Главная - Трудовое право - Куда девать личные дела уволенных сотрудников

Куда девать личные дела уволенных сотрудников


Личные дела уволенных сотрудников и порядок их оформления


» Коммерческие и другие организации часто собирают информацию о своих сотрудниках, после чего ее группируют. Ведение личных дел уволенных сотрудников зачастую создает трудности по причине отсутствия каких-либо стандартов. Стоит учитывать, что только на государственных служащих в обязательном порядке должны заводиться папки для подшивания документов.

Несмотря на то что многие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны вести и хранить личные дела сотрудников, они это делают. За счет подобных документов вся информация систематизирована, поиск требуемых данных упрощается. Личное дело — официальные бумаги или их совокупность, которые касаются лишь одного работника организации.
Личное дело — официальные бумаги или их совокупность, которые касаются лишь одного работника организации. Все они сшиваются и помещаются в специальную обложку.

Последовательность документов в личном деле уволенного работника и многие другие моменты никак не регламентированы. Именно поэтому на предприятиях проводится формирование собственного порядка составления подобной папки, в котором будет оговариваться:

  • Кто и как может получить доступ к документам.
  • Рекомендации по составу.
  • Режим и срок хранения.
  • Должности, для которых собирается конфиденциальная информация.
  • Порядок формирования.

Как подшиваются дела уволенных сотрудников и их состав или другие моменты, зачастую заимствуется у предприятий с государственными служащими. За счет этого существенно упрощается процесс формирования стандартов по ведению подобных документов.

Личные дела уволенных сотрудников, порядок формирования и особенности состава которых могут существенно отличаться, могут содержать оригиналы и копии, заверенные соответствующим образом. Они могут иметь средний и большой срок хранения, у некоторых он достигает 70 лет.

В большинстве случаев в папку включаются все документы, касающиеся конкретного сотрудника.

Оформление личных дел уволенных проводят так, чтобы не возникло проблем с поиском информации. Все бумаги можно разделить на три большие группы, которым характерны определенные признаки. В первую входят документы, оформляемые на момент приема работника:

  • Справки, касающиеся подтверждения факта наличия уголовной судимости или прекращения преследования.
  • Договор найма, подписанный двумя сторонами.
  • Копии паспорта или выписки с воинского учета, выписки и официальные документы с образовательных учреждений.
  • Копия приказа о приеме на работу.
  • Характеристика и рекомендации, которые были получены с другого места работы.
  • Справки медицинского характера, определяющие состояние здоровья.
  • Заявление, написанное сотрудником, о приеме на работу.
  • Составленная анкета при приеме на работу.
  • Резюме, составленное сотрудником при обращении к будущему работодателю.

Вторая группа формируется на момент трудовой деятельности сотрудников.

Она может существенно отличаться, зачастую представлена:

  • Заявление и о предоставлении незапланированного отпуска, докладные и объяснительные подписки по конкретному делу, различные акты и уведомления.
  • Результаты проводимых медицинских обследований.
  • Должностными инструкциями.
  • Копии приказов, связанных с поощрениями или переводами, повышением по должностной лестнице.
  • Дополнительный документ, связанный с трудовым договором. В нем могут указываться различные дополнения к основному контракту.
  • Копии документов, в которых подтверждается ограничение трудовых способностей или инвалидность.
  • Некоторые должности предусматривают наличие доступа к закрытой информации предприятия. В этом случае подписывается соглашение о ее неразглашении, которое также подшивается в папку.
  • Копии документов, связанные с повышением квалификации.
  • Договор или копия соглашения о материнской ответственности.
  • Аттестаты квалификации.
  • Копии свидетельства о рождении ребенка или о браке, его прекращении. Кроме этого, могут подшиваться копии водительских прав и различных допусков для работы на спецтехнике.

В ходе осуществления трудовой деятельности количество и содержание ранее добавленных документов может изменяться, некоторые изыматься по причине прекращения действия.

Третья группа связана с прекращением действия договора найма.

