Главная - Трудовое право - Обязанность учреждения вести трудовую книжку

Обязанность учреждения вести трудовую книжку


Обязанность учреждения вести трудовую книжку

Вся правда об электронных трудовых книжках. Инструкция для работодателей


С 1 января 2020 года вступили в силу изменения, связанные с электронными трудовыми книжками. Разберем по шагам, что делать Рекомендуем почитать в Контур.Школе:​

  1. Истек срок уведомления об «электронных трудовых». Что дальше? — узнаете, как проверить, соответствуют ли записи в трудовой реальным событиям у прежнего работодателя; что делать, если работник не написал заявления о выборе трудовой; будет ответственность за ошибки прежнего работодателя.

Нормативные правовые акты по электронным трудовым книжкам

  • Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ изменил Трудовой кодекс и определил основные обязанности работодателей по переходу на электронные трудовые книжки.
  • Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ изменил Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

    Теперь мы предоставляем в Пенсионный фонд РФ новую отчетность.

Определяемся с терминологией.

Верно так: «сведения о трудовой деятельности» Термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п используются термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ. Правильно говорить «сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст.

66.1 Трудового кодекса РФ» — этот термин нужно использовать в кадровых документах. Что означает формирование сведений о трудовой деятельности?

С февраля 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.

Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.

  1. Остальные работники — на кого до 2021 года была заведена трудовая книжка — до 31 декабря 2020 года включительно должны подать письменное заявление работодателю в произвольной форме с просьбой:
  2. Работодатели не будут вести бумажные трудовые книжки на работников, которые впервые трудоустроятся с 1 января 2021 года.

    Таким работникам будут предоставляться только сведения об их трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Вариант 1.

Продолжить вести бумажную трудовую книжку После можно в любой момент подать заявление работодателю и перейти на формат предоставления сведений о трудовой деятельности: и в 2021-м, и в 2025-м, и в 2035-м, и в любом другом году. Только работник решает, хочет он отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.

Вариант 2. Отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ Экспресс-курс про электронные трудовые книжки Научитесь работать по новым правилам Подробнее А если работник передумает и захочет вернуться к бумажной трудовой книжке? Нельзя. Получив заявление, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику с записью о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст.

66.1 ТК РФ. С этого момента работодатель освобожден от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. Работник будет отвечать за ее сохранность сам. Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.
Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.

Работник также сможет получить сведения о своей трудовой деятельности:

  1. в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  2. в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  3. через единый портал государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Пенсионный фонд РФ разрабатывает административный регламент предоставления работнику сведений о трудовой деятельности. Работнику, который до 31 декабря 2020 года включительно не предоставит работодателю заявление, надо продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Переход на формирование сведений о трудовой деятельности работников. Инструкция для работодателя Шаг 1. Разрабатываем приказ, в котором назначаем ответственных лиц за каждое мероприятие, определяем виды мероприятий, сроки их реализации.

Приказ — необязательный документ, но позволит работодателю организовать процесс перехода на формирование сведений о трудовой деятельности. Форма — произвольная. В конце статьи есть шпаргалка Шаг 2.

Обеспечиваем техническую готовность к предоставлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР

  1. Если у работодателя 25 и более работников, то в Пенсионный фонд РФ уже передавались и передаются иные формы отчетности в электронном виде (например, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) через ранее установленную информационную систему электронного документооборота, например Контур.Отчет ПФ.

Вы можете использовать то же самое программное обеспечение.

Покупать и устанавливать какое-то специальное не нужно. Но СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могли передавать работники бухгалтерии. Поэтому нужно определить, кто из работников, ответственных за кадровое делопроизводство, будет формировать и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД. Этим работникам нужно организовать доступ к информационной системе.
Этим работникам нужно организовать доступ к информационной системе.

Предоставить сведения о трудовой деятельности работника работодатель сможет также через Кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда РФ, когда станет доступной эта функция.

Если ответственным будет тот же работник, который предоставляет отчеты по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, достаточно его назначить в приказе как ответственного за формирование и передачу в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Покупать специальную программу или заключать отдельное соглашение с Пенсионным фондом на предоставление данного отчета не нужно. Отчет в электронном виде должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью.

  1. Работодатели, численность работников которых менее 25, могут предоставлять отчет в бумажном виде или в электронном.

