Главная - Другое - Как оформить копию заявления

Как оформить копию заявления


Как оформить копию заявления

Как правильно оформить выписку из документа образец


» Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники.

Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.В подобных случаях оформляется выписка. То есть, копия нужной части документа.

Она и предоставляется для стороннего использования. Выписка необходима при наличии этих обстоятельств:

  1. Делать копию просто нецелесообразно из-за того, что большая часть документа пользователю не нужна.
  2. Сделать копию всего документа нельзя из-за того, что в нем есть конфиденциальные сведения.

Иногда форма выписок оговорена законом.

Все зависит от того, копия какого документа делается. К примеру, регламентирована форма выписки из протокола собрания Военного совета.

Установлена она приказом Минобороны №280 от 24 июля 2006 года.Выписка часто запрашивается этими лицами:

  1. Налоговая.
  2. Контрагенты.
  3. Бывшие сотрудники.
  4. Пенсионный фонд.
  5. Клиенты.
  6. Сотрудники, работающие в компании.

Как правило, выписки запрашиваются именно государственными органами.В кадровом делопроизводстве документы могут существовать в трёх видах:

  1. копия;
  2. подлинник (оригинал);
  3. выписка.

Подлинник документа – это первоисточник, главный документ, закрепляющий сведения или условия работы.

Обычно оригиналы существуют в единственном экземпляре и хранятся в делах отдела кадров.

Но есть исключения – трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и должностные инструкции изначально изготавливаются в двух экземплярах, один из которых забирает кадровик, а второй выдаётся работнику.Заверенная копия – это дословный повтор всего документа, закреплённый печатью, визой и заверительной надписью.Выписка из документа – это повтор какой-то части документа, которая относится непосредственно к конкретному работнику и содержит преамбулу и распорядительную часть.Внимание!Важно: выписки и копии, предназначенные для выдачи за пределы фирмы, всегда скрепляются печатью.

Оттиск печати организации всегда дублируется визой лица, обладающего правом подписи. Обычно это директор фирмы.Но доверенностью подписание документов или изготовление копий может быть возложено и на другого сотрудника, например, на кадровика.

При этом и печать может проставляться не организации, а отдела кадров.Но для большинства видов выписок форма не утверждена. Но отсутствие жестко регламентированной формы не обозначает, что при составлении документа человек имеет полную свободу. В выписке должны присутствовать обязательные реквизиты:

  1. Дата регистрации бумаги, из которой делается копия. То есть, нужно указывать именно дату составления оригинала документа, а не дату оформления выписки.
  2. Подпись лица, который подписывал оригинал. Подпись на выписке ставить не обязательно.
  3. Наименование документа: «выписка из…». К примеру, если это копия информации из приказа, документ называется «выписка из приказа».
  4. Реквизиты бланка. Как правильно, реквизиты оригинала полностью переносятся в копию.

Выписка – это один из видов копий.

Для того чтобы документ получил юридическую силу, требуется его заверить.

А потому в бумаге рекомендуется проставить реквизит «отметка о заверении». Если компания решает заверять документ печатью, нужно закрепить этот способ в локальном акте.Выписки составляются по тому же принципу, что и оригиналы документов.

То есть, в них должны быть реквизиты фирмы: ее название, ИНН, адрес и телефон.ВАЖНО!

Для создания выписки обычно используется фирменный бланк компании.ВНИМАНИЕ!

Обязательно ли заверять копию печатью?

Необходимо это только в том случае, если бумага предназначена для сторонних пользователей. Если же копия нужна для внутренних целей, печать ставить не обязательно.

Требования к оформлению выписки из документа Некоторые ведомства устанавливают жесткие требования к оформлению выписки из отдельных документов, но для частной компании эти требования необязательны.

Достаточно будет учесть главные принципы формирования этого типа документа.Обратите внимание, что на выписке из документа секретарь должен указать номер и дату внутренней регистрации оригинала документа, на который оформляется выписка. Также помните, что личная подпись руководителя или автора документа не нужна для оформления выписки.Выписки подразделяются на эти разновидности:

  1. Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
  2. Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.

Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются.

К примеру, могут быть следующие копии:

  1. О назначении премий.
  2. Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
  3. Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
  4. О назначении на должность.
  5. Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
  6. О командировке.
  7. О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.

Для внутренних целей может понадобиться выписка, касающаяся основной деятельности компании.Нет закона, который ограничивал бы срок действия выписки.

Следовательно, она может считаться бессрочной.Не установлен также порядок хранения документа. Как правило, копия хранится в личном деле. Не оговорен также срок хранения документа в компании. Обычно этот срок соответствует сроку хранения личного дела сотрудника.Срок предоставления выдержки, если на это есть соответствующий запрос, составляет 3 суток.

Обычно этот срок соответствует сроку хранения личного дела сотрудника.Срок предоставления выдержки, если на это есть соответствующий запрос, составляет 3 суток.

Под запросом понимается, как правило, письменное обращение (заявление и прочее).Пошаговая инструкция по заполнению документа, готовые образцы оформления, требования по срокам и советы экспертов — в статье.Действующий образец журнала для вашей компании:Закон наделяет работника правом в любой момент обращаться за выписками, справками и копиями документов, связанных с его работой, к актуальному или бывшему работодателю. Запрос должен быть письменным, в форме заявления. Ситуации, в которых не обойтись без официальных документов, подтверждающих занятость, уровень дохода и другие особенности трудового статуса, возникают сплошь и рядом: оформление кредита в банке, получение социальных пособий, обращение в надзорные органы, пенсионный фонд или судебные инстанции.Подсказка кадровика.

Как работать с запросами сотрудников

Перечень документов, которые сотрудник вправе запросить, открыт.

По сути, речь идет о любых документах, которые имеют непосредственное отношение к трудовой деятельности работника: трудовой книжке, личной карточке, приказах по личному составу, справке по форме 2НДФЛ и т.д. Вид запрашиваемого документа обязательно указывается в заявлении. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как делать выписку из приказа (образец) , какие сведения может содержать справка с места работы и в какой срок оформляют документы на сотрудника по запросу государственных органов.Внимание!Выписки и другие документы, связанные с работой, выдают бесплатно.В копии воспроизводится весь документ целиком.

Обычно копии изготавливаются на ксероксе, очень редко – документ переписывается вручную. При этом все реквизиты и текст оригинала копируется в неизменном виде.Обычная ксерокопия никакой юридической силы не имеет и не принимается ни в качестве доказательств, ни в качестве подтверждения. Другое дело, если копия заверена.Заверяется копия так:

  1. поставьте печать.
  2. непосредственно под текстом напишите или проштампуйте слово «Верно»;
  3. рядом пропишите должность, инициалы и фамилию заверяющего;
  4. завизируйте документ подписью и проставьте дату заверения;

Внимание!Важно: кадровик не имеет право заверять копии, если он не уполномочен доверенностью.Чтобы упростить работу и себе, и директору, оформите доверенность на изготовление копий.

Благо, что гражданским кодексом сейчас разрешено выдавать доверенности на неограниченный срок.Особняком стоит копия трудовой, так как заверяется с некоторыми нюансами.Небольшие по объему распоряжения, в которых содержатся сведения только об одном работнике, можно копировать. Заверенная копия выдается работнику. Но если документ занимает несколько страниц, содержит конфиденциальные сведения или персональные данные других сотрудниковпредприятия, полностью копировать его для передачи третьим лицам — не лучшая идея.

В таких случаях оформляют выписку. В отличие от полной копии документа, она не отражает все его содержание.

Выписывают только ту часть сведений, которая касается конкретного работника и необходима ему для официального обращения в какую-либо инстанцию. Обратите внимание, с юридической точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны, если на них присутствуют все необходимые реквизиты и визы.Образец выписки из приказа с комментариями эксперта

★ За нарушение правил обработки персональных данных и разглашение сведений личного характера о работниках третьим лицам предусмотрены крупные штрафы. Даже незначительные ошибки, выявленные Роскомнадзором во время очередной проверки или на основании поданных сотрудниками жалоб, могут иметь серьезные последствия.