В нее включаются:

  • Копия приказа об увольнении.
  • Заявление сотрудника о прекращении трудовой деятельности на предприятии.

Закрыть личное дело при увольнении можно в любое время после вступления в силу приказа.

В папку может подшиваться копия трудовой книжки, но саму ее не вкладывают. Все составленные папки должны быть защищены от хищения и порчи. Поэтому для их хранения зачастую используют металлические сейфы или шкафчики с замками. Вся информация, которая хранится в папке, не может отрыта посторонним лицам.
Вся информация, которая хранится в папке, не может отрыта посторонним лицам.

В большинстве случаев оформлением, ведением и хранением документов занимаются в отделе кадров. По подписанному приказу на определенного сотрудника могут возлагаться следующие обязанности:

  • Контроль состояния листков.
  • Заверение всех копий.
  • Внесение изменений.
  • Сбор и создание папки.
  • Добавление и изъятие информации.

На момент подписания договора все поданные оригиналы и копии сбираются в одно дело, ведется оно в течение всего периода вплоть до увольнения. Для каждого сотрудника заводится собственная папка, на титульном листе указывается следующая информация:

  • Индивидуальный номер.
  • Заголовок, представленный инициалами и фамилией сотрудника.
  • Структурное подразделение.
  • Дата окончания ведения документов. Зачастую она соответствует той, которая указана в приказе об увольнении.
  • Дата, с которой ведется дело.
  • Срок хранения папки.
  • Название организации.
  • Количество листов, которые были подшиты в папку. Рекомендуют указывать эту информацию на момент сдачи папки в архив.

После того как титульный лист был заполнен, вся информация группируется.

Очень часто проблемы возникают с порядком расположения всех документов. Это связано с тем, что на многих часто указывается одна и та же дата. Зачастую бумаги размещают в следующем порядке:

  • Анкета и резюме.
  • Трудовой договор, который был подписан обеими сторонами.
  • Копии наиболее важных документов.
  • Заполняется личная карточка нового работника по форме Т-2. Она представлена сочетанием различной наиболее важной конфиденциальной информации.
  • Копия приказа о приеме на работу.
  • Заявление, связанное с приемом на работу.

Через некоторое время после формирования дела составляет лист внутренней описи, который также должен подшиваться.

Она требуется для того, чтобы указывать новые документы или факт изъятия ранее вложенных. Внутренняя опись проводится в течение всего времени, в ней так же указывается факт поступления или изъятия бумаг. Бланк внутренней описи также должен содержать определенную информацию.

Зачастую он представлен сочетанием следующих пунктов:

  • Номер дела и его заголовок, для которого заполняется бланк.
  • Поле примечаний. Оно имеет довольно большие размеры, так как предназначается для занесения различных вправок об изменениях ранее измененной информации.
  • Графа с порядковым номером.
  • Название типа бланка.
  • Индекс.
  • Дата подшивания листка.

Кроме этого, сотрудник отдела кадров составляет журнал учета в произвольной форме.

Зачастую он представлен большой тетрадью, в которой указываются номер дела, даты их создания и закрытия, заголовки. Журнал подобного типа может изготавливаться самостоятельно.

Установленные нормы в ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ определяют то, что работодатель обязан защищать персональные данные, несет ответственность за их разглашение. Ответственные лица могут быть привлечены к материальной и дисциплинарной ответственности, в некоторых случаях, административной или уголовной.

Именно поэтому руководитель предприятия должен назначить приказом ответственного за ведение дел и их оформление. При получении доступа к персональной информации без официального согласия ее разглашать нельзя.

Личная информация должна быть защищена от посторонних глаз, повреждения или хищения.