Шаг 3. Разрабатываем форму уведомления работников Уведомляем каждого в письменной форме, что законодательство изменилось и нужно сделать выбор и написать заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или отказе от ведения работодателем трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст.

66.1 ТК РФ. Уведомить работников нужно до 30 июня 2020 года включительно. Обратите внимание: уведомить необходимо каждого работника, в том числе совместителей, дистанционных работников, иностранцев, находящихся в отпусках по уходу за ребенком.Форма уведомления — письменная. Уведомление по электронной почте не подойдет.

Тех работников, кто находится «на удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.

В Законе № 439-ФЗ не установлено, что форма уведомления должна быть персональная. Если работодателю удобно, он может разработать единую форму уведомления и знакомить с ней работников.

Из уведомления работнику должно быть понятно:

  1. что будет, если выберет предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и откажется от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работник получит на руки свою бумажную трудовую книжку и будет хранить ее сам.
  2. что изменилось в законодательстве;
  3. что будет, если работник решит оставить бумажную трудовую книжку;

Заведите реестр работников, которым отправили уведомления. Разработайте график уведомлений.

Так легче контролировать процесс. Важно: до 1 июля 2020 года должны быть уведомлены все работники.

Шаг 4. Создайте адрес электронной почты и установите его в локальном нормативном акте работодателя, например в правилах внутреннего трудового распорядка На этот адрес электронной почты принимайте заявления от работников, отказавшихся от бумажной трудовой книжки.

Работник может обратиться с заявлением как в письменной форме, так и направить его на адрес электронной почты. Право выбора способа направления заявления — за работником. Сведения будут выдаваться по форме СТД-Р, которую утвердит Минтруд РФ. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы только у данного работодателя в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления.

Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы только у данного работодателя в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления.

Также работодатель обязан выдать сведения способом, указанным в заявлении работника:

  1. в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (только при ее наличии у работодателя).
  2. на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

Важно: в приказе установите, кто из работников отдела кадрового учета будет ответственен за выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р и организуйте им доступ к этому адресу электронной почты. Не забудьте в должностной инструкции прописать обязанность этих работников ежедневно проверять электронную почту.

В нормативных актах не установлен срок, к которому работодателю нужно определить адрес электронной почты и установить порядок направления работником заявлений на него, но рекомендую создать его к началу уведомлений работников об изменениях в законодательстве или к моменту, когда появится первый работник, отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки. Шаг 5. Проанализируйте и при необходимости внесите изменения в локальные нормативные акты На это мероприятие дается весь 2020 год. Внести изменения вы можете в любое время в течение 2020 года.

Просмотрите все локальные нормативные акты работодателя. Те локальные нормативные акты, в которых встречается упоминание трудовой книжки, отложите на изменение.

Можете для удобства составить график внесения изменений в локальные нормативные акты. Если в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовая книжка упоминается в контексте документа, предъявляемого при приеме на работу, то дополните это предложение после слов «трудовая книжка» словами «и (или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ». Обратите внимание, в ст.

65 ТК РФ с 1 января 2020 года также внесено изменение и теперь документами, предъявляемыми при приеме на работу, являются трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности работников.

И так как работодатель не будет иметь доступа к информационной системе Пенсионного фонда РФ, то именно на основании этих документов работодателю при приеме на работу работника нужно будет посчитать страховой стаж и занести в личную карточку Т-2.

Важно: трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности названы как документы, предъявляемые при приеме на работу.

  1. Если в локальном нормативном акте трудовая книжка упоминается как документ, выдаваемый при увольнении, внесите изменения в данный акт в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ. После того как в локальные нормативные акты будут внесены изменения, ознакомьте работников с ними под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
  2. Если в трудовой книжке вы увидите запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, то трудовую книжку вы не принимаете для хранения или ведения. Трудовую книжку в этом случае рассматриваем исключительно как документ для определения стажа и опыта работы и фиксируем эту информацию в личной карточке Т-2.

Шаг 6. Если у работодателя есть коллективный договор, в 2020 году необходимо подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры Шаг 7.