О новом порядке проверок, вступившем в силу с 23 февраля 2021 года, и ужесточении требований к работодателям читайте в журнале «Кадровое дело». Что такое выписка из документа и когда ее оформляют Выписка из документации состоит из воспроизведенной части или нескольких частей внутреннего документа, оформленного в письменном виде.

Чаще всего такие выписки нужны тогда, когда нельзя передать третьим лицам весь документ. Если ни конфиденциальности, ни объема нет, достаточно копии. Выписка – это с точки зрения исполнителя делопроизводственный аналог копии документа, который оформляется, если есть такая потребность.Это может быть связано с наличием в нем такой информации, которая составляет для компании коммерческую тайну.

Другой случай, когда пригодится выписка, относится к документам большого объема.

В этом случае весь документ просто не нужен просителю, а достаточно лишь той части, которая содержит нужную информацию.При этом сразу же становится понятно, что необходимо получить четкий запрос от сторонней организации или заинтересованного лица, какая информация ему нужна.Выписки заверяют подписью аналогично копиям документов, о чем должно быть требование в инструкции по делопроизводству компании. Можно предусмотреть разный порядок заверения выписки для внутреннего пользования и для сторонней организации. Во втором случае печать организации обязательно, а в первом можно обойтись остальными реквизитами.Читайте в электронном журнале:

  1. Обращения граждан в архив организации
  2. Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки
  3. Правила формирования дел

Недостаточно знать, как написать выписку из приказа, нужно еще и сделать это в срок, Выписку оформляют в трехдневный срок с момента получения письменного запроса (ст.

62 ТК РФ). Статус заявителя на срок не влияет: даже если за выпиской обращается бывший сотрудник компании, у работодателя есть всего три рабочих дня, чтобы выполнить его просьбу. Готовый документ выдайте заявителю лично или отправьте по почте с его согласия.Памятка кадровику: какие справки и выписки выдавать сотрудникам

Пример оформления выписки документа на основе приказа Выписку оформляют на обычном листе, оставляют полностью шапку документа со всеми реквизитами за одним исключением: в название добавляют перед видом документа слова:«Выписка из приказа»В выписке из документа обязательно нужно оставить как есть регистрационный номер и дату исходного документа.Вступительную часть документа, например, преамбулу приказа по основной деятельности или причины издания приказа по личному составу, нужно также оставить без редактирования и полностью внести в выписку.А вот распорядительную часть нужно сократить, оставив лишь существенные стороны документа, которые относятся к запросу. Например, можно оставить один или несколько пунктов приказа.Затем в выписку вносят должность лица, которое учредило (издало) приказ, ФИО или инициалы и фамилию без подписи.Шаг 1.

Укажите наименование организации.Запись должна соответствовать наименованию юридического лица, закрепленного учредительными документами.Шаг 2. Укажите реквизиты приказа, из которого делается выписка.А именно: название и тип документа, номер, присвоенный при регистрации, и дату издания.Шаг 3. Проставьте дату и место оформления выписки.Достаточно указать город, полный юридический адрес прописывать не нужно.Шаг 4.

Проставьте дату и место оформления выписки.Достаточно указать город, полный юридический адрес прописывать не нужно.Шаг 4. Процитируйте часть приказа, содержащую все необходимые сведения.Например, из приказа о поощрении нескольких сотрудников выпишите мотив и вид поощрения, а затем — фамилию, имя, отчество, должность и табельный номер работника, запросившего выписку.

Текст должен совпадать с подлинником, даже незначительные изменения и корректировки недопустимы. Не забудьте указать основания кадрового решения, о котором идет речь: делая выписку из приказа об увольнении сотрудника по собственному желанию, укажите реквизиты заявления, о приеме на работу — реквизиты трудового договора, и т.д.Шаг 5.

