Главная - Трудовое право - Как составить график документооборота в бухгалтерии образец

Как составить график документооборота в бухгалтерии образец


Инструкция: как подготовить график документооборота в бухгалтерии


Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

График документооборота — это документ, который регламентирует процесс движения документов с момента их составления или получения до полного завершения исполнения. Например, до отражения в отчетности, отправки контрагенту или до передачи в архив на хранение. 30 сентября 2020 Автор: 2020 года 2020 года для юридического отдела Любая хозяйственная операция экономического субъекта должна быть подтверждена первичным документом.

Порядок составления первички, ее обработки, передачи в бухгалтерию для отражения в учете устанавливается в отдельном порядке. Для этого составляется специальный норматив — график или регламент документооборота бухгалтерских документов в компании — по сути, это задокументированный порядок движения первичной и учетной документации внутри экономического субъекта. Обязанность составления ГДО регламентирована следующими нормативами:

  • .
  • .

Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер.

Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета. Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо).

Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением. После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.
При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.

Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.

Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра. Обязательный раздел Что включить Алгоритм создания конкретного формуляра Отразите:

  1. непременно пропишите срок исполнения документа.
  2. какое количество экземпляров необходимо подготовить;
  3. кто отвечает за выписку, оформление и его исполнение;

Регламент проверки по каждой конкретной форме Пропишите:

  1. каков порядок предоставления;
  2. срок предоставления.
  3. кто ответственный за проверку;
  4. кто предоставляет формуляр на проверку;

Порядок обработки документации Пропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра.

Алгоритм передачи формуляра в архив Закрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм. В обязанности всех работников организации необходимо включить положения о создании и предоставлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с ГДО. Это исключит проблемы и задержки в движении документации.

Бланк ГДО: Примерный образец графика документооборота к учетной политике некоммерческой организации: Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.

Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено.

Рекомендуем использовать наш шаблон. Образец приказа об утверждении: ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» ПРИКАЗ №135 От 21.12.2019г.

г. Москва «Об утверждении и введении в действие графика документооборота» В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ:

  • Утвердить прилагаемый график документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» и ввести его в действие с 01.01.2020 года.
  • Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.
  • Всем структурным подразделениям и работникам ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» в работе с документами руководствоваться требованиями, установленными в графике документооборота, с момента введения его в действие.
  • Контроль за исполнением требований графика документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» возложить на главного бухгалтера Главного бухгалтера Викторову В. В.
  • Секретарю Карповой И. И. обеспечить тиражирование графика документооборота и его передачу в структурные подразделения ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» до 31.12.2019 года.

Приложение: 1. График документооборота. Руководитель: ИВАНОВ И.

И. Иванов С приказом ознакомлены: Главный бухгалтер ВИКТОРОВА В.

В. Викторова Секретарь КАРПОВА И.

И. Карпов Об авторе статьи Евдокимова Наталья Бухгалтер-эксперт С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это документ, который устанавливает порядок работы по ЭДО организации-инициатора и ее контрагента.

30 сентября 2020 Отчет о проделанной работе — это внутренний документ, позволяющий руководителю проконтролировать, насколько качественно и оперативно выполняет поставленные задачи его персонал. Такая форма оценки пригодится для разъездных и дистанционных сотрудников, деятельность которых происходит «не на глазах» у руководителя.

1 июня 2021 Доверенность на представление интересов в банке — это документ, предоставляющий физическому или юридическому лицу право действовать от имени организации и выполнять определенный перечень операций. 15 сентября 2020 Заявление на расторжение договора об оказании услуг — это документ, которым одна сторона соглашения сообщает другой стороне о своем желании прекратить отношения. Такое обращение может предшествовать заключению соглашения о расторжении или само по себе означать его.

29 сентября 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю ПОДПИСАТЬСЯ

График документооборота в бухгалтерии

Составленный график документооборота в бухгалтерии залог правильной отчетности. Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне.

Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию. Каждый специалист, работающий в бухгалтерских отделах на крупных и более мелких предприятиях, знает, как порой бывает трудно добиться своевременного поступления столь нужного для отчетности документа.