Для этого часто устанавливается сейф или металлические шкафы с замком, папки распределяются в любом порядке, в том числе алфавитном. Сотрудники вправе:

  • Требовать об удалении или изменении личной информации, если она была введена неправильно. Если был получен отказ, то в папку может быть подшит листок, в котором сотрудник указывает о несогласии с определенной информацией. Это заявление также включается в состав дела.
  • Требовать об извещении всех лиц о важной информации, которая была изменена.
  • На получение доступа ко всей информации. При необходимости сотрудник может запросить копию любого документа, за исключением случаев из п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
  • Получать свободный доступ к медицинским документам, которые были внесены в дело.
  • Обжаловать в судебном порядке решение работодателя о разглашении личной информации сотрудника посторонним лицам. В этом случае можно потребовать возмещение нанесенного ущерба.
  • Для защиты информации назначать официальных представителей.
  • Проводить обработку всех данных, подробно изучать их.

По требованию сотрудника и его разрешению, оформленному в письменном виде, информация может быть представлена третьим лицам.

Документы должны быть представлены правоохранительным и некоторым другим органом при подаче официального запроса. Личное дело закрывается на момент подписания приказа об увольнении.

Эта процедура имеет следующие особенности:

  • Документы, невостребованные сотрудником, помещаются в плотный конверт, который вкладывается в заведенную папку.
  • Прежде чем дело отправится в архив, проверяется его целостность. В случае утраты оригиналов или их заверенных копий их правообладатель информируется.
  • Завершительный лист подшивается в конце. Он требуется для указания количества листов внутренней описи и других бумаг.
  • В ранее заведенную опись вносится последняя запись, связанная с числом листков.

Хранить составленную папку можно в течение 50 или 75 лет. Если в нее включены документы с различными сроками хранения, то папка хранится по старшему показателю.

По истечении срока все бумаги должны быть уничтожены. После закрытия дела его помещают в архив.

В отделе кадров оно может храниться не более трех лет с момента завершения в делопроизводстве. При необходимости папка может быть взята в архиве для их изучения и предоставлению бывшему сотруднику. Понравилась статья? Поделиться с друзьями: При увольнении многие сотрудники просят написать начальника рекомендательное письмо, так как оно может помочь Трудовое право рассматривает условия, которые необходимо соблюсти нанимателю при увольнении.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: При увольнении многие сотрудники просят написать начальника рекомендательное письмо, так как оно может помочь Трудовое право рассматривает условия, которые необходимо соблюсти нанимателю при увольнении.

Поэтому увольнение по волеизъявлению Внесение данных в трудовую осуществляется людьми, которые иногда могут ошибаться.

В этом случае неправильную Записка-расчёт при увольнении (форма Т-61) — это документ, составляемый при увольнении работника предприятия или Обязанности налогоплательщиков пополнились — добавочно введена форма 6 НДФЛ с 2017 года. Примеры заполнения Все рабочие отношения между нанимателем и сотрудником должны быть зафиксированы в установленном законом порядке

Личные дела уволенных сотрудников: срок и порядок хранения

После увольнения сотрудников начинается этап обработки и подготовки к архивированию документов. Закон говорит об обязательной архивации с учётом срока хранения личных дел уволенных сотрудников.

Время и порядок обработки документации для длительного хранения в архиве зависят от характера внесённой информации. В приказе Минкультуры РФ за № 558 определены границы времени, в течение которых папки с личной информацией должны оставаться в архиве.

Общие требования к архивированию Подлинники — это приоритетное условие для хранения документов в личном деле.

Копированные варианты возможны, но только в виде приложений к различным приказам: о приёме, увольнении сотрудника, а также о его возможных перемещениях. Есть несколько правил подготовки к долгосрочному хранению документов уволенных сотрудников, которых необходимо придерживаться:

  • На обложке личного дела ставятся порядковый номер и дата.
  • Сформированные дела со всеми входящими приложениями формируются в архиве по дате увольнения работника и строго в алфавитном порядке.
  • Документы ушедшего персонала находятся в архиве — в специально оборудованном помещении без возможности доступа вредного воздействия.
  • На любого принятого сотрудника заводится личная папка на бумажном носителе и (или) в электронном формате. Сформированный документ подлежит обязательной прошивке и нумерации каждого его листа.

Время хранения кадровой документации не совсем однозначно.

