Главная - Другое - Методика аудита кадрового делопроизводства предприятия

Методика аудита кадрового делопроизводства предприятия


Кадровый аудит


Шаг 1. Издайте приказ о проведении проверки. Документ составляется в произвольной форме, унифицированного бланка нет. В распорядительной части приказа напишите, с какой целью проводится аудит, кому поручена проверка документов и каковы ее сроки.

Ответственным может быть как один, так и несколько сотрудников.

Шаг 2. Проверьте наличие обязательных кадровых документов. Отсутствие даже одного договора, положения или соглашения из обязательного списка грозит работодателю крупным штрафом. Поэтому начните с составления перечня необходимой документации, а затем пройдитесь по списку и сопоставьте его с документами, имеющимися в распоряжении кадровой службы.

Условно все обязательные документы можно поделить на две группы:

  1. Безусловно обязательные — должны быть в каждой организации независимо от ее режима работы, сферы деятельности и организационно-правовой формы.

    Сюда относятся некоторые локальные нормативные акты и другие документы, необходимость которых закреплена трудовым законодательством (закон-основание смотрите в таблице ниже ↓). К этой же категории относятся приказы работодателя по основной деятельности и по личному составу. Что касается локальных нормативных актов, то от обязанности их разрабатывать освобождены только микропредприятия, использующие типовую форму трудового договора.

  2. Обязательные при определенных условиях.

    Во эту группу включены документы, без которых не обойтись при определенных условиях.

    Например, если персонал предприятия работает в сменном режиме, график сменности обязателен, а при фиксированной пятидневной рабочей неделе в нем нет потребности. Аналогичный статус имеют положения о премировании, аттестации и неразглашении коммерческой тайны, перечни материально ответственных сотрудников и должностей с ненормированным рабочим днем, договоры о полной материальной ответственности, коллективный договор и т.д.

Таблица. Документы, безусловно обязательные для всех работодателей Документы, безусловно обязательные для всех работодателей Норма-основание Правила внутреннего трудового распорядка ст.

189, 190 ТК РФ Инструкции по охране труда ст.

212 ТК РФ Положение о защите персональных данных ст.

86 ТК РФ График отпусков ст. 123 ТК РФ Табель учета рабочего времени ст. 91, 99 ТК РФ Штатное расписание ст.

57 ТК РФ Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них п.

40, 41 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек п.

40, 41 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003 Трудовые договоры с работниками ст.

56, 57, 67 ТК РФ Трудовые книжки ст. 65, 66 ТК РФ Личные карточки сотрудников п.

12 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003 Положение об оплате труда ст.

135 ТК РФ Должностные инструкции, хоть и не относятся к числу безусловно обязательных документов, часто запрашиваются при проверке инспекторами ГИТ и имеют важное значение в кадровой работе. Поэтому комплект должностных инструкций для всех должностей, включенных в штатное расписание, лучше все-таки разработать и распечатать в нескольких экземплярах: для работодателя, для работника и для хранения на рабочем месте.
Поэтому комплект должностных инструкций для всех должностей, включенных в штатное расписание, лучше все-таки разработать и распечатать в нескольких экземплярах: для работодателя, для работника и для хранения на рабочем месте.

Совет Принимая нового сотрудника в штат, не забудьте ознакомить его с должностной инструкцией и локальными нормативными актами до того, как подпишете с ним трудовой договор. Шаг 3. Проведите экспертизу имеющихся документов. После сверки проанализируйте содержание документов, хранящихся в кадровой службе, и правильность их оформления.

Убедитесь, что локальные акты, договоры и соглашения не ухудшают положение работников по сравнению с трудовым законодательством. Проверьте актуальность штатного расписания и графика отпусков, посмотрите, стоят ли подписи сотрудников под документами, с которыми их должны были ознакомить. Совет Поскольку многие кадровые процедуры связаны со сбором и хранением персональных данных сотрудников, не забывайте запрашивать у них письменное согласие на обработку личной информации.