Не позднее 17 февраля 2020 года предоставьте в Пенсионный фонд первый отчет по форме СЗВ-ТД Отчет по форме СЗВ-ТД надо предоставлять в том числе на работников-совместителей, на дистанционных работников и на работников с бумажными трудовыми книжками. Предоставить отчет работодатель обязан только при наступлении одного из случаев:

  • Постоянный перевод.
  • Увольнение.
  • Прием на работу.
  • Подача работником заявления о продолжении ведения работодателем трудовых книжек либо о предоставлении работодателем работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

На дату выхода статьи форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 740п.

О том, как правильно представить СЗВ-ТД читайте в статье

«13 самых горячих вопросов о том, как представить новую форму СЗВ‑ТД»

.

Шпаргалка В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  1. 8 шагов работодателя для перехода на ЭТК 379.7 КБ
  2. Пример заявления 216.1 КБ
  3. Пример уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде 243.1 КБ

Скачать

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу. 5 401

  1. Популярные
  2. Новые статьи
  1. Как оформить основной оплачиваемый отпуск.

    Что советует Роструд?

  2. СЗВ‑ТД: как заполнять код выполняемой функции
  3. 10 документов, чтобы оформить работу из дома
  4. Новые рекомендации Роструда: обзор значимых ответов за I квартал 2021 года
  5. 5 главных правил при разработке ПВТР
  1. Правила оформления дистанционной работы в 2021 году
  2. Как правильно вести суммированный учет рабочего времени: 5 основных правил
  3. Кадровое делопроизводство с нуля.

    8 первых шагов

  4. СЗВ‑ТД: как заполнять код выполняемой функции
  5. Ведение общего воинского учета: новые обязанности и ответственность работодателей
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур. Проверки ГИТ по новым правилам с 1 июля 2021 года.

Что изменилось и как избежать штрафов Конюхова Е. В. Вебинар, 8 июля, 10:00 мск Кадровые вопросы.

Знаковые решения КС РФ, ВС РФ, разъяснения финансовых ведомств за первое полугодие 2021 года Конюхова Е. В. Вебинар, 22 июля, 10:00 мск Как без рисков увольнять работников по разным основаниям: алгоритмы, советы, судебная и инспекционная практика Финатова М.

С. Запись вебинара Статьи по теме

  1. СЗВ‑ТД: как заполнять код выполняемой функции
  2. 5 главных правил при разработке ПВТР
  3. 10 документов, чтобы оформить работу из дома
  1. Новые рекомендации Роструда: обзор значимых ответов за I квартал 2021 года
  2. Как оформить основной оплачиваемый отпуск.

    Что советует Роструд?

  3. Топ‑8 ошибок при составлении штатного расписания

VI. Учет и хранение трудовых книжек

Данный документ в перечень НПА, на которые не распространяется требование об отмене с 01.01.2021, установленное ФЗ от 31.07.2020 .

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:(в ред. Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)(см. текст в предыдущей редакции)а) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;б) трудовых книжек и вкладышей в них.Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.(в ред.

Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 , от 25.03.2013 )(см. текст в предыдущей редакции)41.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.КонсультантПлюс: примечание.Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных и абзацем четвертым пункта 41 Правил, осуществляется при наличии печати ( Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.42.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными Российской Федерации об архивном деле.(п. 43 в ред. Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)(см.

текст в предыдущей редакции)44.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
Открыть полный текст документа

Кто обязан вести трудовые книжки?

Copyright: фотобанк Лори До того момента, пока система сведений о трудовом стаже работника не будет полностью переведена в электронный формат, личные трудовые книжки будут оставаться основным документом о трудовой деятельности граждан.

Ответственность за ведение трудовых книжек (ТК) и достоверность вносимых в них данных определена законодательно. Информацию о том, какими законодательными нормами определена ответственность за ведение ТК, кто обязан вести трудовые книжки согласно требованиям закона, и на основании чего осуществляются такие функции, вы найдете в этом обзоре.

Нормы статьи Трудового Кодекса РФ устанавливают обязанность и ответственность работодателя по ведению трудовых книжек работников, проработавших в его подчинении свыше 5 рабочих дней, если эта работа для них является основной. Как трактовать эту правовую норму, и какие работодатели обязаны вести трудовые книжки в соответствии с ней? С учетом современных экономическо-правовых реалий, под понятием «работодатель» в данном контексте подразумеваются:

  1. физические лица – индивидуальные предприниматели, осуществляющие свою деятельность без образования юрлица, и состоящие в трудовых правоотношениях с наемными работниками.
  2. юридические лица (предприятия и организации всех форм собственности);

Обязанность оформлять, вносить сведения и вести учет ТК не распространяется на юридических и физических лиц, взаимодействующих с наемными работниками в рамках договоров ГПХ, а также на физических лиц, использующих наемный труд, но не имеющих статуса ИП.