Личные дела уволенных сотрудников по срокам хранения делятся на два периода: до 2003 года и папки, созданные после этого времени. Документация на сотрудника формируется в течение всего времени трудовых отношений с работодателем.

В папку личного дела могут входить следующие документы:

  • Характеристика.
  • Опись — перечень документов, подшитых в личном деле.
  • Резюме.
  • Трудовой договор.
  • Документы: правоустанавливающие, удостоверяющие личность (заверенные копии), об образовании, подтверждающие квалификацию свидетельства.
  • Личная карточка.
  • Анкета.

В отделе кадров папка хранится в качестве документа кадрового производства. После увольнения сотрудника дело остаётся в распоряжении предприятия до конца отчётного года. В последующие три года документы проходят техническую обработку, после чего подлежат передаче для долгосрочного хранения по отчётной описи в архив.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений.

Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личные дела уволенных позже 1 января 2003 сотрудников хранят в течение 50 лет.

Соглашение о трудовых отношениях между работником и работодателем определяется как трудовой договор. В нём заключены обоюдные права и обязанности сторон. Грамотно составленный документ — это защита обеих сторон от возможных нежелательных правовых разногласий.

При увольнении работников дела с подшитыми трудовыми договорами остаются до окончания календарного года в делопроизводстве организации. В течение 1—3 лет они проходят обработку и только потом передаются в архив.

Сколько хранятся трудовые договоры уволенных сотрудников, будет определяться по дате подписания соглашения. При подписании приказа до 2003 года — 75 лет, позже 2003 — 50 лет. При приеме на работу на человека в обязательном порядке заводится форма образца Т-2.

На сотрудников, занимающих должности на государственных постах, заводится карточка по форме Т-2ГС. Такой документ заполняется отделом кадров только от руки. Записи должны быть без помарок, ошибок, чёткими и без сокращения информации.

Заводится такая бумага, как правило, в единичном экземпляре. Храниться она будет в специальной картотеке.

Карточки образца Т-2 относятся к документам с большим сроком хранения. Любая информация в них заносится на основании подлинных документов. Окончательная запись будет сделана в день приказа об увольнении сотрудника.

Личные карточки уволенных сотрудников формируются в отдельную папку с обязательной прошивкой, датой, нумерацией и в алфавитном порядке. Для дальнейшего хранения со временем они передаются в муниципальные городские архивы.

Сколько хранится личная карточка уволившегося работника — по закону 75 лет. И первым днём будет считаться дата увольнения.

МВД России устанавливает регламент хранения документов уволенных офицеров. При необходимости прямо сейчас узнать, где хранятся личные дела уволенных офицеров МВД, легко сориентироваться. Согласно приказу № 345 от 05.09.1995 первые несколько лет дела будут находиться по месту прохождения службы офицеров.

Для дальнейшего содержания они передаются в архив Главного Командования внутренних войск.

Все сроки содержания собранных дел уволенных в запас офицеров утверждаются приказом МВД РФ. На практике они хранятся 75 лет. Правовое регулирование сроков хранения сформированных дел когда-либо уволенных сотрудников в архиве организации регламентируется документом, который был утверждён Росархивом в далёком 2000 году.

Не стоит также забывать, что личные папки с разными сроками хранения не группируются в один общий документ.

Тема: Хранение документов уволенных сотрудников

Добрый вечер!

Все приказы должны храниться в номенклатурных делах. Никакого отношения к документам работника они не имеют.

Это обычная номенклатура: все приказы от первого до последнего.

Год закончился — закрыли дело, открыли новое.

Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года — в отдельном номенклатурном деле. По отпускам — свое номенклатурное дело.

Все документы должны формироваться в отдельные номенклатурные дела с начала и до конца года. Ничего никуда не выдергивается. Всё остается в хронологическом порядке.

Те заявления, которые являются основанием для приказов со сроком хранения 75 лет, хранятся 75 лет и формируются в отдельные папки при сдаче в архив. Документы на уволенного работника хранятся отдельно от работающих, отдельно личная карточка работника Т-2, отдельно трудовые договоры. Документы должны быть разложены в номенклатурных делах по срокам хранения.