О персональных данных в Институте есть отдельный курс.

Там рассказано о новых правилах.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек и трудовых книжек персонала, если данные устарели — обновите их.

Трудовые книжки, полученные от работников, следует регистрировать, а новые бланки или вкладыши — заводить по письменному заявлению работника.

Все регистрационные журналы, ведущиеся кадровой службой, должны быть прошиты и пронумерованы, а книги по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек и вкладышей в них — опломбированы или скреплены сургучной печатью. Бланки строгой отчетности, к которым относятся как заполненные, так и еще не использованные трудовые книжки, должны храниться в местах с ограниченным доступом, например, в сейфе или запирающемся шкафу.

Просмотрите распорядительные документы. Приказы по личному составу должны храниться отдельно от приказов по основной деятельности.

Если работодатель вместо унифицированных форм использует собственные бланки, вводить их в действие следует отдельным приказом.

Совет Уделите особое внимание документам, касающимся разных видов льгот.

Почти в любой организации есть льготники: инвалиды, «вредники», «северяне», лица с семейными обязанностями и другие сотрудники, которым работодатель предоставляет дополнительные социальные гарантии — от права уходить в отпуск в любое удобное время до особого режима работы.

Проверьте, все ли требования закона соблюдены, и если нет, как можно скорее предоставьте работникам положенные льготы. Шаг 4. Составьте письменный отчет о результатах экспертизы.

Перечислите все выявленные ошибки и проблемы, сделайте выводы о существующих рисках и состоянии кадрового учета в целом.

Разработайте перечень рекомендаций по устранению этих рисков. Для удобства результаты экспертизы можно разбить на два блока.

В первом опишите итоги аудита обязательной документации. Во втором — итог проверки документов по каждому сотруднику отдельно. Например, ознакомлен ли он с локальными нормативными актами и приказами, в порядке ли трудовой договор, правильно ли оформлены записи в трудовой книжке и личная карточка, и т.д.

Например, ознакомлен ли он с локальными нормативными актами и приказами, в порядке ли трудовой договор, правильно ли оформлены записи в трудовой книжке и личная карточка, и т.д. Шаг 5. Разработайте и утвердите недостающие документы. Издайте отдельный приказ: назначьте ответственных должностных лиц, установите четкие сроки разработки.

Так будет проще контролировать процесс. К сожалению, даже на преуспевающих предприятиях аудит кадровых документов часто выявляет досадные ошибки. Самый распространенный недочет, за который многие работодатели уже поплатились штрафами — небрежная политика в отношении персональных данных и отсутствие письменного согласия на их обработку.

Кадровый аудит: польза, виды, процедура

Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза. Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?».

Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам.

Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг.

Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.

Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно. Полный аудит — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

Выборочный аудит — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации.

К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д. Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний). Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик.

Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров. По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.
По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно.

Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

Кадровый аудит. Аудит кадрового делопроизводства

March 16, 2015 Обсудить 0 0 Во многих фирмах возникают ситуации, когда необходимо убедиться в качестве работы кадровой службы и в том, что все их задачи выполняются правильно. Поможет в этом Кадровый аудит — это то, без чего не обходится ни одна организация. Эта процедура помогает избежать многочисленных проблем и оптимизировать работу кадров на предприятии.Кадровый аудит — это оценка организационной структуры компании и ее системы управления персоналом.

Она является независимой и проводится комплексно, что имеет наибольший положительный эффект для фирмы.Если рассматривать это понятие подробнее, то под ним подразумеваются проверка и анализ всей документации, связанной с кадрами и не только.

Проверяется соответствие нормам законодательства РФ (трудовому, налоговому и другим кодексам и законам) и последним изменениям в нем.

Также затрагивается и сама работа кадров, что проверяется путем анализа экономических показателей.Невозможно не согласиться с масштабностью и пользой для всех сторон этого Проведение кадрового аудита нужно выполнять в следующих случаях.