Еще одна законодательная норма, которая учитывается при ведении трудовых книжек – , утвержденные Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 (ред. от 25.03.2013). Пункт данных Правил также возлагает на работодателя обязанности по ведению, , учету и обращению трудовых книжек работников.

Резюмируем: выше обозначенными правовыми актами (ст.66 ТК РФ и п.45 Правил ведения и хранения трудовых книжек) закон прямо указывает, что не каждый работодатель обязан вести трудовые книжки, а только юридические лица и ИП, которые несут ответственность также за их хранение, выдачу, учет и достоверность вносимых данных. Обычные физлица (не ИП) не ведут трудовые книжки на работающих у них граждан. Несмотря на то, что закон определяет работодателя в качестве лица, обязанного вести ТК сотрудников, в реальности не часто можно встретить ситуацию, когда руководитель (он же – работодатель) лично занимается оформлением и учетом трудовых книжек, особенно когда речь идет о предприятиях многочисленным штатом и большим перечнем профессий и специальностей.

Так кто же в таких случаях ? В общепринятой практике, обязанность ведения трудовых книжек работодатель делегирует:

  1. любому сотруднику, уполномоченному на данную деятельность (в малочисленных компаниях).
  2. должностным лицам, осуществляющим кадровый учет на предприятии (типично для крупных организаций);
  3. лицам, ответственным за делопроизводство и документооборот (обычно на небольших производствах);

Однако следует помнить, что к работе по ведению трудовых книжек сотрудник не может быть привлечен по устному распоряжению работодателя.

Допуск должен быть оформлен соответствующим образом, т.е., если оформление и учет ТК осуществляет:

  1. уполномоченный сотрудник (таковым может являться любое должностное лицо из числа служащих – секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и проч.) – работодатель должен издать приказ по предприятию, о вменении в обязанность данной функции и ответственности сотрудника за достоверность сведений и качество работы.
  2. штатный работник кадровой службы – в его должностной инструкции, в перечне функциональных обязанностей должен быть отражен пункт о ведении ТК. Причем, эта должностная инструкция должна быть утверждена руководителем, согласована с профсоюзом (при наличии) и внесена в номенклатуру дел предприятия;

Для выполнения данной обязанности, лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно ориентироваться в трудовом праве, иметь навык работы с кадровой документацией, знать порядок ведения и хранения ТК. Важное дополнение — при издании распоряжения о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек (речь об уполномоченных сотрудниках), в приказе должно быть оговорено право подписи под вносимыми сведениями, т.е.:

  1. либо оговорить в приказе полномочия сотрудника на заверение личной подписью вносимых записей.
  2. либо оставить это право исключительно за руководителем – тогда сотрудник будет приносить ТК всех высвобождаемых сотрудников с записью об увольнении на подпись руководителю;

Делегирование руководителем обязанностей по ведению трудовых книжек должностному или уполномоченному лицу не снимает ответственности работодателя, предусмотренной законодательством.

Независимо от того, кто по факту вносит записи о трудоустройстве, перемещениях и увольнении работника в трудовую книжку, работодатель:

  1. несет административную ответственность, сопряженную со штрафными санкциями (ст. КоАП РФ), если ведение трудовых книжек осуществлялось с нарушениями норм трудового права.
  2. обязан возместить работнику материальный ущерб, в случае если уволенный сотрудник не смог трудоустроиться на новое место работы ввиду нарушения , а также недостоверности или неправильности внесенной в трудовую записи об увольнении (ст.ТК РФ);

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в Рубрики: Tags: Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 12:50 20 июля 2020 Кадровое делопроизводство | 12:25 3 июня 2021 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 12:50 27 февраля 2020 Кадровое делопроизводство | 13:21 12 апреля 2021 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Бухгалтерская отчетность, Страховые взносы ПФР Отпуск Отпуск Налоговые проверки Экономика и бизнес Выплаты персоналу Кадровое делопроизводство Прием на работу Кадровое делопроизводство Страховые взносы ПФР Декретный отпуск Бухгалтерский учет Бухгалтерская отчетность Регистрация налогоплательщиков Статистическая отчетность Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2021 Все права защищены. При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

Обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек

03.06.2021 Денис Трудовая книжка Содержание статьи

  1. 3.1 Записи титульного листа
  2. 3.6 Запись в трудовую книжку данных об изменении названия организации
  3. 3 Основы внесения сведений в трудовую книжку
    • 3.1 Записи титульного листа
    • 3.2 Ошибки, допущенные на титульном листе
    • 3.3 Дополнения информации титульного листа
    • 3.4 Заполнение сведений о работе
    • 3.5 Занесение информации о военной службе и профессиональном обучении
    • 3.6 Запись в трудовую книжку данных об изменении названия организации
    • 3.7 Иные сведения, подлежащие занесению в раздел о работе
    • 3.8 Увольнение сотрудника
    • 3.9 Записи в разделе о награждениях
  4. 2 Сроки оформления новой трудовой книжки
    • 2.1 Данное трудоустройство у работника первое
    • 2.2 Отсутствие или непригодное для использования состояние трудовой книжки
    • 2.3 Трудовая книжка работника выдана не на территории РФ
  5. 4 Ответственное хранение предоставленных трудовых книжек
  6. 3.4 Заполнение сведений о работе
  7. 2.2 Отсутствие или непригодное для использования состояние трудовой книжки
  8. 3.3 Дополнения информации титульного листа
  9. 3.5 Занесение информации о военной службе и профессиональном обучении
  10. 3.9 Записи в разделе о награждениях
  11. 1 Кто ответственен за ведение трудовой книжки
  12. 3.2 Ошибки, допущенные на титульном листе
  13. 2.3 Трудовая книжка работника выдана не на территории РФ
  14. 3.8 Увольнение сотрудника
  15. 3.7 Иные сведения, подлежащие занесению в раздел о работе
  16. 2.1 Данное трудоустройство у работника первое

Хронология трудовой деятельности и стаж работ человека в полном объеме отражает трудовая книжка. Обязанности работодателя по ведению трудовых книжек отражают основные документы, регламентирующий порядок хранения и ведения этого документа:

  1. инструкция, утвержденная Министерством труда и соцразвития (2003 г.), нормативно регламентирующая правила занесения сведений в трудовые книжки.
  2. приказ № 117 Минфина (2003 г.) «О трудовых книжках»;
  3. Трудовой кодекс РФ (далее ТК РФ);

  4. «О трудовых книжках» – правила изготовления, обеспечения работодателей, хранения и внесения информационных записей в них, утвержденные правительственным постановлением (2003 г.);

Работодатели – юридические лица любой формы собственности обязаны ответственно вести трудовые работников. Исключение сделано только для работодателей, являющихся физическими лицами – не ИП.

Вся ответственность за работы, связанные с хранением и ведением трудовых, возложена на работодателя.

В связи с этим, приказом или распоряжением работодателя назначается сотрудник, ответственный за все операции с трудовыми книжками.

В приказе также указывается специалист, который будет выполнять функции ответственного лица в период его временного отсутствия на рабочем месте. Руководитель организации, в случае ее малочисленности и отсутствия необходимого специалиста, имеет право выполнять обязанности по оформлению трудовых книжек самостоятельно. Все записи производятся аккуратно и разборчиво, не допуская сокращений, чернилами стандартных цветов.

Цифровые значения вносятся в виде арабских цифр в стандарте: двузначные значения числа и месяца и четырехзначное – года.

Кто ответственен за ведение трудовой книжки Работодателю вменяется в обязанность ведение трудовой работника, проработавшего более пяти дней. В случае, если работник проработал на рабочем месте меньше этого срока, информация в трудовую книжку не заносится.

При поступлении на работу обязанностью работника является предоставление своей трудовой книжки.

Понятным исключением является первичное трудоустройство и работа по совместительству. Сроки оформления новой трудовой книжки Сотрудник, уполномоченный вести трудовые книжки должен точно знать, в какой срок оформляется трудовая книжка новому работнику и в каких случаях она выдается. Данное трудоустройство у работника первое В обязанности работодателя входит завести работнику трудовую книжку, с учетом того, что законодательно установленный срок оформления трудовой книжки не может превышать неделю с момента поступления на работу.