Каждый специалист, работающий в бухгалтерских отделах на крупных и более мелких предприятиях, знает, как порой бывает трудно добиться своевременного поступления столь нужного для отчетности документа.

И именно труженики бухгалтерии в первую очередь заинтересованы в наличии графика документооборота.

Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:

  1. архивация документации;
  2. обработка документации;
  3. уничтожение документации.
  4. создание документации;

Этот закономерный процесс и носит название документооборот. Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован.

Регламентировать документооборот можно с помощью:

  1. графика документооборота;
  2. положения о документообороте;
  3. инструкции документооборота.

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2018 году именно график документооборота. Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия. И желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.

Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров: Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию. Ведь именно по их документам сдается отчетность во все государственные службы и инстанции.

И если вдруг какой-нибудь из отделов не предоставит бухгалтеру очень важный документ, который не будет учтен до начала составления отчетности, то до сдачи придется переделать всю работу с самого нуля.

Или же предоставить в налоговую службу, так называемую уточненку, после выявления не вошедшего в отчетность документа, так как в отчетность следующего раза внести его нет возможности из-за не состыковки даты. Например, отчетность в налоговую службу была сдана в первом квартале 2018 года и после ее сдачи на столе у бухгалтера «появилась» служебная записка о расходах на рекламную акцию, проведенную именно в тот период, за который отчет уже ушел в работу к налоговикам.

Например, отчетность в налоговую службу была сдана в первом квартале 2018 года и после ее сдачи на столе у бухгалтера «появилась» служебная записка о расходах на рекламную акцию, проведенную именно в тот период, за который отчет уже ушел в работу к налоговикам. А вставить ее в отчет за следующий квартал не по правилам, так как искажается картина по реальным расходам в определенный отрезок времени. Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации.

Как говорилось выше, найти стандартный образец графика документооборота нет возможности, соответственно к его составлению следует приложить усилия самим работникам отделов.

Самый подробный график должен быть, конечно же, у бухгалтерии с учетом всех без исключения пунктов деятельности разных отделов предприятия.

На следующем этапе следует собрать сведенья обо всех документах, которые создаются во время деятельности предприятия. В этот список в обязательном порядке вносятся не только ежедневные, но и периодические, даже, можно сказать, совсем редкие бумаги. Также при составлении графика обязательно вписывается сам процесс движения документов.

Не оставляются без внимания даже те факторы деятельности предприятия, которые не контролируются бухгалтерией, но должны быть внесены в отчетности. Обычно подтверждением таких действий являются служебные записки или справки, которые также включаются в график документооборота. Так повелось традиционно, что для обработки первичной документации при бухгалтерии нанимаются отдельные работники.

В их обязанности входит прием документов и последующая их передача по назначению.

Так сказать, некие посредники между предприятием и бухгалтерами. Способ оформления графика сугубо личное дело каждого. Кому-то, например, удобнее в виде таблицы.

А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы. В каждом из этих способов имеются свои плюсы. Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени. Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы.
Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе.

На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные. А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.

После основной проделанной работы, остается установить сроки подачи документов для работников разных отделов и подразделений предприятия. В этом вопросе все так же, как и с выбором оформления, зависит от удобности. Можно установить сроки подачи документации в определенные числа рабочего календарного месяца или дни недели.

Или же на протяжении строго определенного промежутка времени, после создания. Если предприятие небольшое, то с ознакомлением работников с графиком документооборота бухгалтерии сложностей не возникнет.

С предприятием, штат сотрудников которого весьма внушителен, дело обстоит немного сложнее. Но также решается. Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом.

Но также решается. Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом. Но к сожалению, этот вариант может внести некоторую путаницу и недопонимание в вопросах: что и когда сдавать.

Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения.

При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию.

И вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении.

Для того чтобы сроки подачи документов соблюдались можно ввести положение о снижении премий.

И этот способ будет хорошей мотивацией для подачи документации в установленный срок.