Укажите, где хранится подлинник документа. Напишите название организации-работодателя, а также номер и год оформления дела, в которое подшит подлинник.Шаг 6. Проставьте визы и печати. Обычно выписки из приказов заверяются подписью ответственного должностного лица, например, начальника отдела кадров, и руководителя организации.

Рядом сделайте запись «Верно», подтверждающую, что содержание документа полностью совпадает с текстом исходника.Выписка из приказа.

Универсальный образец

★ Как оформить выписку из приказа (образец), если организация отказалась от использования печати? Ограничиться подписями ответственных должностных лиц: отсутствие печати не сделает бланк недействительным, если все остальные реквизиты оформлены правильно. Но если компания использует печать в работе, проштампуйте выписку, чтобы у принимающей инстанции не возникло сомнений в подлинности предоставленного документа.

Заверение выписки из документа Особенностью этого формата предоставления информации о внутренних документах компании является необходимость ответственному лицу заверить выписку. Заверение оформляется следующим образом.

В самом конце документа ставится запись «Верно», указывается дата заверения, должность, расшифровка подписи ответственного лица (чаще всего это секретарь), подпись и печать компании.Выписка становится юридически значимым документом только после заверения.Как правильно оформить выписку из приказа? Поскольку речь идет о приказе по личному составу, следует скопировать его распорядительную часть, содержащую сведения о решении руководства, принятом в отношении конкретного сотрудника.Укажите в документе:

  1. точную дату и причину его прекращения со ссылкой на соответствующую статью ТК;
  2. сведения о работнике, с которым заключался договор — фамилию, имя, отчество, структурное подразделение и должность;
  3. реквизиты документа-основания, в данном случае — написанного сотрудником заявления об увольнении по собственному желанию.
  4. реквизиты трудового договора — регистрационный номер и дату оформления;

Далее заверьте документ в стандартном порядке. По такой же схеме оформляют выписку из приказа о премировании (образец), приеме на работу, направлении в командировку, переводе на другую должность и других кадровых решениях, касающихся личного состава.Памятка кадровика.

Документы, которые выдают работнику при увольнении

Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между друг другом.

Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой.

В качестве иллюстрации может служить пример того, что для начисления зарплаты сотрудникам бухгалтерии требуется выписка из приказа по основной деятельности предприятия, ровно как и инспектору кадрового отдела нужна выписка из приказа о приеме на работу для оформления личного дела сотрудника.Также довольно часто выписки приказов используются для предъявления в надзорные и контролирующие органы, судебные инстанции, государственные и социальные службы.Нужно ли регистрировать каждую выданную работодателем выписку из приказа о командировке, премировании, переводе, увольнении?

Заведите внутренний журнал учета выданных копий, справок и выписок, используя типовой бланк или локально разработанный аналог.Каждый раз, оформляя выписку по просьбе работника, отражайте в журнале:

  1. название, дату и регистрационный номер выданного документа.
  2. регистрационный номер заявления и дату его получения;
  3. автора запроса с указанием его контактных данных;

Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам

Получая выписку на руки, сотрудник должен расписаться в соответствующей графе журнала.

Обратите внимание. Закон не обязывает вести строгий учет выданных выписок, но наличие журнала существенно облегчает работу с документами и подтверждает, что работодатель правильно и в срок реагирует на полученные от работников запросы.Получив от работника заявление на выписку из приказа, имеющего непосредственное отношение к его трудовой деятельности, работодатель обязан удовлетворить запрос.

Обратите внимание. Закон не обязывает вести строгий учет выданных выписок, но наличие журнала существенно облегчает работу с документами и подтверждает, что работодатель правильно и в срок реагирует на полученные от работников запросы.Получив от работника заявление на выписку из приказа, имеющего непосредственное отношение к его трудовой деятельности, работодатель обязан удовлетворить запрос. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней.Специальной формы для таких случаев не существует, можно использовать фирменный бланк компании или обычный лист бумаги, заполняя его от руки или на компьютере. Чтобы выписка считалась действительной, ее необходимо завизировать надписью «Верно», подписями начальника кадровой службы и руководителя организации, а также печатью, если работодатель ее применяет.СправкаВ соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) существует несколько разных форм документов, в названия которых входит слово «справка» и которые относятся к разным системам документации.