  • При желании проверить или улучшить работу кадровой службы. Выявленные проблемы говорят о слабых сторонах отдела кадров и показывают направление для его совершенствования.
  • Перед различными проверками со стороны. Это придаст уверенности не только подразделению, но и всей фирме в том, что соблюдается закон по отношению к работникам.
  • При смене сотрудника, отвечающего за ведение кадровой документации. Это позволит обнаружить и устранить ошибки и облегчит вступление в должность новому работнику.
  • При смене руководства компании. Вступая в должность, новый начальник должен быть уверен в том, что нет никаких нарушений, и работа может продолжаться в том же темпе, в котором и шла.
  • При изменениях в законодательстве — все документы должны соответствовать действующим нормам, и необходимые дополнения и изменения нужно вносить сразу.

Но, безусловно, лучше эту процедуру сделать постоянной (например, раз в квартал или полугодие).

Это будет занимать не так много времени и сил на ее проведение и принесет организации намного больше пользы, чем разовая проверка.Кто уполномочен осуществлять данную процедуру?

Эту миссию может выполнить кадровая служба компании или сторонние специалисты из фирм, предоставляющих подобные услуги.Оба варианта приемлемы для любых организаций. При проведении проверки собственными силами необходимо создать комиссию. В нее должны входить квалифицированные специалисты, которые имеют знания и опыт, касающиеся законодательства, делопроизводства и работы с документами.

Это позволит выявить нестыковки, нарушения и несоответствия либо их отсутствие.Если руководство сомневается в компетенции своих менеджеров по кадрам, то лучше воспользоваться вторым вариантом. Это даст независимый взгляд и оценку на работу отдела кадров с разных сторон и поможет ее усовершенствовать.Также не стоит забывать и о том, что со стороны всегда виднее даже самые мелкие недочеты.
Это даст независимый взгляд и оценку на работу отдела кадров с разных сторон и поможет ее усовершенствовать.Также не стоит забывать и о том, что со стороны всегда виднее даже самые мелкие недочеты.

Сотрудник, который постоянно занимается одной и той же работой, может просто не замечать, что допускает ошибки, а приглашенные аудиторы их с легкостью увидят.Еще одним плюсом второго варианта является и то, что у этих людей уже наработан опыт, и процедура займет наименьшее количество времени при высоком качестве исполнения.

И знания таких сотрудников относительно заполнения документов, оформления договоров и законов на высоком уровне.Не стоит обращать особое внимание при выборе такой компании на рекламу.

Лучше узнать репутацию по отзывам других компаний, которые пользовались услугами сторонних аудиторов. Это позволит избежать некачественной проверки и сотрудничества с недобросовестным аудиторами.Какие есть способы осуществления данной процедуры?

Аудит кадрового делопроизводства может проводиться с применением таких методов, как:

  1. Организационно-аналитические — проводится проверка отчетов, документов и трудовых показателей. Выявление и своевременное исправление ошибок в этом блоке позволяют избежать ответственности (от уплаты штрафов до уголовного наказания).
  2. Экономические методы — сравнение различных показателей с общепринятыми и внутриотраслевыми нормативами. Помогают выявить, насколько результативен труд работников компании.
  3. Социально-психологические — разные виды опросов и беседы с персоналом. Их результатом является получение представлений о желании сотрудника работать в организации, о способах мотивации, об адаптации и отношениях в коллективе. Этот метод позволяет найти более простые и результативные пути увеличения работоспособности персонала.

Перечисленные методы аудита эффективны как при комплексном использовании, так и при самостоятельном.

Каждый из них несет большую пользу для фирмы, выявляя проблемные места и помогая определить методы решения трудностей.

Вместе они охватывают все области, которые влияют на и прибыль компании.Кадровый аудит охватывает очень большой объем документов и информации.

Проверяется все, что связано с персоналом: трудовые договора, книжки, условия работы, оплата труда, отдых, переводы и прочее. И это отнимает много времени и сил у комиссии, назначенной руководством (или сторонних аудиторов).

Поэтому можно кадровый аудит проводить двумя способами.

