Главная - Другое - Как сшивать документы нитками 3 отверстия

Как сшивать документы нитками 3 отверстия


Как сшивать документы нитками 3 отверстия

Как прошить документы нитками?


Непреднамеренное расформирование бумаг, подлог, отказ в проверке или хранении, возвращение обращения нерассмотренным – вот только некоторые последствия неправильно систематизированной внутренней документации. Чтобы избежать штрафов и иных нежелательных эксцессов, следует ответственно подойти к организации прошивки. Содержание Не существует ГОСТ, содержащего подробное описание процедуры. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» вопрос прошивки не рассмотрен, хотя некоторые источники ошибочно ссылаются на него.

На самом деле руководствоваться нужно исключительно внутренним уставом предприятия, типовой инструкцией по делопроизводству от 2005 года и приказом №76 Росархива (от декабря 2009 года).

Интересующая информация представлена в пункте 3.5.3 и Приложении №24.

Для проведения процедуры предварительно необходимо ознакомиться с сопутствующей документацией, а уже после приступать к выбору инструментов. Причем их тип нередко зависит от толщины и важности конкретного документа.

Так, при обращении с совсем тонкими бумагами проще использовать иглу, со средними – дырокол. Скрепление объемных плотных папок проходит при участии шуруповерта и в меру толстой веревки.

Обычно прошивку осуществляют при помощи следующих предметов и приспособлений:

  1. клей.
  2. шило;
  3. ножницы;
  4. дырокол;
  5. файл сшивки;
  6. нитки или тесьма;
  7. игла;

Для создания отверстий в особо толстых томах иногда используют дрель. Однако ее применение требует осторожности, навыков и правильно подобранного диаметра сверла.

В отношении же клея правила предельно просты.

Под запрет попадает резиновый, так как может пропечататься на другие листы. Хорошие варианты: обычный типографский ПВА, казеиновый и силикатный. У каждого есть свои сильные и слабые стороны, но в целом они все примерно равны друг другу.

Важно! Силикатный клей оставляет после себя желтую корку, а карандаш не обеспечивает необходимый для защиты уровень фиксации. К ниткам тоже предъявляются особые требования. Они должны быть в меру толстыми, очень прочными и несыпучими.

Этими критериям отвечает лавсановая лента.

В случае ее отсутствия следует воспользоваться суровой нитью. Хлопчатобумажная тоже подходит, но только при условии, что будет многократно сложена (для утолщения и повышения стойкости к разрыву). Важно! Ручной способ с применением нити – не единственно возможное решение.

Для сшивания придуманы специальные станки и машины. Некоторые из них скрепляют отдельные листы при помощи пружины, пластиковой или металлической (первый вариант легко расшить обратно).

Другие обеспечивают клеевое бесшовное скрепление. Ключевое отличие методов друг от друга – количество отверстий и расстояние между ними.

По этому критерию выделяют способы, рассчитанные на 2,3,4 и 5 дырочек.

Дополнительного иногда применяется угловой вариант прошивки. Однако он подходит ограниченному числу бумаг (не для дел и отчетов). Наиболее простой вариант. Подходит для обращения с внутренними бумагами, которые в дальнейшем не будут переданы на рассмотрение сторонним органам.

Алгоритм действий:

  1. продеть нить;
  2. пробить дыроколом дыры;
  3. сделать узел на нитке (должен находиться не на лицевой стороне);
  4. заполнить лист прошивки.
  5. распечатать документ, упорядочить листы;
  6. из файла сшивки вырезать лист;
  7. приклеить его поверх узла таким образом, чтобы кончики веревки не были полностью закрыты (они должны оканчиваться ниже);

На листе прошивки уже отпечатаны пункты к заполнению.

Остается только сделать надписи соответствующего характера. Рекомендованный цвет пасты: синий или черный. Обычно этот вопрос регулируется нормативами, составленными на самом предприятии. Если подобного документа нет, работу проводят синей ручкой. Если листа прошивки нет, то из белой бумаги вырезают клочок размером 3х5 см.

Если листа прошивки нет, то из белой бумаги вырезают клочок размером 3х5 см. Далее его приклеивают и ставят надпись «прошито и пронумеровано». Кроме того, указывается количество страниц, а также реквизиты и подпись ответственного лица, дату.