В конце года, приказы по прошлому году, личные карточки Т-2 на уволенных прошиваются, описываются, опечатываются и передаются в архив архивариусу (или в отдельный шкаф). Каждый документ должен быть в своём в номенклатурном деле. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках.

Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

  1. личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.
  2. личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
  3. обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
  4. текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив. В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно).

Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует.

Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем. При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное.

Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Напомним, что правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе

«Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения»

, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года. Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулирует специальный нормативный акт — Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках».

Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца данное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Далее целесообразно привести выписку из

«Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения»

, утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 года, касающуюся некоторых кадровых документов: Номер статьи Вид документа Срок хранения документов Примечание 1 2 3 4 КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ Прием, перемещение (перевод), увольнение работников 333 Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами Постоянно 334 Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров 5 лет ЭПК 335 Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 лет 336 Записки, заменяющие приказы по личному составу 75 лет ЭПК О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках — 5 лет 337 Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и другое): а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания Постоянно б) работников 75 лет ЭПК 338 Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел 75 лет ЭПК 339 Личные карточки работников (в том числе временных работников) 75 лет ЭПК 340 Характеристики работников, не имеющих личных дел 75 лет ЭПК 341 Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и другое) лиц, не принятых на работу 1 год 342 Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования Невостребованные — не менее 50 лет 343 Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и другое), не вошедшие в состав личных дел 5 лет 344 Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность Постоянно 345 Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел 75 лет ЭПК 346 Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности 3 года 347 Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей 3 года 348 Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет 15 лет При отсутствии приказов — 50 лет 349 Список (штатно — списочный состав) работников Постоянно 350 Списки: При отсутствии лицевых счетов — 50 лет а) членов руководящих и исполнительных органов организации Постоянно б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий Постоянно в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий Постоянно г) работников 75 лет д) прошедших аттестацию 5 лет е) военнообязанных 3 года ж) кандидатов на выдвижение по должности 5 лет з) получающих персональные ставки, оклады 10 лет 351 Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года 352 Переписка об оформлении командировок 5 лет Для заграничных командировок — 10 лет ЭПК 353 Переписка об учете призыва и отсрочки от призыва военнообязанных 3 года 354 Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет При отсутствии приказов — 50 лет ЭПК 355 Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет 356 Графики предоставления отпусков 1 год 357 Карточки, указатели к приказам по личному составу 75 лет 358 Книги, журналы, карточки учета: После увольнения а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников 75 лет б) работников, направленных в командировки 5 лет в) военнообязанных 3 года г) отпусков 3 года д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений 75 лет е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним 50 лет ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 3 года з) выдачи командировочных удостоверений 5 лет Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года (графа №3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Не забывайте, что сроки хранения документов разные, поэтому не нужно формировать в одно дело документы с различными сроками хранения.

Личные дела уволенных сотрудников: сколько хранятся и порядок их ведения

По закону организации обязаны соблюдать установленные правила и сроки хранения документов, включая личные дела работников (в случае их ведения). В связи с этим нередко возникает вопрос: как быть в том случае, если сотрудник уволился?

Сколько по времени и как следует хранить его личное дело?Ответы на эти вопросы можно найти в настоящей статье.СодержаниеПод личным делом подразумевается совокупность документов и сведений о конкретном работнике и его трудовой деятельности, систематизированных в определенном порядке. В общем виде личное дело представляет собой папку, в которую помещаются все документы, связанные с конкретным работником.Важно! Частные организации, включая ИП, не обязаны вести личные дела сотрудников, так как в закон не содержит такое требование.Исключением являются государственные служащие.

В случае с ними ведение личных дел является обязательным ( и ).В связи с тем, что ведение личных дел — это добровольное решение работодателя, порядок создания и использования таких баз данных никак не регулируется на законодательном уровне.По этой причине некоторые организации самостоятельно разрабатывают внутреннее положение, в котором устанавливают правила работы с такой информацией.Все документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, представляют собой его персональную информацию.

