужно ориентироваться на цель, с которой это делается. Нужно четко продумать то, о чем писать и как писать.

Нужно четко продумать то, о чем писать и как писать.

Составить . Примерная структура информационного письма о деятельности компании должна быть такой:

  • Обозначьте цель, миссию, задачи компании.
  • Распишите структуру управления организации, схему подразделений, направления работы. Это важно для того, чтобы тот, кто читает письмо, смог представить, чем занимается компания и чем может быть полезна именно ему.
  • Немного статистики. Факты о работе, заработной плате, рост организации и т.д.
  • Опишите материально-техническую базу, количество ресурсов.
  • Укажите форму собственности организации, направления ее работы.
  • Обязательно нужно указать фактические данные: адрес, фамилия, имя, отчество руководителя, год основания компании, отрасль, в которой работает организация, вышестоящий орган, банковские реквизиты, контактные данные.

Примерно такой должна быть структура описания деятельности компании. В ней необходимо кратко и грамотно описать все, что представляет и чем занимается компания.

Можно расписать приоритетные направления, слабые и сильные стороны, перспективы развития.Так как структура не является строгой, то можно добавлять и другие данные, которые являются значимыми для компании. Но перегружать информацией письмо не стоит – оно должно быть не больше одной страницы. Лучше разделить информационное сообщение на несколько писем.

Информация может быть дана в виде презентации, объявления, отчета.Советы по написанию информационного письма:

  • Быть вежливым, сохранять доброжелательный тон общения.
  • Излагать информацию достоверно, полно, без эпитетов, соблюдая деловой стиль.
  • Писать только о фактах, приводить аргументы.
  • Избегать излишних оборотов.
  • Стремиться к краткости.

Ну и, конечно, избегать пунктуационных, стилистических и орфографических ошибок.Информационное письмо о компании должно соответствовать нормам деловой переписки. Строгих требований нет, но все же нужно придерживаться некоторых правил оформления.Для оформления может быть использован специальный бланк, либо письмо может быть составлено на обычном листе.

Реквизиты организации должны находиться в верхнем правом углу.При написании ответного письма, нужно указать дату и номер входящего письма.

Заголовок, содержащий тему письма, располагается по центру.

Важно также сразу поприветствовать адресата.В основной части письма изложить то, зачем оно отправлено, что вы хотите рассказать адресату.

Нужно использовать стандартные фразы-шаблоны деловой переписки: «Информируем вас о том, что…», «В связи с …», «Извещаем вас о том, что…». Нужно писать четко и упорядоченно, без лишней информации.Перечислить приложения, прикрепляемые к документу, кратко охарактеризовать их. В конце письма написать: «Спасибо за внимание» или «С уважением…»Внизу страницы должны быть указаны фамилия и инициалы руководителя, его должность.

Если письмо составляет не руководитель, то ставится подпись того, кто этим занимается.

существует множество шаблонов для составления информационного письма.

От лица управляющего, от лица коллектива, инспекции, партнеров. Можно просто взять стандартный образец и написать свое письмо.

Можно также составить свое письмо, вписав все необходимые данные.Для облегчения себе задачи в последующем заполнении писем – сохраните шаблон, и потом просто пользуйтесь им при необходимости. Стандартизированная форма хороша тем, что не нужно каждый раз придумывать что-то новое, и позволяет унифицировать все деловые документы.Часть письма составляют формальные данные, которые обязательно должны присутствовать в письме, а другая часть – это само письмо, написанное в вольной форме.О сведениях, которые должна находиться в информационном письме, было сказано выше. Здесь представлен образец одного видов информационного письма – обращение.Образец информационного письма:Уральское государственное коммерческое предприятие«ООО Велосипед»Ул.

… д. … г. …, 000000Телефон: (0000)15-25-12; Факс: (0000) 19-54-88; е-mail: ruОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП …24.07.18№13-06/1345 Генеральному директоруИванову И. И. На № Коллективное заявлениеВ соответствии с законом об обращении граждан в связи с участившимся количеством аварий на предприятии, просим вас предпринять меры по замене оборудования, чтобы избежать рисков при работе с ним.Просим найти возможность на закупку оборудования или ремонт уже имеющего оборудования и на повышение мер безопасности на предприятии.