Сверху идет печать. Важно! Вместо печати может быть использован сургучный оттиск, но он считается устаревшей и менее надежной формой пломбировки. Для начала стоит наметить, где именно будут находиться отверстия.

В идеале они должны быть центрированы, если только не требуется иного расположения. Также им надлежит находиться на равном друг от друга расстоянии. Располагают их обязательно по левому краю документа.

Пошаговое представление процесса:

  1. сделать иглой прокол ровно посередине левого края листа (иголка входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  2. приклеить лист прошивки;
  3. завязать узел (оставить от нитки не менее 7 см);
  4. выполнить второй прокол (игла входит с лицевой стороны документа, а выводится с обратной);
  5. сделать третий прокол (игла входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  6. заверить.
  7. заново вдеть иглу в отверстие №1;

Последовательность шагов:

  1. возвращаются к 3 отверстию;
  2. вдевание иголки с ниточкой в 1 дырку справа;
  3. вдевание иглы с обратной стороны (должна войти во 2 дырку, если считать справа налево);
  4. затем переходят на крайних левый прокол;
  5. после иглу отправляют в 3 дырку справа;
  6. проделывание дырочек;
  7. выводят на обратную сторону и делают узел.
  8. далее нить снова отправляют во 2 отверстие справа;

При формировании узла нужно следить за тем, чтобы ниточка не провисала ни на каких участках.

Ей надлежит плотно и аккуратно фиксировать страницы. К этой методике прибегают крайне редко. Обычно надзорных и контролирующих органов устраивает вариант с 3–4 дырками.

Увеличение до 5 говорит о том, что рассматриваемые бумаги относятся к документам строжайшей отчетности и первостепенной важности. Например, так обращаются с некоторыми отчетами для налоговой. Важно! При наличии 5 дырок приклеенный прямоугольник должен быть вырезан из папиросной бумаги, а отверстия – располагаться на расстоянии 5 см друг от друга.

Последовательность вдевания иглы в зависимости от номера отверстия (можно считать с любого края):

  1. 4-3;
  2. 3–4;
  3. 5-4;
  4. 1–2;
  5. 2-1;
  6. 4–5;
  7. 3-2;
  8. 2–3.

На этом этапе нить нужно зафиксировать узлом. Устав и некоторые бумаги торговой отрасли можно сшить угловым методом. При таком способе делается дыроколом единичное отверстие в левом верхнем углу.

В него вдевается ленточка (40 см), сложенная вдвое. Вставляют ее таким образом, чтобы загнутая серединная часть оказалась с обратной стороны, а кончики – с лицевой. Далее в петельку продеваются хвостики.

Тем самым получается узел. Его нужно передвинуть на нелицевую сторону документа и зафиксировать при помощи прямоугольного кусочка бумаги.

На листочке пишут:

  1. прошито, пронумеровано;
  2. инициалы работника вместе с подписью (сначала идет последняя, ее расшифровку указывают после).
  3. количество листов (буквами и цифрами, последние должны идти в скобках);

Нельзя прошивать при помощи степлера, клея, скрепок. Они не обеспечивают надлежащий уровень защиты: при таких способах крепления можно незаметно удалить скрепляющий элемент, достать листы, заменить их или подложить новые. Если аудитор, налоговая служба или иной контролирующий орган увидят документ, прошитый подобный образом, у организации могут быть различного рода проблемы, начиная с отказа в приеме отчетности и заканчивая вынесением ультиматума по немедленному исправлению всех имеющихся в архивах важных бумаг.

Важно! Если сомневаетесь в собственных навыках или столкнулись с необходимостью перепрошивки большого объема документов, имеет смысл обратиться за помощью к профессионалам. Услуги подобного рода предоставляются архивами и типографиями. При этом немедленного исполнения заказа ждать не приходится из-за загруженности организаций.

Особенно много у них работы в период сдачи отчетности и дипломов. Количество дырок на самом деле играет не последнюю роль.

При определении требуемого числа следует отталкиваться от важности договора. Самая простая по содержанию документация прошивается при помощи 2 дырок, особо ценная – 5-ю дырками. Учитывается и расстояние между отверстиями.

Оптимальный вариант: каждая находится от предыдущей на расстоянии 3 см. Для соответствия требованию проводят подготовительную разлиновку: заранее намечают, где нужно сделать отверстия.