  • Полный — проверяется весь объем в течение длительного времени. По его итогам устраняются все возможные ошибки, и дается полный комплекс рекомендаций по улучшению работы с кадрами.
  • Выборочный — занимает меньше времени и направлен на поиск несоответствий в проблемных и слабых местах кадровой службы.

Найденные несоответствия и нарушения обычно расписаны по пунктам. При этом дается описание того, как внести необходимые исправления, и сроки, в которые кадровая служба должна это сделать.Для этого специально разрабатывается форма отчетности по проверке. Она может содержать информацию как по каждому сотруднику, так и по отделам или проверяемым документам.

Чем точнее эта форма, тем быстрее и легче в дальнейшем устранить найденные ошибки.Исправлению недочетов также следует уделить особое внимание. По окончании сроков, данных на устранение ошибок, необходимо проверить, было ли это выполнено, и насколько правильно. Это позволит убедиться в том, что распоряжения выполняются по плану, и сотрудники понимают, в чем допущены ошибки.

Это, в свою очередь, позволит избежать их в дальнейшем.Аудит кадровой политики дает огромный положительный эффект компании. Именно после его проведения можно быть уверенным в том, что вся документация оформлена в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве.Это повышает доверие работников к руководству. Они могут быть спокойны за то, что они защищены законом и могут не опасаться каких-либо проверок.

То же относится и к фирме.Также аудит кадровой документации дает гарантию того, что при возникновении спорных ситуаций и решении их в судебном порядке у компании не возникнет дополнительных проблем и штрафов за нарушения при оформлении. Это не только экономит деньги владельца, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Аудит кадрового делопроизводства

Вы здесь Опубликовано 2009-08-30 09:54 пользователем cons_r «Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 6 Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке.

Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот.

Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот. направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты.

Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства (далее — аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.: — при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства; — при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию; — при смене руководителя организации; — при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации; — при изменении системы оплаты труда; — при массовом высвобождении работников. Кто проводит аудит не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации.

В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат.

может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства.

В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.

Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.

Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства 1. Организационный этап. 2. Определение перечня подлежащих проверке документов.

3. Сверка документов. 4. Проверка кадровой документации. 5. Оформление отчетов по кадровому аудиту. Рассмотрим каждый этап более подробно.

На первом, организационном, этапе необходимо: — определить цели и задачи проведения кадрового аудита; — сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста; — определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного — двух месяцев); — издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства. Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке.

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся: — трудовые договоры (ст. ст. 56, 67 ТК РФ); — график отпусков (ст.

123 ТК РФ); — штатное расписание (ст.

ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 г.; — трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ); — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг указана в разд.

VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225). Формы книг утверждены Приложениями 2, 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

; — табель учета рабочего времени.

Рекомендуемая форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

(далее — Постановление N 1). Однако согласно п. 2 данного Постановления форма табеля учета рабочего времени не распространяется на бюджетные учреждения.

Вместе с тем ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Поэтому табель обязателен для ведения в каждой организации, а его форма может быть установлена на уровне ведомств; — личные карточки формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) (

«Личная карточка государственного (муниципального) служащего»

). Утверждены также Постановлением N 1.

Обязательность ведения данного документа следует из п.

12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225.

В частности, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике; — приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении).

Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого Постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ; — личные дела сотрудников.

Необходимость их ведения установлена ведомственными нормативными актами. В качестве примера можно привести ст.

24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ

«О службе в таможенных органах Российской Федерации»

, согласно которой прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа.

Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы.

Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов определяется руководителем Федеральной таможенной службы. Схожая норма содержится в ст.

41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 «О Прокуратуре Российской Федерации». В частности, указано, что личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Порядок ведения личных дел прокурорских работников устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а работников Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации — Председателем Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации.

В настоящее время действуют и иные ведомственные нормативные акты, устанавливающие необходимость ведения личных дел сотрудников; — локальные нормативные акты.

