Главная - Другое - Нумерование прошивание документов

Нумерование прошивание документов


Нумерование прошивание документов

Как правильно прошить в 3 дырки рабочую программу учителя


» Сшивать рабочие бумаги необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях сшивают ту документацию, которую требуется передать в архив.

Прошитые бумаги удобно хранить и по запросу представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.Есть определенные нормативные указания, регулирующие, как правильно прошить документы по ГОСТу в 2021 году:

  • ГОСТ Р 7.0.8-2013.
  • Методические рекомендации, утвержденные Приказами Росархива №76 от 23.12.2009, №44 от 11.04.2018, №71 от 22.05.2019.
  • Правила делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Минфин, Минэкономразвития и проч).

Кажется, что вроде ничего сложного в том, чтобы прошить бумаги, нет.

Но на самом деле не все так просто. Есть определенные правила, по которым это делается.

Если вы хотите сделать подшивку газет или журналов для пользования внутри организации, то это одно. А вот если перед вами стоит задача подготовить документы в архив или налоговую, или еще куда-то, то тут нужно подойти к работе со всей ответственностью, иначе вы рискуете получить бумаги обратно.

Причиной отказа может послужить неверное оформление.Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов. Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет.

Пользоваться степлером не разрешается. Это считается грубым нарушением.Прошивать документы обязаны многие структурные подразделения.

Делопроизводители систематизируют входящую и исходящую документацию. Сотрудники кадровой службы по итогам календарного года сшивают:

  1. внутреннюю переписку.
  2. приказы по личному составу;
  3. приказы по основной деятельности;

Бухгалтеры сшивают:

  1. путевые листы;
  2. авансовые отчеты;
  3. кассовую книгу;
  4. оборотные ведомости по материальным средствам;
  5. ведомости на получение заработной платы (если зарплату выдают сотрудникам на руки).
  6. акты выполненных работ;
  7. счета-фактуры;
  8. накладные;

Сшивайте документацию одним из этих способов:

  1. используйте специальное оборудование.
  2. сшейте нитками;
  3. скрепите степлером;

Самым надежным вариантом является сшивание дел нитками — такие бумаги не подменят.Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.Рекомендуем прочесть: Какие требования в г краснодаре на получение земельного участка при рождении 3 ребенка сколько лет надо быть прописанным в краснодареПо ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить.

Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.Есть общий порядок сшива бумаг.

Несколько предварительных шагов, чтобы правильно подшить документы, независимо от используемого инструмента:

  • Вложите бумаги в картонную обложку надлежащего размера. Подойдет папка с надписью «Дело».
  • Подготовьте опись (ее не нумеруют).
  • Прислоните бумаги друг к другу, выровняйте по краям.
  • Отсортируйте регистры по дате.
  • Пронумеруйте каждый лист — сверху справа поставьте арабские цифры. Начинайте с цифры 1.

Основные требования к секретарю-делопроизводителю пропишите в должностной инструкции.

А если вам потребуются правила заполнения журнала трудовых договоров, прочитайте статью «Журнал регистрации трудовых договоров».Для прошивания стандартных регистров используется обычный скоросшиватель формата А4.

Нумеруются не только бумаги, но и конверты.

В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если вы допустили ошибку, зачеркните ее одной чертой и продолжите нумерацию. Заверьте лист подписью: «Исправленному верить», поставьте подпись ответственного лица и скрепите печатью.

Во всех учреждениях прошиванием документов занимается специалист, которому такие полномочия были переданы на основании внутренних ведомственных актов, регламентирующих правила обращения с документами (приказ начальника, служебная инструкция).Такой работник организации именуется делопроизводителем.Как правило, если он получил специальное образование, он должен знать, как именно прошить те или иные документы.Однако, зачастую, на данной должности может сидеть и человек, не вполне владеющий точными знаниями.В этом случае он должен знать, что перед сшиванием документов необходимо следующее:

  1. Сложить все документы в соответствии с их датами и номерами, правильной стороной и в нужном порядке.
  2. Подготовить нить длиной не менее 70 см.
  3. Заранее подготовить все инструменты, которые пригодятся во время сшивания бумаг.
  4. Затем пачку для сшивания нужно сложить ровно, чтобы каждый лист лежал одинаково со всеми остальными. Если за этим не проследить, то в результате скрепления пачка будет выглядеть неаккуратной, а края выбившихся листов замнутся. При слишком большом объеме сшиваемых листов для выравнивания применяется специальный инструмент.
  5. Перед сшиванием следует убедиться, что на листах отсутствуют скрепки и скобы, а если таковые где-нибудь прикреплены, то необходимо их удалить. Подобные посторонние канцелярские принадлежности будут мешать в процессе сшивания, да и при последующем хранении документов они лишние.