Однако разлиновка не всегда помогает. Например, скошенные отверстия нередко возникают при подшивании очень толстых документов или журнала. В работе с ними следует применять шило и действовать крайне аккуратно. Используемую нитку лучше вдеть в иглу – она поможет правильному и точному введению. Пристальное внимание уделяют нумерации страниц.

Пристальное внимание уделяют нумерации страниц.

Ключевые положения по вопросу:

  1. приложения также подлежат нумерации;
  2. при работе с делом, представленным несколькими томами, содержимое каждого из них нумеруется отдельно.
  3. тип нумерации для приложения: сквозной;
  4. место проставления: правый верхний угол;
  5. используются арабские цифры;
  6. нельзя, чтобы число заходило за край листа;
  7. числа располагают по возрастанию;
  8. каждая страница письма нумеруется в зависимости от порядка изложения;
  9. при прикреплении письма отчет ведут начиная с конверта (на нем ставят первое по счету число);

Особого подхода требует и печать.

Ставить ее нужно в последнюю очередь и таким образом, чтобы она одновременно находилась и на листке прошивки и на документе. Если у индивидуального предпринимателя нет личной печати, то он может пропустить этот шаг.

Важно! Если документ после вставляется в папку, то не нужно клеить листок «прошито, пронумеровано, скреплено подписью» сзади на ее заднюю стенку. Правильное для этого место: задняя сторона последнего прошитого листка. При заполнении листа сшивки не нужно мельчить.

Каждая единица информации должна легко считываться. Сокращения также недопустимы.

Кроме того, следует оформить запись так, чтобы она шла и поверх документа и поверх наклеенного прямоугольника бумаги. Важно! При условии проведения заверения на основании доверенности, ее номер и дату подписания указывают в обязательном порядке.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс.

Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

  • Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
  • Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
  • Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили.

Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

  1. на проверку.
  2. архивные;
  3. кадровые;
  4. бухгалтерские;

Исключение составляют документы для налоговой службы.

Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует.

Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1.

Оформление обложки.Обложки для документации бывают трех видов:

  1. Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
  2. Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
  3. Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

2.

Комплектация.Подготавливаем комплект документов.

В пачке должно быть не более 250 листов.

Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист.

Все скрепки, булавки должны быть удалены.3.

Нумерация.Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу.

Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.Важно!

В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».Основные инструкции:

  1. Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
  2. При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.
  3. Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  4. В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
  5. Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
  6. Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
  7. Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.

4. Опись.Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

  1. количество документов и подпись с указанием ФИО.
  2. организацию и название документа;
  3. дату подшивки и срок хранения;
  4. подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);

Обратите внимание! Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией.Сшивать документацию можно многими способами.

Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства. Вот несколько вариантов:

  1. При помощи шуруповерта и плотной веревки. Подходит для объемных материалов.
  2. Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.
  3. При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.
  4. С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.

Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:

  1. ножницы и клей;
  2. иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;
  3. дырокол (при необходимости).
  4. заверительный лист;
  5. обложку;

Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:1.

Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом). Расстояние между дырками около 3 см.

Нитка длиной 80 см.Обратите внимание!

Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.2.

Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.3.

Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне.
Завязываем простой узел на изнаночной стороне.

Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см.

Лист наклеивается на узел и часть ниток.Обратите внимание!

Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо.8. Ставим печать и подпись.Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле.

Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов:Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки.

Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.Видео инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут:В плане оформления документов, делопроизводство – довольно сложный процесс.

По сей день ведется множество споров о том, как правильно их сшивать, но единого правила не существует.

Если прошивать документы просто для хранения, то это не потребует особых усилий. Но если дело касается важных бумаг, то к работе стоит отнестись со всей ответственностью.

Как правильно прошить в 3 дырки рабочую программу учителя

» Сшивать рабочие бумаги необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях сшивают ту документацию, которую требуется передать в архив. Прошитые бумаги удобно хранить и по запросу представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.Есть определенные нормативные указания, регулирующие, как правильно прошить документы по ГОСТу в 2021 году:

  • Методические рекомендации, утвержденные Приказами Росархива №76 от 23.12.2009, №44 от 11.04.2018, №71 от 22.05.2019.
  • Правила делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Минфин, Минэкономразвития и проч).
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Кажется, что вроде ничего сложного в том, чтобы прошить бумаги, нет.

Но на самом деле не все так просто. Есть определенные правила, по которым это делается. Если вы хотите сделать подшивку газет или журналов для пользования внутри организации, то это одно.