Защита этих данных гарантирована законом ().

Также информацию из личного дела нельзя передавать третьим лицам за исключением случаев, специально установленных законом (например, по запросу суда).Доступ к данным имеет ограниченный круг специально уполномоченных лиц (например, руководитель организации или начальник кадровой службы). Доступ должен быть закреплен в соответствующих локальных актах организации. Ну и конечно же сам сотрудник в любой момент может свободно получить любую информацию из своего личного дела по требованию.Все материалы, попадающие в личное дело работника, условно можно разделить на три группы:

  • Документы, появляющиеся при приеме на работу, включая различные дополнительные справки.

В эту группу могут входить:

  1. копия паспорта,
  2. заявление о приеме на работу,
  3. СНИЛС, ИНН и др.
  4. личная карточка (),
  5. приказ о поступлении на конкретную должность,
  6. трудовой договор,
  • Документы, оформляемые в процессе трудовой деятельности.

В данный раздел можно включить следующие виды бумаг:

  1. дополнительные соглашения, заключаемые к трудовому договору,
  2. аттестационные листы,
  3. приказы о повышении в должности и др.
  • Документы, которые оформляются в случае увольнения работника.

К таковым, например, относится:

  1. заявление об увольнении по собственному желанию,
  2. приказ об увольнении.

В отношении работников, для которых ведение личные дел является обязательным, перечень документов устанавливается соответствующими нормативными актами.В целом, несмотря на то, что создание личных дел не является обязательным требованием, многие организации все же их ведут. Это позволяет оперативно находить всю необходимую информацию об интересующем сотруднике.Конкретные сроки хранения документов, образующихся в процессе функционирования хозяйствующих субъектов, подробно описаны в ( к ).Так, в соответствии упомянутого выше нормативного документа, сроки хранения личных дел работников можно разделить на две группы:

  • Личные дела, которые хранятся на постоянной основе.

Сюда относятся личные дела руководителей компаний, членов исполнительных, контрольных и руководящих органов организаций, лиц, являющихся представителями государственной власти РФ, в том числе субъектов, работников, получивших государственные звания, награды, премии и т.д.

  • Личные дела, которые хранятся не менее 75 лет.

Такой срок установлен для личных дел всех прочих кадров, не вошедших в первую группу. Сюда также входят государственные гражданские и муниципальные служащие.Справка.

В случае ведения личных дел сотрудников коммерческими организациями на них также распространяются обязанности по хранению документов о сотрудниках, установленные упомянутым выше Приказом.Дополнительно следует отметить, что документы, не вошедшие в папку с личным делом работника, должны храниться в соответствии со сроками, предусмотренными для соответствующих категорий документов.По закону работодатели обязаны обеспечивать сохранность документов, имеющих отношение к конкретному работнику, даже после его увольнения. Именно для этого и прописываются конкретные сроки хранения. При этом также должен быть соблюден определенный порядок реализации данной процедуры.Итак, после увольнения сотрудника, в отношении его личного дела производят следующие процедуры:

  1. завершающим этапом является передача всех этих бумаг в архив организации.
  2. далее эта папка помещается в особый раздел «Личные дела уволенных работников»;
  3. вначале туда помещают все сопутствующие бумаги (заявление об уходе, приказ и т.д.);

Перед тем, как передать личные дела уволенных сотрудников в архив, они должны быть должным образом подготовлены.

В данном случае производятся следующие действия:

  1. все страницы нумеруют, после чего подшивают в твердую обложку, на которую наклеивается листок с описанием.
  2. затем составляется внутренняя опись личного дела,
  3. все содержимое группируют по хронологическому признаку, то есть от самого раннего к позднему (обычно это приказ об увольнении),
  4. если в деле встречаются оригиналы каких-то документов, то их помещают в отдельный конверт и прикладывают к общему пакету,
  5. все папки расшиваются, а находящиеся внутри бумаги извлекаются,

Важно!


prinyatie-nasledstva.ru © 2021
Наверх