Перед началом процедуры удалите все скрепки и скобы от степлера.

Систематизируйте бумаги по датам или по значимости и пронумеруйте каждый лист.

Если дело состоит из множества листов, то соедините все специальными скрепками и приступайте к прошиванию. Приготовьте необходимые инструменты и материалы.

Вам понадобятся:

  • Бумажный клей.
  • Картонный или бумажный скоросшиватель.
  • Лист чистой бумаги.
  • Иголка. Размер подбирают в зависимости от толщины сшиваемых регистров.
  • Нитки. Лучше использовать капроновые.

Соблюдайте установленный порядок — инструкцию пошагово, как правильно сшивать документы ниткой с фото и пояснениями:Шаг 1.

Удалить скрепки, скобы.Шаг 2. Аккуратно и ровно разложите листы, проверьте нумерацию.Шаг 3. В зависимости от толщины получившейся пачки возьмите шило или иголку и, отступив от края, сделайте сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5 — 3 сантиметра друг от друга.

Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5 — 3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие сделайте по центру.Шаг 4.

Возьмите нитку длиной 70 — 80 сантиметров (длина зависит от толщины стопки).Шаг 5. Вденьте иголку снизу с тыльной стороны бумаги в центральное отверстие.

Шаг 6.

Проведите сверху в крайнее верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем через обратную сторону в крайнее нижнее отверстие.

Шаг 8. Вернитесь в центральное отверстие через лицевую сторону.

Шаг 9.

После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны.

Если сшивается папка с большим количеством листов, то сшейте бумаги несколько раз — для их закрепления.Шаг 10. Завяжите узел на обороте. Получается остаток длиной не менее 8 сантиметров.

Шаг 11.

На получившийся узел наклейте отрезок бумаги в виде прямоугольника.

На нем заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов. Директор____Фамилия И.О.» (или иную должность руководителя по уставной документации).

На прошитом документе поставьте подпись и печать: одна часть подписи и печати попадет на лист бумаги, другая — на тыльную сторону документации.Если вам требуется прошить большое количество листов одновременно, сделайте не менее 4 отверстий. Крепкий сшив — это гарантия надежности при хранении документа.

Посмотрите видеоинструкцию о том, как прошить журнал нитками упрощенным способом прошивки.Перед началом сшивания документов их следует правильно подготовить к архивированию. Этот процесс включает несколько простых шагов:

  • Составить опись тома. В перечне документов, включённых в архивный том, следует указать следующую информацию:
      наименование организации;
  • Пронумеровать том. Процесс нумерации листов осуществляется простым карандашом.

    Номер листа следует проставлять в правом верхнем углу.

    Лист описи тома в порядок нумерации не входит. Номер «1» имеет титульный лист.

    Цифра на нём не ставится.

  • общее количество документов;
  • Скомплектовать архивный том.

    Для формирования комплекта следует изъять все инструменты скрепления листов (скрепки, булавки, биндеры). Стандартная толщина архивного тома – не более 4 см.

    Количество листов – до 250 шт. Документы в один лист (накладные, счета, и пр.) допускается сшивать в том с количеством листов до 500.

    К сформированному для сшивания архивному блоку добавляется пустой лист.

  • реквизиты составителя.
  • содержание, цель хранения и количество страниц каждого документа;
  • срок хранения документов;
  • Оформить обложку.

    Обложка стандартных размеров – 229х324 мм. под документы формата А4. Для долговременного хранения документов необходимо использовать обложки из твёрдого износостойкого материала (картона, пластика).