Статья 8 ТК РФ устанавливает право работодателей принимать не противоречащие действующему законодательству и не ухудшающие по сравнению с ним права работников локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Среди них можно выделить: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), инструкцию по охране труда (п.

21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (ст.

87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст.

135 ТК РФ), и др. Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы: — коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом); — должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры); — перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем; — график сменности; — договор о коллективной материальной ответственности (ст.

245 ТК РФ); — договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ); — положение об охране коммерческой тайны; — положение об адаптации работников; — положение о порядке прохождения испытательного срока; — положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету.

Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы: — журнал учета трудовых договоров.

Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения.

В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст.

58 ТК РФ); — журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы — прием, перевод, увольнение и т.д.

либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале; — журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.

Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица. Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых.

Это можно оформить в виде таблицы.

Перечень необходимых документов Документ в наличии Документ отсутствует Примечание Штатное расписание + График отпусков + Положение об оплате труда и премировании + В связи с изменением трудового законодательства разработать проект новой редакции Положения, утвердить в соответствии со ст. 135 ТК РФ. Ознакомить работников с новой редакцией Положения под роспись Трудовые договоры + Недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определить приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме Журнал по учету трудовых договоров + Разработать форму журнала Журнал ознакомления с локальными нормативными актами + . . . . После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.

Приказы по основной деятельности должны храниться отдельно от приказов по личному составу. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек.

Во-первых, в учреждении должен быть приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек лица.

Далее необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.

Заключительный этап кадрового аудита — оформление отчета о его проведении.

Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита. При смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты.

К акту прилагается перечень трудовых книжек (с указанием Ф.И.О.

владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т.д. Н.Н.Булыга Редактор журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения» Подписано в печать 08.12.2008 Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Внутренний аудит кадровой документации

Аудит кадровой документации – надежный способ избежать штрафов и других санкций при визитах трудовой инспекции. Для любой организации или предприятия одно из важных направлений – постановка и ведение работы с персоналом.

Не уделяя этой сфере достаточного внимания, можно столкнуться с неприятными последствиями вплоть до приостановки деятельности.

С необходимостью такой проверки можно столкнуться на абсолютно разных этапах. Одна из самых распространенных причин инициации внутреннего аудита кадровой документации – смена кадровика и связанная с этим процедура передачи дел. Также он может понадобиться:

  1. При получении предупреждения о том, что в ближайший год предстоит плановая проверка трудовой инспекции.
  2. При сложном, конфликтном увольнении работника (когда человек угрожает судом, жалобами и т.д.).

Главная цель такого мероприятия – совершенствование работы службы персонала и минимизация рисков для работодателя.

Кроме того, в числе целей:

  1. Быстрое решение трудовых споров без материальных потерь.
  2. Снижение издержек (финансовых и трудовых) на постановку и ведение учета персонала.
  3. Пересмотр системы делопроизводства, уменьшение количества бумаг в этой сфере.
  4. Успешное прохождение проверок ГИТ.
  5. Организация работы в строгом соответствии с законодательством РФ.

В больших и маленьких компаниях с течением времени (часто – совсем непродолжительного) накапливаются ошибки и последствия сбоев в ведении документации, которые на первый взгляд незаметны.

Своевременный и полный внутренний аудит кадровых документов позволяет обнаружить все виды проблем и вовремя принять меры по их устранению.

Стоит учитывать, что, в отличие от бухгалтерского, аудит кадровых документов в РФ законом никак не регламентирован. Поэтому руководителям и владельцам компаний стоит знать: внутренний аудит кадровой документации можно и нужно проводить, не дожидаясь предписаний контролирующих структур или объявления о грядущем визите трудовой инспекции.

А в случае, если появление инспекторов в обозримом будущем все-таки планируется, такая процедура поможет к нему подготовиться и защитить свои интересы.

Внутренний аудит кадровых документов – это комплекс мер, в числе которых оценка локальных нормативных актов, отчетов, учетных книг на предмет юридической корректности и полноты. При этом многие недочеты и ошибки можно устранить сразу – во время проверки. Аудит кадровых документов может быть полным, когда анализируются все части кадрового делопроизводства без исключений.