А вот если перед вами стоит задача подготовить документы в архив или налоговую, или еще куда-то, то тут нужно подойти к работе со всей ответственностью, иначе вы рискуете получить бумаги обратно. Причиной отказа может послужить неверное оформление.Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов.

Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет.

Пользоваться степлером не разрешается. Это считается грубым нарушением.Прошивать документы обязаны многие структурные подразделения. Делопроизводители систематизируют входящую и исходящую документацию.

Сотрудники кадровой службы по итогам календарного года сшивают:

  1. приказы по основной деятельности;
  2. внутреннюю переписку.
  3. приказы по личному составу;

Бухгалтеры сшивают:

  1. акты выполненных работ;
  2. кассовую книгу;
  3. путевые листы;
  4. накладные;
  5. авансовые отчеты;
  6. оборотные ведомости по материальным средствам;
  7. счета-фактуры;
  8. ведомости на получение заработной платы (если зарплату выдают сотрудникам на руки).

Сшивайте документацию одним из этих способов:

  1. сшейте нитками;
  2. скрепите степлером;
  3. используйте специальное оборудование.

Самым надежным вариантом является сшивание дел нитками — такие бумаги не подменят.Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.Рекомендуем прочесть: Какие требования в г краснодаре на получение земельного участка при рождении 3 ребенка сколько лет надо быть прописанным в краснодареПо ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.Есть общий порядок сшива бумаг.

Несколько предварительных шагов, чтобы правильно подшить документы, независимо от используемого инструмента:

  • Прислоните бумаги друг к другу, выровняйте по краям.
  • Вложите бумаги в картонную обложку надлежащего размера. Подойдет папка с надписью «Дело».
  • Пронумеруйте каждый лист — сверху справа поставьте арабские цифры. Начинайте с цифры 1.
  • Подготовьте опись (ее не нумеруют).
  • Отсортируйте регистры по дате.

Основные требования к секретарю-делопроизводителю пропишите в должностной инструкции. А если вам потребуются правила заполнения журнала трудовых договоров, прочитайте статью «Журнал регистрации трудовых договоров».Для прошивания стандартных регистров используется обычный скоросшиватель формата А4. Нумеруются не только бумаги, но и конверты.

В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если вы допустили ошибку, зачеркните ее одной чертой и продолжите нумерацию. Заверьте лист подписью: «Исправленному верить», поставьте подпись ответственного лица и скрепите печатью.

Во всех учреждениях прошиванием документов занимается специалист, которому такие полномочия были переданы на основании внутренних ведомственных актов, регламентирующих правила обращения с документами (приказ начальника, служебная инструкция).Такой работник организации именуется делопроизводителем.Как правило, если он получил специальное образование, он должен знать, как именно прошить те или иные документы.Однако, зачастую, на данной должности может сидеть и человек, не вполне владеющий точными знаниями.В этом случае он должен знать, что перед сшиванием документов необходимо следующее:

  1. Перед сшиванием следует убедиться, что на листах отсутствуют скрепки и скобы, а если таковые где-нибудь прикреплены, то необходимо их удалить. Подобные посторонние канцелярские принадлежности будут мешать в процессе сшивания, да и при последующем хранении документов они лишние.
  2. Заранее подготовить все инструменты, которые пригодятся во время сшивания бумаг.
  3. Затем пачку для сшивания нужно сложить ровно, чтобы каждый лист лежал одинаково со всеми остальными. Если за этим не проследить, то в результате скрепления пачка будет выглядеть неаккуратной, а края выбившихся листов замнутся. При слишком большом объеме сшиваемых листов для выравнивания применяется специальный инструмент.
  4. Подготовить нить длиной не менее 70 см.
  5. Сложить все документы в соответствии с их датами и номерами, правильной стороной и в нужном порядке.

Перед началом процедуры удалите все скрепки и скобы от степлера.

Систематизируйте бумаги по датам или по значимости и пронумеруйте каждый лист.

Если дело состоит из множества листов, то соедините все специальными скрепками и приступайте к прошиванию. Приготовьте необходимые инструменты и материалы.
Вам понадобятся:

  • Лист чистой бумаги.
  • Иголка. Размер подбирают в зависимости от толщины сшиваемых регистров.
  • Бумажный клей.
  • Картонный или бумажный скоросшиватель.
  • Нитки. Лучше использовать капроновые.