Просим дать ответ в письменной форме в соответствии с Законом об обращении граждан на адрес: … ООО «Велосипед», Котову Андрею ВладимировичуКотов Андрей ВладимировичГрамотно написанное и оформленное информационное письмо о работе компании – это шаг к успешным переговорам или продажам.

Не сложно научиться правильно составлять и оформлять информационное письмо.Мы постарались рассказать о том, как создавать информационные письма и описание деятельности компании.

Надеемся, что информация в нашей статье была вам полезной. Спасибо за внимание!В этом видео вы на примерах узнаете, какими бывают информационные письма:

Деловое письмо.

Образец и бланк

» Каждому человеку, занимающемуся бизнесом, время от времени необходимо писать деловые письма.

Корреспонденция подобного рода давно стала неотъемлемой частью бизнес-процесса. С ее помощью можно быстро решать огромное число проблем, а также находить ответы на многие вопросы и вызовы. Единая их классификация отсутствует.

Тем не менее, можно выделить следующие типы подобной корреспонденции:

  1. просьба. Например, о повторной отправке каких-либо документов;
  2. рекламация (официальная претензия);
  3. подтверждение о получении (писем, документов и пр.);
  4. благодарственные;
  5. приглашение;
  6. рекомендательные;
  7. соболезнования.
  8. гарантийные. Обычно составляются по формуле:”Прошу вас… Оплату гарантирую”;
  9. оферта. По сути близка к коммерческому предложению, но отличается от него обязательным наличием наименования товара или услуги, информации по цене, месту и срокам выполнения или действия;
  10. извещение. Например, о смене банковских реквизитов;
  11. коммерческие предложения;
  12. сопроводительное письмо. Например, опись документов, находящихся в пакете;
  13. напоминание;
  14. поздравление;

В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании. Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации.

Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем. Прежде всего, необходимо определиться с темой письма.

При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи. Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.). Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.

Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора. Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

  1. адрес электронной почты;
  2. дата написания;
  3. название организации;
  4. адрес (почтовый и/или юридический);
  5. банковские реквизиты;
  6. данные о контактах (телефон, факс);
  7. регистрационный номер.
  8. ИНН, КПП;

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит.

Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже. Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение. Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.).

Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!» Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

  1. должность лица, подписавшего письмо;
  2. основная часть;
  3. заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
  4. список приложений (при их наличии).
  5. итоговая часть (вытекающая из основной);
  6. причина или цель написания;
  7. ФИО исполнителя;

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим).

Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий. Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно. Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

В первую очередь – на грамотность. Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается.

Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким. Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты.

Поэтому размер не должен превышать 1 страницы.

Форма письма должна быть максимально корректной. Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д. для облегчения чтения и понимания его смысла.

Это создает благоприятное впечатление.

Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см. Согласно сложившейся практике, подобная корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman, размер 12, интервал одинарный.

Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон. Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать.

Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем. Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа.

Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае ее использование недопустимо. Эмоциональные оценки тоже не нужны.

Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний. В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения.

Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия.

Для отправки делового письма можно использовать несколько методов. Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки.

1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно. Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно.

Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка.

2. По факсу или с помощью мессенджера. Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты.

3. «Почта России». Таким путем обычно пересылаются оригиналы документов и вообще – корреспонденция, содержащая живые подписи и печати. Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки с уведомлением о вручении.

При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату. Недостатком является длительный срок доставки писем. ( Пока оценок нет ) Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Как правильно написать письмо – обращение в различные органы?

Это дисциплина, которую следует хорошо Такой документ как рекомендательное письмо работнику широко распространен в мировой практике. В нашей же Каждая организация время от времени получает различные предложения, резюме, просьбы и т.д.

По статистике, Многие работодатели сталкиваются с тем, что в штате у них числятся сотрудники, в отношении

Пример текста «О компании», как его написать – «пикап» потенциального клиента

Михаил (Kashchey) 05.07.2016 Вы: Мы на рынке с 1991 года. Они: Нам всё равно. Вы: У вас хорошая динамика развития и молодой, дружный коллектив.