Отсутствие или непригодное для использования состояние трудовой книжки При отсутствии вследствие утраты или нахождении документа в непригодном состоянии, работодатель, по письменному заявлению сотрудника с указанием причин отсутствия, на тех же основаниях обязан в принятые сроки оформить ему новый бланк трудовой.

Трудовая книжка работника выдана не на территории РФ В случае, если работник предоставляет трудовую книжку, выданную в бывших республиках СССР, работодатель игнорирует данный документ, как не имеющий юридической силы на территории России и оформляет новую, как если бы данная работа была у работник первой.

Основы внесения сведений в трудовую книжку Поскольку все записи должны вноситься правильно и без ошибок, важно знать, как правильно заполнять трудовую книжку.

Записи титульного листа Титульный лист документа заполняется при первичном поступлении на работу. В дальнейшем в него допускается по необходимости вносить исправления или дополнения.

Любая информация, вносимая в трудовую книжку, в обязательном порядке должна быть подтверждена документально. Титульный лист содержит следующую информацию:

  1. Полностью, без сокращений фамилия, имя и отчество работника; информация вписывается на основании документа, являющегося удостоверением личности. Не допускается замена имени и отчества инициалами.
  2. Сведения о профессии и специальности заносятся в трудовую книжку с опорой на документы, содержащие информацию об образовании, наличии определенной квалификации или специализации.
  3. Дата рождения пишется арабскими цифрами в порядке: число, месяц и год. Значения числа и месяца записываются в двузначном формате, а год указывается в четырехзначном. Информация указывается также на основании документов, удостоверяющих личность.
  4. Информация об образовании заносится на основании документов, подтверждающих данные сведения (диплом, аттестат и др.). Если образование не является законченным, информация заносится на основании студенческого билета, действительного на момент записи, или справки из образовательного учреждения.

Сотрудник отдела кадров, после занесения на титульный лист всей информации, указывает дату заполнения документа. Работник проверяет правильность внесения информации и своей подписью подтверждает верность занесенных в его трудовую книжку данных.

В обязательном порядке первую страницу документа подписывает ответственное лицо, уполномоченное работать с трудовыми книжками в организации. Подпись выполняется разборчиво, фамилия должна легко и однозначно читаться. Титульный лист новой трудовой книжки заполнен и подписан – после этого необходимо поставить оттиск печати кадровой службы или организации.

Трудовая книжка без печати организации, ее выдавшей не является документом. Ошибки, допущенные на титульном листе В случае обнаружения ошибки, допущенной заполнявшим титульный лист лицом, бланк книжки считается испорченным и должен быть списан по акту.

Работнику оформляется новая трудовая книжка за счет организации. Исправления сведений на титульном листе недопустимы. А изменение информации вполне правомочно.

Изменения, касающиеся имени, отчества и фамилии работника, осуществляются на основании официального документа, подтверждающего произошедшие изменения: паспорт, свидетельство о браке или разводе, свидетельство об изменении личных данных (имени, отчества или фамилии).

Данные изменения вписываются на титульный лист книжки таким образом: сотрудник, уполномоченный работодателем, зачеркивает одной чертой информацию на титульном листе, подлежащую изменению, и рядом вносит измененные сведения.

На внутренней поверхности обложки ответственное лицо делает запись о документах, послуживших основанием для внесения изменений.

Данная информация подтверждается подписью работодателя и в обязательном порядке ставится оттиск печати организации или отдела кадров.

Дополнения информации титульного листа В качестве уже имеющихся сведений заносится на титульный лист информация о новом образовании, специальности или профессии. Основанием для дополнения имеющихся сведений являются соответствующие документы. В случае получения работником второго высшего образования и иной, нежели указано на титульном листе, специальности, вносятся следующие дополнения: запись об образовании не дополняется и остается в том же виде – высшее профессиональное.

Новая специальность добавляется к уже имеющейся через запятую.

В случае, если образование у работника было среднее специальное и он, закончив институт, получил высшее, то к имеющейся записи об образовании через запятую добавляют запись «высшее профессиональное». При этом на внутренней поверхности обложки указывают документ, на основании которого было произведено дополнение информации.

Запись завершается подписью ответственного лица или работодателя и печатью кадровой службы или организации. Любые изменения и дополнения, которые ответственное лицо вносит в трудовую книжку, параллельно вносятся и в личную карточку работника.