Соблюдайте установленный порядок — инструкцию пошагово, как правильно сшивать документы ниткой с фото и пояснениями:Шаг 1.

Удалить скрепки, скобы.Шаг 2.

Аккуратно и ровно разложите листы, проверьте нумерацию.Шаг 3.

В зависимости от толщины получившейся пачки возьмите шило или иголку и, отступив от края, сделайте сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5 — 3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие сделайте по центру.Шаг 4.

Возьмите нитку длиной 70 — 80 сантиметров (длина зависит от толщины стопки).Шаг 5. Вденьте иголку снизу с тыльной стороны бумаги в центральное отверстие.

Шаг 6.

Проведите сверху в крайнее верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем через обратную сторону в крайнее нижнее отверстие.

Шаг 8. Вернитесь в центральное отверстие через лицевую сторону.

Шаг 9.

После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если сшивается папка с большим количеством листов, то сшейте бумаги несколько раз — для их закрепления.Шаг 10. Завяжите узел на обороте. Получается остаток длиной не менее 8 сантиметров.

Шаг 11.

На получившийся узел наклейте отрезок бумаги в виде прямоугольника.

На нем заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов. Директор____Фамилия И.О.» (или иную должность руководителя по уставной документации).

На прошитом документе поставьте подпись и печать: одна часть подписи и печати попадет на лист бумаги, другая — на тыльную сторону документации.Если вам требуется прошить большое количество листов одновременно, сделайте не менее 4 отверстий. Крепкий сшив — это гарантия надежности при хранении документа.

Посмотрите видеоинструкцию о том, как прошить журнал нитками упрощенным способом прошивки.Перед началом сшивания документов их следует правильно подготовить к архивированию.

Этот процесс включает несколько простых шагов:

  • общее количество документов;
  • содержание, цель хранения и количество страниц каждого документа;
  • Пронумеровать том. Процесс нумерации листов осуществляется простым карандашом. Номер листа следует проставлять в правом верхнем углу. Лист описи тома в порядок нумерации не входит. Номер «1» имеет титульный лист. Цифра на нём не ставится.
  • реквизиты составителя.
  • Оформить обложку. Обложка стандартных размеров – 229х324 мм. под документы формата А4. Для долговременного хранения документов необходимо использовать обложки из твёрдого износостойкого материала (картона, пластика).
  • Скомплектовать архивный том. Для формирования комплекта следует изъять все инструменты скрепления листов (скрепки, булавки, биндеры). Стандартная толщина архивного тома – не более 4 см. Количество листов – до 250 шт. Документы в один лист (накладные, счета, и пр.) допускается сшивать в том с количеством листов до 500. К сформированному для сшивания архивному блоку добавляется пустой лист.
  • дату формирования тома;
  • Составить опись тома. В перечне документов, включённых в архивный том, следует указать следующую информацию:
      наименование организации;
  • срок хранения документов;

По окончании подготовительных процедур можно приступать к сшиванию бумажных документов в сформированном архивном томе.Для прошивания бухгалтерской документации делают 5 отверстий — толщина дел бухгалтерии немного больше. Сшивать бухгалтерские документы вправе только уполномоченный сотрудник (зачастую это сам бухгалтер).

Вот основные правила, как сшить договор нитками (порядок распространяется и на другие регистры бухгалтерии).

  • Прошейте нитками.
  • Сделайте отверстия.
  • Пронумеруйте бумаги простым карандашом.
  • Закрепите наклейкой, поставьте подпись руководителя и исполнителя и печать учреждения.
  • Составьте опись документов. Включите в опись такие разделы: наименование, дата составления, перечень регистров, подпись ответственного сотрудника.

Это текст, который пишется на листе бумаги, скрепляющем документ с тыльной стороны.

Как правило, в нем содержится:

  1. должность и Ф.И.О.

    ответственного лица;

  2. количество пронумерованных листов, цифрами и прописью;
  3. надпись «прошито, пронумеровано»;
  4. место для подписи и ее расшифровки.

Можно либо заранее напечатать расшифровку на компьютере, сформировать готовые наклейки и размножить их, либо написать весь текст сопроводительной надписи от руки.

Ни то ни другое не будет являться ошибкой и документ от этого не утратит свою действительность.Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Первичная подготовка и схема прошивки документов включают:

  • Нумерацию.
  • Заполнение описи.
  • Оформление обложки.
  • Сшив бумаг по назначению.
  • Систематизацию бумаг.