  • дату формирования тома;

По окончании подготовительных процедур можно приступать к сшиванию бумажных документов в сформированном архивном томе.Для прошивания бухгалтерской документации делают 5 отверстий — толщина дел бухгалтерии немного больше.

Сшивать бухгалтерские документы вправе только уполномоченный сотрудник (зачастую это сам бухгалтер).

Вот основные правила, как сшить договор нитками (порядок распространяется и на другие регистры бухгалтерии).

  • Составьте опись документов. Включите в опись такие разделы: наименование, дата составления, перечень регистров, подпись ответственного сотрудника.
  • Пронумеруйте бумаги простым карандашом.
  • Прошейте нитками.
  • Сделайте отверстия.
  • Закрепите наклейкой, поставьте подпись руководителя и исполнителя и печать учреждения.

Это текст, который пишется на листе бумаги, скрепляющем документ с тыльной стороны.

Как правило, в нем содержится:

  1. должность и Ф.И.О.

    ответственного лица;

  2. надпись «прошито, пронумеровано»;
  3. количество пронумерованных листов, цифрами и прописью;
  4. место для подписи и ее расшифровки.

Можно либо заранее напечатать расшифровку на компьютере, сформировать готовые наклейки и размножить их, либо написать весь текст сопроводительной надписи от руки.

Ни то ни другое не будет являться ошибкой и документ от этого не утратит свою действительность.Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений.

Первичная подготовка и схема прошивки документов включают:

  • Систематизацию бумаг.
  • Нумерацию.
  • Заполнение описи.
  • Сшив бумаг по назначению.
  • Оформление обложки.

Сшитая указанным образом документация хранится не менее 25 лет. Если же документы надлежит хранить в архиве меньше 10 лет, воспользуйтесь упрощенной схемой прошивки.

В таком случае разрешают не проводить:

  1. сшив нитками (оставьте бумаги в скоросшивателе).
  2. систематизацию;
  3. нумерацию;

Порядок прошивания ничем не отличается —пошаговая инструкция, как правильно прошить журнал нитками и сдать дело в архив:

  • Пронумеруйте простым карандашом в верхнем правом углу.

    Не рекомендуется использовать шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

  • Если в деле, подлежащем сшиву, более 250 листов, разделите его на несколько томов.
  • Сделайте отверстия. Проденьте нитки и плотно закрепите.

    Следите, чтобы текст оставался читаем.

  • Если планируете хранить журналы более 25 лет, при подготовке к прошиванию приложите к делу дополнительную картонную обложку.

    Она защищает документы и нитки от излишнего трения.

  • Прошейте каждый том.

Лист формата А3 нумеруется как один лист, подшивается за левый край и сворачивается.

Если один лист подшивают за середину, его нумеруют как два листа. Фотографии или картинки, схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу.

В первую очередь нумеруют конверты отдельно от их бумажных вложений. Если дело составляется из нескольких томов, то каждый том получает отдельный номер. Обложку оформляют так:

  • Укажите название организации в именительном падеже. Если во время хранения изменилось название учреждения, укажите обновленное, корректное. Старое название поставьте в скобки, новое — под ним.
  • Закрепите срок хранения дела — постоянный или определенный.
  • Обозначьте наименование дела. Помимо названия, определите и тему дела (акты, накладные, приказы и проч).
  • Пропишите наименование структурного подразделения
  • Отметьте период (год), к которому принадлежат бумаги — дату первого и последнего документа, календарный год (например, приказы по основной деятельности за 2021 год).

При нумерации листов в деле опись не учитывается.

Дела указываются по степени значимости: устав, протоколы, планы.
Посмотрите видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив:Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.Базовыми, то есть такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

  • Прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов.
  • Копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать.
  • Обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (пункт 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7 декабря 1992 года).
  • Прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

При регистрации в качестве юридического лица (индивидуального предпринимателя) и при внесении изменений в сведения Федеральной налоговой службы требуемые документы прошиваются в присутствии нотариуса.

Нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.Сейчас налоговая принимает документы в обычном виде, без сшива — из Методических рекомендаций ФНС этот пункт исключен.