Команда высококвалифицированных профессионалов.

Они: Значит опыта у сотрудников маловато…Что значит хорошая динамика развития?

В чем заключается профессионализм сотрудников? Вы: Опытные специалисты со стажем 20 лет! Они: Хватит этой мути. Покажите, что вы сделали и чем будете мне полезны. Дайте конкретику. ______ Они – посетители сайта, потенциальные клиенты или партнеры, которые хотят узнать о вашей компании и пользе от сотрудничества с вами.

Дайте конкретику. ______ Они – посетители сайта, потенциальные клиенты или партнеры, которые хотят узнать о вашей компании и пользе от сотрудничества с вами.

А ещё они сомневаются в вашей компетентности и надежности, поэтому и открыли страницу «О компании». Как написать текст на страницу «О компании», чтобы убедить посетителя, что ваша компания помогает решать проблемы, которые его сейчас волнуют? Сделать это в среде озлобленных, сошедших с ума от рекламы и «выгодных предложений» клиентов?

Проблема в том, что у вас все как у всех:

  1. низкие цены;
  2. специалисты – высококвалифицированные профессионалы своего дела.
  3. надежное оборудование;
  4. современные технологии;

Если не знаете, как написать текст о компании для сайта, и нужны примеры, то эта статья для вас.

Телепорт по статье: Похвалить свою компанию – плохая идея. Написать честно: компания «N» создана, чтобы заработать много денег – это тоже как-то не цепляет. Люди эгоистичны. О чём думает посетитель сайта?

О себе! Чего он боится больше всего? Что его разведут на деньги. Например: вместо бани построят «халупу», где температура не поднимается выше 80 градусов, углы отсыревают, дверь разбухла от влаги, а в мойке живет ближайший родственник пенициллина. Как успокоить посетителя? Профессиональный коллектив, гарантия на все виды работ (без сроков), максимально сжатые сроки (без конкретики) или опыт на рынке в 12 лет?

Вас это успокаивает? Меня нет.

Если вы не Apple, Газпром или Coca-Cola, то о компании нужно что-то рассказать.

Что должно быть на странице «О компании»:

  • Кто обращается к вам.
  • Кто вы.
  • Чем занимаетесь и как можете помочь.
  • С кем вы работаете и кто вас рекомендует.
  • Вы уже помогли кому-нибудь? Докажите примерами своей работы. Покажите задачи, которые вы уже решили.
  • Почему вы сможете помочь, а вот Васька (сосед) не сможет и чем ваша помощь отличается от помощи Васи. В чем вы луче Васи и конкурентов?
  • Зачем вы пишите, что у вас работают только русские бригады строителей? Покажите мне людей, которые будут отвечать за результат, желательно, в лицах.
  • Почему вы рассказываете о крутом офисе, разве нельзя просто показать фотографию.

Правда в том, что клиенту не нужна ваша компания. И Васька ему тоже не нужен. Ему нужно, чтобы:

  1. обои в комнате были оклеены ровно;
  2. ремень ГРМ заменили в выбранное время и с гарантией 6 месяцев;
  3. баню построили за 3 месяца, чтобы уже зимой фигачить веничком своих друзей.

Клиенту нужно решение его проблем и вот тут начинается самое интересное. Типичный клиент. Я не хочу ничего решать.

Не хочу ни о чём думать. Копирайтер, не насилуй мой мозг!

Я просто хочу и не париться. Конкретность, доверие и доказательства – этого ждёт потенциальный клиент, когда ему интересны ваши услуги.

Но что-то скребёт на душе. И поэтому он идёт на страницу «О компании».

Идёт в поисках ответов. Страница о компании создана для сомневающихся клиентов. Она – последний шанс убедить человека, что вы не верблюд.