Убедитесь сами:Фрагмент документаОбщероссийский классификатор управленческой документации.

ОК 011-93 (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в редакции от 08.06.2009 г.)

В рамках настоящей статьи мы будем рассматривать только справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации и оформляемые в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.Определение данного вида документа не содержится в нормативно-правовых актах, но его можно найти в Кратком словаре видов и разновидностей документов ВНИИДАДа1:Справка– 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы: – те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации;– те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке.Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время.

К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д.

Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации.Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок.Внешние справкиВнешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них: – общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);– бланк конкретного вида документа (кроме письма);Читать дальше: Какие льготы награжденному губернатором благодарностьюИтак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е.

на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3): – Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания)2*;– наименование вида документа (СПРАВКА)*;– регистрационный номер документа**;– место составления или издания документа*;– заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);– оттиск печати (для справкок биографического или финансового характера).Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат».

А это позволяет более экономно использовать площадь листа.В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два–четыре межстрочных интервала.Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г.Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами.

Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е.

первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1.Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е.

после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например:

«Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года»

.Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать.Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий).Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения.

Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом.В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…».Пример 1

Реквизит «адресат» должен оформляться на справках в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.

Если справка адресована организации или ее структурному подразделению, то их наименования указывают в именительном падеже (см. Пример 1).При адресовании справки должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.

Между инициалами и фамилией должен быть пробел:Пример 2Внешняя справка биографического характера, оформленная на бланке формата А5Справки в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом или двумя должностными лицами.

Как правило, внешние справки имеет право подписывать руководитель организации или его заместитель.Справки, содержащие сведения финансового характера, должны подписывать два лица: руководитель организации и главный бухгалтер.

Кроме того, на данные справки должен проставляться оттиск печати.Пример 3

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического характера, также должны подписываться двумя лицами: руководителем организации и руководителем кадровой службы (или главным бухгалтером), и на них тоже должен проставляться оттиск печати.В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия). Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается (см.

Пример 1).При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: например, сначала генеральный директор и за ним – главный бухгалтер или начальник отдела кадров (как показано в Примере 1).Итак, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 внешние справки должны оформляться на общем бланке или бланке справки.

А бланк письма для этой цели не должен использоваться.

Но что происходит в настоящее время на практике? Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, а во-вторых, некоторые организации предъявляют дополнительные требования к справкам.

Например, при получении некоторых виз необходима справка с указанием адреса и телефона компании. Поэтому в настоящее время можно встретить справки, которые оформлены на бланке письма с такими реквизитами, как справочные данные об организации (адрес, телефон и др.). При этом на бланке письма где-то на свободном месте добавляется еще один реквизит: наименование вида документа – СПРАВКА.Внутренние справкиПри подготовке внутренних справок обычно придерживаются следующих правил оформления.

При этом на бланке письма где-то на свободном месте добавляется еще один реквизит: наименование вида документа – СПРАВКА.Внутренние справкиПри подготовке внутренних справок обычно придерживаются следующих правил оформления. В отличие от внешних справок внутренние оформляются не на бланке, а на стандартом листе бумаги формата А4 (210 . 297 мм) или А5 (148 . 210 мм).

При этом в составе реквизитов есть отличия – на внутренних справках обязательно оформляются следующие реквизиты (см.

Пример 4): – наименование структурного подразделения – автора документа;– наименование вида документа (СПРАВКА);– регистрационный номер документа;– заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);– подпись (подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем, при этом указывается должность в сокращенном варианте – без наименования организации).Пример 4

Определение копии документа можно найти в ГОСТе Р 51141-98 и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.Фрагмент документаПункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 No 477«Копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.В терминологии делопроизводства, кроме понятия «копии документа», используется термин «заверенная копия документа».