Сшитая указанным образом документация хранится не менее 25 лет. Если же документы надлежит хранить в архиве меньше 10 лет, воспользуйтесь упрощенной схемой прошивки.

В таком случае разрешают не проводить:

  1. сшив нитками (оставьте бумаги в скоросшивателе).
  2. систематизацию;
  3. нумерацию;

Порядок прошивания ничем не отличается —пошаговая инструкция, как правильно прошить журнал нитками и сдать дело в архив:

  • Сделайте отверстия. Проденьте нитки и плотно закрепите.

    Следите, чтобы текст оставался читаем.

  • Пронумеруйте простым карандашом в верхнем правом углу.

    Не рекомендуется использовать шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

  • Прошейте каждый том.
  • Если планируете хранить журналы более 25 лет, при подготовке к прошиванию приложите к делу дополнительную картонную обложку.

    Она защищает документы и нитки от излишнего трения.

  • Если в деле, подлежащем сшиву, более 250 листов, разделите его на несколько томов.

Лист формата А3 нумеруется как один лист, подшивается за левый край и сворачивается. Если один лист подшивают за середину, его нумеруют как два листа.

Фотографии или картинки, схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. В первую очередь нумеруют конверты отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то каждый том получает отдельный номер. Обложку оформляют так:

  • Закрепите срок хранения дела — постоянный или определенный.
  • Укажите название организации в именительном падеже. Если во время хранения изменилось название учреждения, укажите обновленное, корректное. Старое название поставьте в скобки, новое — под ним.
  • Отметьте период (год), к которому принадлежат бумаги — дату первого и последнего документа, календарный год (например, приказы по основной деятельности за 2021 год).
  • Пропишите наименование структурного подразделения
  • Обозначьте наименование дела. Помимо названия, определите и тему дела (акты, накладные, приказы и проч).

При нумерации листов в деле опись не учитывается. Дела указываются по степени значимости: устав, протоколы, планы.

Посмотрите видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив:Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.Базовыми, то есть такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

  • Прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.
  • Прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов.
  • Обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (пункт 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7 декабря 1992 года).
  • Копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать.

При регистрации в качестве юридического лица (индивидуального предпринимателя) и при внесении изменений в сведения Федеральной налоговой службы требуемые документы прошиваются в присутствии нотариуса.

Нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.Сейчас налоговая принимает документы в обычном виде, без сшива — из Методических рекомендаций ФНС этот пункт исключен. У организаций и ИП есть выбор: сдавать документы в скрепленном или прошитом виде. Но правила делопроизводства никто не отменял, поэтом учредительные документы желательно все же прошивать вручную.На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.

Среди них необходимо выделить следующие:— Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г.

N БГ-3-09/198;— п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г.

«О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

;— п.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России

«По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»

, которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.;— п.п.

4, 5

«Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей»

, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г.

N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).— ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения.Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку.Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно.Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе.

И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры.

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

  1. приказы личного и общего состава,
  2. а также штатное расписание.
  1. счетами-фактурами,
  2. а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.
  3. актами выполнения работ,
  4. оборотными ведомостями,
  5. авансовыми отчетами,
  6. путевыми листами,
  7. кассовыми книгами,
  8. накладными,

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141.

Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

  1. Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  1. Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  1. Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

    Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов.

Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка.

Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку.Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской.

Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:

  1. С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
  1. Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие.

    Таким образом, один край уже готов.

  1. Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
  1. Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
  1. Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей.Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке.На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2021 год».Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества.Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию.

При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации.

Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые.

Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.Заверение бумаг — последний этап перед их подачей на проверку или на хранение.

Однако, если эта процедура будет выполнена неправильно, то у вас появятся лишние проблемы.

Поэтому очень важно знать, как именно выполняется указанный процесс и кто за него отвечает.Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг.

Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи.

Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.Как грамотно составить характеристику на работника.Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить.

Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см.На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой.Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей).Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и в какой последовательности проходит эта процедура, вы можете больше не переживать за возврат бумаг и необходимость в их повторной систематизации путем шнуровки.Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок.

Кроме того, прошитые дела более компакты.

Их гораздо легче хранить и систематизировать.В некоторых случаях, например при оформлении тендерной документации, целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов (более 80-100).

Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами.

Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью.


prinyatie-nasledstva.ru © 2021
Наверх