Давайте найдём несколько примеров текстов «О компании», выделим интересные моменты и разберём неудачные примеры, чтобы не размахивать руками в кромешной темноте. Общие советы:

  1. отстройтесь от конкурентов;
  2. говорите о проблемах клиента и их решении;
  3. покажите свой лучший кейс;
  4. докажите слова фактами;
  5. обработайте вопросы клиентов;
  6. предложите что-то бесплатно.
  7. используйте авторитет генерального директора;
  8. сделайте неожиданное предложение;
  9. демонстрируйте результаты своей работы (фото, видео, рекомендации);
  10. будьте конкретны;
  11. нарисуйте портрет потенциального клиента;

Я так могу список из 50 пунктов написать. Но от этого не будет толку. Эти советы пусты.

Только примеры текстов о компании могут помочь. Общие фразы не позволяют компании пройти проверку на честность. Например:

  1. «прозрачная схема взаимодействия с клиентом» – в чем её прозрачность?
  2. «успешно сдаем свои коммерческие помещения» – как долго? Сколько помещений? В чем заключается успешность?
  3. «прочно закрепились на рынке» – чем докажете?
  4. «длительное взаимовыгодное сотрудничество с партнерами» – насколько длительное?
  5. «профессиональная репутация» – у кого спросить? Чем докажете?
  6. «высококвалифицированная команда профессионалов» – а разве у 1000 других агентство это не так?
  7. «четко выстроенные логические процессы ведения бизнеса» – покажите их мне?
  8. «нам доверяют собственники» – А отзывы покажете?

Далее ещё раз написано: «Конечно, главные ресурсы «XXXXX» — это профессиональный штат сотрудников, знание тонкостей процесса и налаженные алгоритмы работы»… Вы почувствовали это?

Текст написан с позиции: «Мы лучшие из лучших!», «Мы эксперты!», Мы, мы, мы… А на деле нет никаких характеристик, которые доказывают клиенту сказанное.

Текст о компании нужно писать таким образом, чтобы клиент прочитал и подумал: «Они профессионалы!». Он должен подумать так! Сам. Люблю я строительные организации. Тут столько можно написать. Но пишут всякую ерунду (жмите на изображение, открывается в новой вкладке) _____________ Мало того что из текста сложно выудить полезную информацию, так его ещё и читать тяжело.

Объём большой, но непонятно для чего он нужен? Сайт у компании интересный. Можно посмотреть на 3D модель дома. Вот бы ещё добавить в карточку 3D модели уже построенные дома.

В галерее выполненных работ свалено всё в кучу, а вот это уже плохо.

Каким может быть текст о компании? Например: Компания «ГК доступное качество» строит дома, коттеджи, бани и обустраивает придомовую территорию.

К нам обращаются, чтобы заказать проект объекта под ключ или сэкономить на нём, выбрав готовый вариант с оригинальными доработками. Строим из древесины, кирпича, газобетона в Нижегородской области и ближайших регионах (в т. ч. на юге Ленинградской области).

Проекты под ключ могут включать в себя (мы не навязываем все услуги, их выбираете вы):

  1. проектирование зданий в своем архитектурном бюро;
  2. обустройство участка: ландшафтные работы, строительство заборов, колодцев, беседок, навесов и хозяйственных построек;
  3. весь комплекс строительных работ: фундамент, стены, крыша, печка, , камин, внешняя и внутренняя отделка;
  4. создание и подключение канализации, электричества, водоснабжения и разработка системы отопления на газовой или дровяной основе.

Больше всего преуспели в строительстве домов, русских бань и коттеджей из оцилиндрованного дерева.

Уже закончено более 20 подобных проектов.

Посмотрите на наши работы в галерее.

Преимущества, которые помогают нам преуспевать на рынке с 2002 года:

  • Профессиональная разработка дизайна домов и территорий с возможностью 3D моделирования – у нас своё архитектурное бюро (вы уже могли видеть проекты в 3D графике, на некоторые из них действует скидка более 100 000 рублей – ищите метку «Акция»).
  • Разработка проекта под ключ. В нашем проектном бюро визуализируют мечты. Разработка 3D-проекта бесплатна. Но только если за его реализацию возьмёмся мы. В противном случае, проект дома будет стоить 50 000 руб., бани 20 000 руб. С нашими чертежами его сможет реализовать любой грамотный строитель.
  • Строительство небольших бань и домов (6х4, 8х6) за 2 месяца, благодаря своему автопарку, опыту подобных работ и наличию готовых срубов.