При этом именно вторая из них имеет юридическую силу.Фрагмент документаГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определенияЗаверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.Порядок заверения копий организационно-распорядительных документов устанавливается в ГОСТе Р 6.30-2003, и для этого используется реквизит «отметка о заверении копии».Фрагмент документаГОСТ Р 6.30-2003.

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:ВерноИнспектор службы кадров Личная подпись Т.С.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:ВерноИнспектор службы кадров Личная подпись Т.С. ЛевченкоЧитать дальше: Бланк госпошлины на загранпаспорт старого образца 2018Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.Методические рекомендации ВНИИДАД по ГОСТу Р 6.30-2003 немного уточняют данные требования.Фрагмент документаОрганизационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

/ Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова.

– М., 2003. – 90 с.3.21. Отметка о заверении копии (реквизит 26).…При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).Но в связи с тем, что ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, необходимость заверения печатью копии, предназначенной для передачи в структурное подразделение внутри организации или ее должностному лицу, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. А вот копии документов, предназначенные для использования вне организации, принято заверять печатью.Пример 5При этом обязанность заверять печатью копии документов, касающихся прав и интересов граждан, закрепляется и в действующем Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. No 9779-X. Этот же документ вместо слова «Верно» предписывает в заверительной надписи писать более развернутую текстовую конструкцию: «Копия верна, подлинный документ находится в указывается наименование организации».

Некоторые организации используют еще более развернутую конструкцию, добавляя информацию о том, в каком деле хранится подлинник (именно такой вариант сейчас описан в проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).Пример 6Отметку о заверении копии документа принято располагать в соответствии с приложением А3 ГОСТа Р 6.30-2003, а именно – в нижней части листа копии. Такой вариант идеально подходит для одностраничного документа. А как быть с многостраничными копиями?

Их рациональнее сначала прошивать, а затем на последней странице оформлять реквизит «отметка о заверении копии».Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий. Обычно данную операцию осуществляют так: листы прошиваются вручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица, заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи.

Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии.Пример 7

Пример 8

Личный росчерк тоже стараются ставить так, чтобы он частично располагался на последнем листе сшива, а частично – на приклеенной поверх нити наклейке. Заверительный текст удобно сразу распечатать на приклеиваемом листке (тогда он не будет заходить за его пределы); в некоторых организациях используют специальные штампы либо пишут такой текст вручную (в этих случаях в качестве дополнительной защиты от подлога можно располагать заверительный текст так, чтобы он выходил за пределы приклеенного листка).Итак, покажем возможные правильные варианты оформления заверенной многостраничной копии документа. В Примерах 7 и 8 состав и расположение текста разные, оба варианта правильные.

Каким образом текст наносится (вручную или на принтере, как в Примере 7, либо при помощи единого или нескольких штампов, как в Примере 8), значения не имеет.Если правовым актом установлены правила для прошивки листов копии документов определенного вида, то они должны соблюдаться.Фрагмент документаПравила направления копии декларации об объекте недвижимого имущества, право собственности на который зарегистрировано органом, осуществляющим государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, в организацию (орган) по учету объектов недвижимого имущества, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 31.08.2006 г. No 531Копия декларации, состоящая более чем из одного листа, прошивается.Нумерация листов (страниц, если на подлиннике декларации заполнены обе стороны листа) на копии декларации осуществляется в случае, если такая нумерация отсутствует на подлиннике декларации.Копии документов в организации должны заверять только уполномоченные на это должностные лица.

Права и обязанности работников заверять копии, как правило, закрепляются в должностной инструкции или инструкции по делопроизводству.

Для этой же цели еще может издаваться распорядительный документ.В конце разговора о копиях отметим, что в определенных случаях законодательно установлено нотариальное заверение копий некоторых документов при представлении их в другие организации. Также некоторые государственные органы могут просить предоставить им нотариально заверенные копии и в случаях, не предусмотренных законом. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 г.