Заполнение сведений о работе

Независимо от того, оформляем новую трудовую книжку или продолжаем записи в предоставленной работником, записи в разделе сведений о работе начинаются заголовком, где указывается полное название организации, а при наличии сокращенного – следом указывается и оно.

В случае, когда работодателем является частный предприниматель, заголовком служат полные данные предпринимателя: указывают фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя.

Уполномоченный работодателем сотрудник заносит в графу 1 порядковый номер, соответствующий сквозной нумерации, а в графу 2 вписывает дату приема работника на работу.

Информацию о зачислении на работу с указанием должности, специальности и квалификации, работник кадровой службы записывает в графе 3. Основание для принятия работника (приказ или распоряжение) с номером и датой записывается в графе 4.

Для правильного ведения трудовой книжки, работодатель должен знать, что все записи в разделе о работе подлежат нумерации.

Исключение составляют сведения о переименовании организации – их не нумеруют. Занесение информации о военной службе и профессиональном обучении В раздел сведений о работе работодатель законодательно обязан, помимо сведений о самой работе, указать время военной службы, службы в органах наркоконтроля, налоговой полиции и внутренних дел.

Сюда же работодатель заносит информацию об обучении, связанном с повышением квалификации, переквалификацией или подготовке кадров.

Сведения заносятся на тех же основаниях, что и информация о работе. Запись в трудовую книжку данных об изменении названия организации В случае, когда изменяется название организации, всем работникам в трудовых книжках ответственное лицо работодателя осуществляет соответствующую запись. Запись не подлежит нумерации и начинается с графы 3, где указывают, что организация с таким-то названием с (указывают число) переименована и указывают новое название.

Основание для переименования (ссылка на приказ или распоряжение) кадровый сотрудник вписывает в графу 4. Иные сведения, подлежащие занесению в раздел о работе Сотрудник, назначенный ответственным в организации за ведение трудовых, должен занести в раздел о работе информацию о присвоении работнику нового трудового разряда. Запись делается на общих основаниях с обязательной порядковой нумерацией.

Информация об установлении работнику второй профессии, другой квалификации или специальности с точным их указанием также заносится сотрудником, отвечающим за работу с трудовыми книжками, в раздел о работе. Запись подлежит нумерации. Увольнение сотрудника

В случае увольнения с работы сотрудника, работодатель должен произвести соответствующую запись в разделе о работе и выдать трудовую книжку на руки владельцу под роспись. Информация вносится в раздел о работе на общих основаниях.

Отдельное внимание сотруднику кадровой службы следует обратить на запись основания увольнения – оно должно полностью соответствовать написанию в ТК РФ и иметь ссылку на номер статьи.

Записи в разделе о награждениях В данный раздел трудовой книжки сотрудник, занимающийся ведением трудовых книжек, заносит информацию о поощрениях за успешную работу и наградах.

Награды работника, подлежащие занесению в трудовую книжку:

  1. награждения и поощрения, предусмотренные законом РФ или внутренним распорядком организации.
  2. почетные грамоты, значки и дипломы;
  3. государственные награды;

Ответственное хранение предоставленных трудовых книжек Обязанностью работодателя является обеспечение сохранности находящихся у него трудовых книжек.

С этой целью работодатель назначает сотрудника, отвечающего за ведение, ответственное хранение, документальный учет и грамотную выдачу трудовых книжек, а также обеспечивает условия для их хранения, дабы исключить возможность утраты или порчи документов. Чаще всего данная функция возлагается на кадровую службу работодателя.

Для обеспечения должного уровня безопасности, хранение трудовых книжек работников производится в сейфе или металлическом несгораемом шкафу.

Там же находятся и бланки новых трудовых книжек, а также их вкладыши.

Вместе с трудовыми книжками и бланками новых документов следует содержать книгу учета движения трудовых книжек и заполненные личные карточки сотрудников, куда работники кадровой службы дублируют все записи из трудовых.

Задача работодателя – обеспечить сохранность не только трудовых книжек работающих в данный момент сотрудников. Не полученные при увольнении или в случае смерти владельца трудовые книжки должны храниться работодателем в течение двух лет непосредственно в кадровой службе.

По истечении этого срока их надлежит передать в архив организации и обеспечить в срок до 50 лет их сохранность.


prinyatie-nasledstva.ru © 2021
Наверх