и бла, бла, бла… Как можно видеть, я ничего не изменил. Всё это есть в тексте о компании на сайте. Но это похоронено между строк, слов и букв.

Вот мне свой вариант нравится больше, ещё бы графику добавить.

А вам? Надеюсь, что этот пример текста о компании приоткрыл завесу, как писать такие материалы. Одного проекта мало. Поэтому давайте выберем другую тему. Этот кусочек текста взят с сайта socialit.ru.

Компания «SOCIAL» (нажмите, откроется в новой вкладке). Не знаю почему. Может я ещё молодой.

Но в моём понимании «молодые прогрессивные специалисты» – это студенты, которые не нашли себе работу и основали свою «компанию».

Несмотря на отдельные ужасы текста, в нем есть полезная информация. Что есть хорошего в тексте о компании:

  1. выделено 4 направления;
  2. есть постановка проблемы клиента;
  3. работают круглосуточно.

Однако есть и проблемы.

В последнем абзаце я увидел «стандартное время выполнения заказа – 1 день». Неужели сейчас будет неожиданная и сильная гарантия?

Нет, ее нет. А вот написали бы, что: если мы не устраним проблему за 1 день, то вернём 5000 рублей за каждый день просрочки. Вот это было бы мощно. Но этого нет.

Писать ещё один текст я не буду. Потому что словосочетание «данная миссия…» заставило вспомнить меня о миссии этого текста.

  • Покажите свои сильные и слабые стороны. Существуют сотни компаний с похожими услугами. Но даже у близнецов есть отличия, по которым их легко различают родители – характер и жизненный опыт. Расскажите о нем.
  • Пишите для Клиента, думая от Клиента. Когда компания сыпет прилагательными, оперирует сомнительными фактами и рассказывает о своей исключительности, то доверие к ней скатывается в ноль. Есть простая формула продаж, которая работает лучше всего: было – заплатили денег компании N – стало. Покажите всю цепочку в логичной последовательности.
  • Текст о компании – это идеальная возможность для использования «инфостиля». Нужно оперировать фактами. Пусть их будет немного. Пусть они покажутся мелочью. Из мелочей собирают отличие и отстройку от конкурентов.
  • Компания – это не помещения, бетон и компьютеры, а группа людей. Они работают, чтобы заработать денег. Ни один здравомыслящий человек не станет отдавать деньги за слова и обещания. Ну, может 1 или 2 раза отдаст по своей наивности и неопытности. Люди готовы платить за результат и за решение задач.
  • Шаблон написания текста о компании:
  1. наша команда в лицах;
  2. лучший проект;
  3. наша компания в цифрах;
  4. какие гарантии мы даём.
  5. в чём отличие компании;
  6. примеры наших работ;
  7. чем занимаемся;
  8. кто к нам обращается;
  9. что о нас говорят клиенты;
  10. что у нас получается лучше всего;

Веб-райтеры и копирайтеры наверняка спросят, а как написать текст о компании, когда перекупщик ничего не может сказать о ней.

Проявите наблюдательность, если у компании уже есть сайт. Свяжитесь с конечным заказчиком или попросите посредника переслать Ваш бриф. Если Вы не выйдете на представителя компании, то текст будет заштампованным, неказистым и неэффективным.

Я как-то писал подобную статью, может вам будет интересно: «Гайд ». А компаниям я советую не работать с посредниками и найти своего копирайтера. Платите меньше, а толку больше.

А чтобы заказать текст о компании и получить его за 3 дня, перейдите в раздел «».

_____ С уважением, маркетолог-аналитик и копирайтер Страница о компании нужна, чтобы убедить сомневающегося клиента.

Он ничего о вас не знает. Расскажите ему всё, что ему нужно узнать для принятия решения о сотрудничестве.

Полезно? Тогда не жмись. С друзьями поделись.


prinyatie-nasledstva.ru © 2021
Наверх