2.5. Примерный график документооборота

31. В соответствии с пунктом 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.98 N 60н, при формировании учетной политики организации утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации.В учетной политике, как правило, указывается, что порядок и сроки создания первичных учетных документов и их передачи для отражения в бухгалтерском учете определены графиком (схемой) документооборота, утвержденным в установленном порядке.

При этом график (схему) документооборота целесообразно выделить в отдельный документ и утвердить в качестве приложения к учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.32. График фактического документооборота отражает сложившуюся в организации систему документооборота.График включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета, сводных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности головной организации, обособленных структурных подразделений и организации в целом; ответственных за это подразделений (сотрудников) с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ.Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов на предприятии за счет:- повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и обработки документов;- выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (излишних) документов (особенно это касается сводных документов и регистров бухгалтерского учета).От четкости составления графика документооборота в значительной степени зависит своевременность получения информации для нужд управления.33.

График документооборота является:- важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройности системы организации бухгалтерского учета на предприятии;- средством обслуживания рабочего места;- средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности.Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает:- ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;- выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;- выполнение работ, установленных планом распределения обязанностей;- выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.Как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности:- своевременное составление и представление бухгалтерской и статистической отчетности в установленные адреса;- своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организации.34. Нормативные документы, регламентирующие организацию бухгалтерского документооборота, можно условно разделить на следующие группы:- регламентирующие общие принципы организации бухгалтерского документооборота;- регламентирующие особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения отраслевых унифицированных форм;- регламентирующие особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения унифицированных форм (без отраслевых);- регламентирующие особенности документооборота бухгалтерской отчетности организаций.В состав нормативных документов, регламентирующих общие принципы организации бухгалтерского документооборота, входят следующие:Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями); по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н (с изменениями); о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г.

N 105 по согласованию с ЦСУ СССР;письмо Минфина СССР от 8 марта 1960 г. N 63

«Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства»

;письмо Минфина СССР от 6 июня 1960 г. N 176

«Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций»

; по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства (Приложение 1 к письму Минфина РФ от 24 июля 1992 г.

N 59); типовых регистров единой журнально-ордерной формы (Приложение 2 к письму Минфина РФ от 24 июля 1992 г.

N 59);письмо Минфина СССР и ЦСУ СССР от 20 февраля 1981 г.

N 35/34-Р/426

«О методических указаниях по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники»

;Методические по бухгалтерскому учету доходов, расходов и финансовых результатов сельскохозяйственных организаций (Приложение к Приказу Минсельхоза РФ от 31 января 2003 г.

N 28) Раздел III

«Первичный учет продаж (доходов и расходов от обычных видов деятельности)»

.В состав нормативных документов, регламентирующих особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения отраслевых унифицированных форм, входят следующие: Госкомстата РФ от 29.09.1997 N 68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья» — в части первичных документов по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;Приказ Государственной хлебной инспекции при Правительстве РФ от 08.04.2002 N 29 «Об утверждении Порядка учета зерна и продуктов его переработки» — в части отраслевых форм первичных документов по учету зерна и продуктов его переработки хлебоприемных и зерноперерабатывающих предприятий; Минсельхоза РФ от 31.01.2003 N 26 «Об утверждении Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях» — в части первичных документов по учету движения материалов, по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, по учету движения зерна и другой продукции растениеводства, продукции животноводства, по учету реализации продукции и по учету движения прочих материально-производственных запасов»;Приказ Минсельхоза РФ от 16.05.2003 N 750 «Об утверждении специализированных форм первичной учетной документации» — в части специализированных форм первичной учетной документации в сельском хозяйстве.В состав нормативных документов, регламентирующих особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения унифицированных форм (без отраслевых), входят следующие: Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями от 27 марта, 3 мая 2000 г.) — в части первичных документов по учету кассовых операций и результатов инвентаризации; Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» — в части первичных документов по учету торговых операций; Госкомстата РФ от 27 марта 2000 г.