И выборочным, который затрагивает: — определенные участки ведения делопроизводства; — бумаги по тому или иному работнику; — все аспекты взаимодействия с персоналом, по репрезентативной выборке актов и отчетов. Крайне желательно проводить внутренний аудит кадровых документов хотя бы за три последних года.

Именно этот период ведения деятельности работодателя обычно рассматривают при своих ревизиях налоговая служба, ФСС, ПФР и прокуратура. Для оценки документации за указанный период понадобится от 7 до 14 рабочих дней.

Время зависит от численности работников и количества локальных нормативных актов. Аудит кадровых документов стоит поручить специалисту, имеющему опыт оформления отношений с персоналом, а также юридическую подготовку. Большим плюсом будет опыт прохождения или организации проверок контролирующих структур.

Процедура состоит из следующих шагов:

  • Создание рабочей группы в компании.
  • оценка правильности ведения документации;
  • В нее могут входить юристы, специалисты бухгалтерии и службы персонала, а также эксперты, приглашенные со стороны.
  • Составление перечня вопросов, которые будут рассмотрены, и выбор типа процедуры: полная или выборочная.
  • определение соответствия локальных нормативных актов требованиям законодательства;
  • Исправление обнаруженных проблем, доработка локальных нормативных актов.
  • Разработка четкого поэтапного плана, в который обязательно включены:
    • оценка правильности ведения документации;
    • определение соответствия локальных нормативных актов требованиям законодательства;
    • выявление ошибок и недочетов в бумагах;
    • составления списка отсутствующих и недостоверных нормативных актов, которые необходимо восполнить.
  • выявление ошибок и недочетов в бумагах;
  • Проведение анализа в соответствии с планом.
  • составления списка отсутствующих и недостоверных нормативных актов, которые необходимо восполнить.
  • Подготовка и подписание отчета о результатах ревизии, содержащего данные обо всех выявленных нарушениях, перечень рисков, рекомендации по устранению недочетов и оптимизации делопроизводства.

В первую очередь эксперты тщательно изучают основные локальные нормативные акты, наличие которых обязательно для любой организации:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка.
  2. График отпусков сотрудников.
  3. Приказы, акты (в том числе по командировкам).
  4. Приказы по личному составу (прием на должности, перевод, увольнение и т.д.).
  5. Положение о защите и обработке персональных данных.
  6. Личные дела и карточки сотрудников.
  7. Документ, устанавливающий и регламентирующий систему оплаты труда.
  8. Приказы по основной деятельности фирмы.
  9. Трудовые договоры.
  10. Штатное расписание.

Опыт проведения многочисленных аудитов кадровой документации и судебная практика однозначно показывают, что большая часть нарушений, обнаруженных в ходе визитов экспертов в офисы компаний, связана как раз с отсутствием каких-то из этих правовых актов. На втором месте – неправильно составленные бумаги, нехватка ключевых пунктов, противоречие содержания действующему законодательству. Для некоторых предприятий из-за специфики их деятельности обязательными могут быть и другие локально-правовые акты: — графики смен; — списки должностей с ненормированным режимом; — договоры: коллективный, о материальной ответственности, о коммерческой тайне; — приказы по оформлению заместительства на время отсутствия по болезни или отпуску.

Особо стоит упомянуть должностные инструкции. По закону этот документ не входит в перечень обязательных для оформления отношений работодателя и сотрудников.

Но одна из статей Трудового Кодекса РФ гласит: наличие четко прописанной трудовой функции работника – одно из условий правомочности трудового договора.

Поэтому обязанности каждого в любом случае нужно четко прописать – либо в самом договоре, либо в отдельном локальном нормативном акте. Аудит кадровых документов предполагает проверку наличия всех упомянутых ЛНА, качества оформления, соответствия друг другу и требованиям законодательства. Вовремя обнаружив и устранив ошибки, имеющиеся в этой части взаимодействия с персоналом, можно избежать многих сложностей и дать бизнесу возможность развиваться.