У организаций и ИП есть выбор: сдавать документы в скрепленном или прошитом виде. Но правила делопроизводства никто не отменял, поэтом учредительные документы желательно все же прошивать вручную.На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.
Но правила делопроизводства никто не отменял, поэтом учредительные документы желательно все же прошивать вручную.На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.

Среди них необходимо выделить следующие:— Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;— п. 2.6.22 раздела 2.6.

Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г.

«О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

;— п.6.2.2.4.

Инструкцию ЦБ России

«По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»

, которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.;— п.п. 4, 5

«Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей»

, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).— ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения.Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку.Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно.Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе.

И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры.

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

  1. а также штатное расписание.
  2. приказы личного и общего состава,
  1. кассовыми книгами,
  2. авансовыми отчетами,
  3. счетами-фактурами,
  4. накладными,
  5. актами выполнения работ,
  6. оборотными ведомостями,
  7. путевыми листами,
  8. а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141.

Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности.

Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

  1. Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  1. Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  1. Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

    Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов.

Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку.Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской.

Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:

  1. С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
  1. Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие.

    Таким образом, один край уже готов.

  1. Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
  1. Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
  1. Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей.Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке.На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2021 год».Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества.Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию. При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать.

В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново.

Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.Заверение бумаг — последний этап перед их подачей на проверку или на хранение. Однако, если эта процедура будет выполнена неправильно, то у вас появятся лишние проблемы.

Поэтому очень важно знать, как именно выполняется указанный процесс и кто за него отвечает.Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи.

Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи.

Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.Как грамотно составить характеристику на работника.Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см.На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой.Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей).Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и в какой последовательности проходит эта процедура, вы можете больше не переживать за возврат бумаг и необходимость в их повторной систематизации путем шнуровки.Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей.

Это помогает защититься от подделок.

Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.В некоторых случаях, например при оформлении тендерной документации, целесообразно использовать термобиндер.

Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов (более 80-100). Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами.

Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью. Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов.( 1 оценка, среднее 4 из 5 )Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 Работа

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Как правильно и какими нитками подшить документы. Содержание Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив.

Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  1. Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.
  2. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям?

Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

  1. Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  2. Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
  3. Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  1. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
  2. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки.

    Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия?

    Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

  1. нотариально удостоверенные копии и переводы
  2. документы при заключении особо важных соглашений
  3. копии уставных документов
  4. документы в различные отделы банка
  5. Документация бухгалтерии
  6. документы для сдачи отчетности в ПФР
  7. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  8. документы на тендер
  9. при подготовке документации к сдаче в архив
  10. книги учета прибыли
  11. Документы для налоговой
  12. Кадровая документация по итогам текущего года
  1. Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
  2. Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.

    Их не нужно дублировать на бумаге.

    Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

  3. Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.
  4. Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.

Делопроизводственная документация имеет разное значение.

Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  1. документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
  2. бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
  1. Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
  2. Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
  3. Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

    На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

  4. Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  1. 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности.

    Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия.

    Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

  2. Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов.

    Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

  3. Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.

Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

  1. иглы с нитью подходящей толщины
  2. документов, которые необходимо прошить
  3. клея канцелярского
  4. печати организации
  5. шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге

Прошиваем документ в 3 этапа:

  1. Оформляем сопроводительную надпись.
  2. Заверяем готовое дело
  3. Сшиваем
  4. Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  5. Готовим внутреннюю опись.
  6. Готовим бумаги для прошивки.

    Для этого необходимо расположить их по группам

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  1. упустить этап систематизации документов
  2. возможна подача документов без заверительной надписи
  3. распределить документы без нумерации

Этап 1:

  1. Делаем проколы.

    Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.

    Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь.

    Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  2. Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.

    Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

  3. Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе.

    Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу.

    Используем для этого простой карандаш.

  1. Для особо важных документов проделывается пять отверстий.

    Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

  2. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

    Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

  1. Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки.

    Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись.

    Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

  1. Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
  2. У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем.

    Связываем их между собой. Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

  3. Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
  4. С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.

    Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.

  1. Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху.

    Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.

  2. Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны.

    Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

На что стоит обратить внимание:

  1. прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
  2. первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
  3. граница от края листа составляет 1,5-2 см
  4. отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля

Иногда требуется прошивка документа за уголок.