N 26

«Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 «

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»; Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет» — в части первичных документов по учету расчетов с подотчетными лицами;Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (с изменениями от 23 апреля 2002 г.) — в части первичных документов по учету товаров в розничной торговле; Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» — в части первичных документов по учету основных средств; Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» — в части первичных документов по учету труда и его оплаты.Особенности документооборота бухгалтерской отчетности организаций регламентированы Приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».35.

Создание и утверждение графика документооборота регламентируется

» о документах и документообороте в бухгалтерском учете»

(утверждено Министерством финансов СССР, N 105 от 29 июля 1983 г.), «Порядок организации документооборота», извлечение из которого приводится ниже: «5. Порядок организации документооборота 5.1.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.5.2. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.5.3.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.5.4. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в к настоящему Положению.5.5.

Работники предприятия, учреждения (Начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.

В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.5.6. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.5.7. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.В соответствии с Положением о главных бухгалтериях требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения».

Приложение Пример графика документооборотапо предприятию, учреждению __________________ Утверждено приказом N ___ от ____________ г. Наименование документаСоздание документаПроверка документаОбработка документаПередача в архивкол-во экз.ответственный за выпискуответственный за оформлениеответственный за исполнениесрок исполненияответственный за проверкукто представляетпорядок представлениясрок представлениякто исполняетсрок исполнениякто исполняетсрок передачи1234567891011121314Требование .2цехОМТС бухгалтерияскладежедневно (до:часов)бухгалтерия1 экз. — цех2 экз. — складпри отчетепри реестреежедневно (до:часов)бухгалтерияежедневнобухгалтерияпо истечению квартала 36.

Работа по составлению графика документооборота может быть выполнена следующими способами:1-й способ: Составление графика (схемы) документооборота проводится сотрудниками организации;2-й способ: Составление графика (схемы) документооборота проводится привлеченными консультантами;3-й способ: Составление графика (схемы) документооборота проводится консультантами при активном участии сотрудников организации.Рассмотрим каждый из способов более подробно.Первый способ можно также подразделить на два вида в зависимости от того, привлекаются ли к составлению документооборота только работающие на предприятии сотрудники (преимущественно сотрудники бухгалтерии, ведущие соответствующие участки бухгалтерского учета) или для его составления принимаются на работу новые сотрудники.

К преимуществам первого способа относятся минимальные затраты организации на составление графика (схемы) документооборота, поскольку предполагается, что оно выполняется сотрудниками в рабочее время и, как следствие, практически не отражается на их оплате труда. Недостатком данного способа является то, что при его использовании составление графика (схемы) документооборота занимает достаточно продолжительное время.Использование второго способа позволит значительно сократить продолжительность периода составления графика (схемы) документооборота, поскольку консультанты, как правило, уже имеют опыт составления подобных документов, а также, в отличие от штатных сотрудников, могут заниматься составлением графика не отвлекаясь на выполнение своих непосредственных должностных обязанностей (ведение бухгалтерского учета, руководство коллективом и т.п.).

Участие в работе по составлению графика (схемы) документооборота сотрудников организации ограничивается предоставлением консультантов данных (включая устную информацию), необходимых для выполнения работ. Результатом работ при использовании этого способа является отчет консультантов, который включает в себя сформированный график (схему) документооборота.К преимуществам второго способа относятся:- нагрузка на работников организации при составлении графика (схемы) документооборота изменяется незначительно (по сравнению с первым способом);- период составления графика (схемы) документооборота можно сократить до минимума за счет привлечения большего количества консультантов.В то же время, поскольку услуги консультантов платные, затраты денежных средств предприятия на составление графика (схемы) документооборота выше, чем при использовании первого способа.Третий способ заключается в построении и внесении изменений в график (схему) документооборота при активном сотрудничестве консультантов и сотрудников организации. В отличие от второго способа, сотрудники не только предоставляют консультантам информацию, но и контролируют правильность ее обработки и активно участвуют в оптимизации фактического документооборота.