По результатам его проведения эксперты составляют отчет. В этом документе содержатся все результаты:

  1. соотнесение нарушений и ответственности за них, которая грозит организации как юрлицу и должностным лицам.
  2. оценки ведения документооборота за определенный период;
  3. анализа бумаг, выделенных для этих целей;
  4. наличия необходимых нормативных актов;
  5. оценки соответствия их содержания и оформления требованиям законодательства;
  6. оценки соответствия кадровых процедур требованиям законодательства и интересам работников;

В отчете по итогам такой ревизии обязательно должны быть ссылки на конкретные законодательные нормы и нормативно-правовые акты, нарушения которых зафиксированы в работе организации, подробные рекомендации по исправлению всех недочетов, оценка рисков, имеющихся в отношении проверок ГИТ или при наступлении трудового конфликта. Остались вопросы?Заполните форму, и наш эксперт свяжется с вами!ОтправитьНажимая на кнопку вы соглашаетесь с Мероприятие такого рода направлено на поиск недочетов и ошибок, допущенных в работе специалистами компании.

Часто при организации проверки в комиссию входят (или даже возглавляют ее) работники, непосредственно ответственные за ведение кадрового учета.

При таком подходе качество анализа серьезно падает, что вполне объяснимо: найти, заметить, зафиксировать и проанализировать собственные ошибки намного труднее, чем чужие. В целом эффективность анализа, выполненного сотрудниками, будет объективно ниже, чем у сторонних экспертов.

Оценивая документооборот чужой компании, эксперты сохраняют внимательность и беспристрастность, их восприятие не искажено вовлеченностью в процесс работы, они смотрят «со стороны» и видят намного более четкую картину. Поэтому для проведения грамотного, всеобъемлющего, качественного кадрового анализа стоит пригласить проверенную стороннюю компанию. Доверив решение этой задачи надежной консалтинговой фирме, вы получите комплекс услуг для построения сильного современного бизнеса, готового противостоять конкуренции и быстро меняющимся условиям рынка.

Такое сотрудничество позволит значительно сэкономить финансовые ресурсы и избежать многих трудностей при общении с контролирующими структурами.

Заказать от компании «Проверка труда» – это верное управленческое решение, результатами которого вы будете удовлетворены. Помимо оценки качества, законности и точности ведения учета мы предлагаем:

  1. Составление рекомендаций по эффективному управлению человеческими ресурсами.
  2. Выявление проблем с документооборотом на предприятии и поиск причин их возникновения.
  3. Выявление источников конфликтов.
  4. Оценку структуры кадрового состава и ее соответствия задачам, стоящим перед бизнесом.
  5. Оценку персонала.
  6. Определение факторов риска в имеющейся системе функционирования.
  7. Разработку плана оптимизации затрат за счет повышения эффективности промежуточного управления.

Регулярное проведение оценочных мероприятий такого рода с нашей помощью – отличная инвестиция в развитие бизнеса и в будущие прибыли.

  1. Опытные эксперты-практики, за плечами которых многолетний опыт, в том числе – в контролирующих госструктурах.
  2. Фиксированная стоимость услуг и гарантия результата.
  3. Сопровождение проверок. Решение спорных вопросов, переговоры с Государственной инспекцией труда, прокуратурой. Представительство в суде.
  4. Стопроцентная конфиденциальность и безупречный сервис.
  5. Помощь в урегулировании трудовых споров.
  6. Поиск конкретных решений для каждого предприятия и ситуации. Мы помогаем защитить бизнес от штрафов, а если они неизбежны – снижаем сумму, насколько это возможно.

Также мы готовы предложить клиентам аудит охраны труда и юридические услуги. Получить бесплатную консультацию и договориться о встрече с менеджером для заключения договора можно по телефону или через форму обратной связи на сайте.


prinyatie-nasledstva.ru © 2021
Наверх