Как это правильно сделать, смотрите видео. Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

  1. Ставим цифры по возрастанию
  2. Проставляем на листах арабские цифры
  3. Несколько томов документов нумеруются по отдельности
  4. Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
  5. Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
  6. Используем для этого простой карандаш
  7. Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
  8. Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
  9. Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
  10. Приложения нумеруем в общем порядке
  11. Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
  1. прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
  2. количество листов в одной прошивке — не более 150
  3. Документы сшиваются способом в 2-4 прокола.

    Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.

  4. инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
  5. На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.
  6. все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
  1. Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.
  2. Документы нумеруются.
  3. Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.

Для прошивки можно использовать такие материалы:

  1. суровая или прошивная нить
  2. прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства
  3. банковский шпагат
  4. тонкий длинный шнурок
  5. обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)

Процесс прошивки журнал учета:

  1. указываем дату прошивки
  2. вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
  3. выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
  4. при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
  5. готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
  6. клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
  7. вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
  8. концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео. Процесс прошивки папки с документами показан в видеоролике.

Как правильно подшить дело смотрите в видеоролике. Автор: Оцените статью

Как прошить документы в 3 и 4 дырки — пошаговые инструкции и схемы

» Автор Ольга Подзорова, эксперт сайта 06.06.2021 Оригиналы или копии документов сшиваются нитками в соответствии с ГОСТ Р61141-98 — ниже приведены пошаговые инструкции и схемы прошивки документации в 3 и 4 дырки (прокола). Сшитые бумаги нужно заверить в установленном порядке, указав количество лисов и поставив подпись и печать.

Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с . Нюансы оформления закреплены в . Сшивать документы необходимо, чтобы защитить их от утраты или подмены.

Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

  1. проверочных;
  2. архивных;
  3. бухгалтерских.
  4. кадровых;

Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов. Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат.

Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими. Самые распространенные способы подшивки:

  • В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
  • В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
  • В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
  • В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.

Отверстия всегда формируют с левой стороны документа. Нити фиксируют узлом (свободные концы всегда должны оставаться минимум на 7 сантиметров).

Стандартно журналы и другую документацию не высшего уровня важности сшивают в три прокола, используя стандартные нити, клей ПВА и шило. Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

  1. Шаг 1. Первое движение иглы должно проходить через центр листа «изнутри-наружу» (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой).
  2. Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны. Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной.
  3. Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа.

Схема прошивки документов в 3 дырки: Схема прошивки документов в 4 дырки: После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити.

Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра. Его нужно приклеить на узел и подписать.

Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы». Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности. Нюансы процесса:

  • При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.
  • При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое.

Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу.

Для описи нумерация не нужна.

Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов.

Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см).

На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки.

Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики. Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ. Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись. Либо подпись с печатью, либо только печать должны располагаться так, чтобы они одновременно находились и на листке, и на тыльной стороне самого документа. Образец заверения сшитой документации: Копии сшиваются и заверяются по тем же правилам, что и оригиналы.

Можно использовать меньшее количество проколов, но техника является общей.

Если копии не сшиты, придется ставить заверительные отметки на каждой копии, что крайне непродуктивно. В большинстве случаев копии сшивают в два или три прокола, используя заверительные листки небольшого размера и кратко описывая содержимое. Подписи и печати должны быть такими же полными, как при оформлении оригиналов документов.

Чаще всего перечисляется только характер подшитых копий, их количество. Зачастую используется формулировка:

«Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью N листов»

.

Дата ставится по общим правилам. Сшивать оригиналы и копии документов нужно по ГОСТ Р61141-98. По количеству отверстий можно сшивать бумаги с разным числом проколов: от 2 до 5.

Свободный конец должен достигать в длину не менее 7 сантиметров, чтобы можно было легко завязать узел.

Из инструментов и расходных материалов нужно использовать нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки.

Нумеруется листы арабскими буквами, начиная с «единицы», номера в стандартных случаях проставляются в верхнем правом углу листа. Заверительный лист приклеивается на тыльную сторону документа и содержит информацию о сшитых бумагах. На нем также указываются название организации, ФИО и должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой.


prinyatie-nasledstva.ru © 2021
Наверх