No 4462-1 (в редакции от 19.07.2009 г.).( 2 оценки, среднее 4 из 5 )Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 ПособияГид

Заявления

Очистить Заявление – это документ, в котором содержится предложение или просьба.

Обычно направляется от ФЛ госучреждению, компании или ФЛ.

Наделен юридической силой. Это официальный документ, на который получатель обязан как-то отреагировать. Заявление может быть не основной, но дополнительной бумагой.

В этом случае к нему прилагается оригинал или копия основного документа. подразделяются на эти основные виды:

  1. Информирующие. В заявлении могут содержаться указания на недостатки, различные нарушения в работе компании/ее сотрудников.
  2. Касающиеся кадровых вопросов. К примеру, это заявление о принятии на должность, об увольнении, о переназначении, о предоставлении отпуска.

Заявление и жалобы – это похожие между собой документы.

Однако между ними есть отличия. В частности, в заявлении нет указания на нарушение прав и интересов составителя. В жалобе же это указание является основным предметом.

Адресат заявления – это конкретное лицо.

К примеру, это может быть должностное лицо, руководитель компании/подразделения.

Текст документа начинается с вопроса или обращения.

Только после этого вопроса нужно детализировать суть обращения.

К заявлению могут прилагаться дополнительные документы.

К примеру, к заявлению о приеме на должность прилагается свидетельство об образовании, резюме, анкета. В завершении документа ставится подпись отправителя. Получатель должен рассмотреть заявление в обязательном порядке, а затем принять свое решение.

Принимается оно через резолюцию. Именно резолюция и заявление являются основанием для приказа руководителя. Форма заявления законом не определена.

Однако любой вид документа составляется более или менее одинаково. В нем должны присутствовать обязательные реквизиты:

  1. Регистрационный номер.
  2. Дата составления.
  3. Название документа («Заявление на…»).
  4. Информация о заявителе: ФИО, адрес, должность, телефон.
  5. Информация о получателе: наименование, адрес и прочее.

Заявление должно также соответствовать общим требованиям:

  1. Текст нужно писать ручкой с одной и той же пастой.
  2. Текст носит деловой стиль.

    Исключен сленг и мат, излишняя эмоциональность.

  3. Если это письменное заявление, должна быть подпись, поставленная вручную.
  4. Исключены ошибки, помарки, исправления и зачеркивания.
  5. Текст может быть составлен как от руки, так и с помощью ПК.

При составлении заявления следует быть лаконичными. Однако текст не должен быть тезисным. Из него должно быть все понятно.

Нельзя допускать формулировок, которые можно толковать двояко. могут составляться в самых различных ситуациях: прием в университет, в ЗАГС, в больницу.

Они нужны при получении паспорта, приеме на работу. Рассмотрим наиболее распространенные виды заявления, используемые в большинстве компаний. Ежегодно каждый сотрудник может уйти в отпуск.

Соответствующее право предоставлено ТК. Содержание заявления определяется видом отпуска: ежегодный, по БиР, академический, за свой счет. В документе нужно указать предпочтительную длительность отпуска, его точные даты.

Необходимо также прописать точные указания на получателя (ФИО руководителя, наименование компании).

Составлять данный вид документа необязательно.

Трудовые отношения с сотрудником базируются не на заявлении, а на трудовом договоре. Однако заявление иногда оформляется. Но нужно помнить, что этот документ не обязывает ни к чему составителя.

Исключение – поступление на государственную и муниципальную службу.

Если сотрудник желает уволиться по собственному желанию, ему нужно отправить работодателю заявление.

Крайне важно указать в нем дату.

Дело в том, что сотрудник должен уведомить работодателя о своем увольнении за 2 недели.

Эти 2 недели начинает течь с даты, указанной в заявлении. ВАЖНО! Заявление рекомендуется составлять в 2 экземплярах.

Один экземпляр отправляется работодателю, второй остается у сотрудника. На втором экземпляре должна стоять отметка о получении.


prinyatie-nasledstva.ru © 2021
Наверх