Использование третьего способа сочетает в себе преимущества первых двух способов, а также создает предпосылки для получения максимально возможного эффекта от использования документооборота в практике управления, поскольку тот факт, что документооборот составлен при участии сотрудников, обеспечивает лояльность большинства сотрудников к использованию данного документа в организации.37.

Построение документооборота включает в себя следующие этапы:1) сбор информации (описание фактического документооборота);2) построение графика фактического документооборота в форме таблицы, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам (для наглядности);3) оптимизация документооборота (при необходимости) и построение графика оптимального документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.На первом этапе собирается информация о движении каждого документа.

Примерный бланк для сбора информации при построении фактического документооборота представлен ниже .На втором этапе информация обрабатывается и представляется в виде графика документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.На третьем этапе производится оптимизация документооборота (при необходимости) и построение графика оптимального документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам. Открыть полный текст документа

Как составить график документооборота в бухгалтерии?

Важное 23 июня 2020 г. 12:23 Автор: Алексеева М., эксперт журнала Журнал «» № 5/2020 Налаженная система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учете, в том числе передавать первичные учетные документы для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составлять на их основе бухгалтерскую и иную отчетность.

Регламентировать процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения (использования для формирования отчетности, отправки, помещения в архив и др.) можно с помощью графика документооборота. О том, как правильно его составить, поговорим в статье.

Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика», п. 22 СГС «Концептуальные основы»).

Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015).

В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной. Разработкой графика документооборота занимается , а утверждает – руководитель учреждения.

График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ. График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным. График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов.

Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются. Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1). В графике документооборота должно быть определено несколько этапов движения документов внутри учреждения: составление (получение), проверка и обработка, передача в архив. При его разработке важно: 1) установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения.

Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Если для отражения определенных операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике (п.

9 СГС «Учетная политика»). Документы неунифицированной формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч.

2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 25 СГС «Концептуальные основы»; 2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (прием) документов, схему движения документов между ними; 3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов; 4) установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.

В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, хотя это и необязательно, поскольку они установлены законодательно.

Напомним, что учреждения обязаны хранить первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Рабочий , другие бухгалтерские документы учреждение учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете). Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года ( НК РФ).

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерских документов в 2020 году следует использовать новый перечень, который вступил в силу 18.02.2020, – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки, которые установлены этим перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления его в силу. Исключение – бухгалтерские документы учреждение, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до начала действия Приказа Росархива № 236 (Письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479).

Действовавший ранее Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, устанавливавший сроки хранения документов, утратил силу (см.

Приказ Минкультуры РФ от 17.12.2019 № 1964).

Приведем образец заполнения графика документооборот в бухгалтерии. Наименование документа Составление документа Обработка документа Передача в архив Ответственное лицо Срок исполнения Ответственное лицо Срок обработки Ответственное лицо Срок передачи Приходный кассовый ордер (ф. 0310001) Кассир По мере приема денег Бухгалтер В день поступления Бухгалтер По истечении отчетного года Расходный кассовый ордер (ф.

0310002) Кассир По мере выдачи денег Бухгалтер В день поступления Бухгалтер По истечении отчетного года Авансовый отчет (ф. 0504505) Подотчетные лица В течение трех рабочих дней по прибытии из командировки Бухгалтер В течение трех рабочих дней Бухгалтер По истечении отчетного года Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф.

0504210) Заведующий складом По мере поступления товара Бухгалтер В течение трех рабочих дней Бухгалтер По истечении отчетного года Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф.

0504101) Материально ответственные лица По мере совершения хозяйственной операции Бухгалтер В течение трех рабочих дней Бухгалтер По истечении отчетного года * * * График документооборота должен устанавливать рациональный документооборот и способствовать улучшению всей учетной работы в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. Такой документ целесообразно оформить в качестве приложения к учетной политике.

С его положениями следует ознакомить в установленные сроки под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов. [1] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н.

[4] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора

«Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора»

, утв.

Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.


prinyatie-nasledstva.ru © 2021
Наверх